外出先でのデータ確認で業務効率化！操作性が決め手に

株式会社アルファーサービス様ホームページ

―御社の事業内容と、ご担当業務を教えてください

川村様：当社は不動産の管理事業を主軸に札幌市内の3500世帯の管理を手掛けています。元々は、親会社であるアルファーで、不動産の売買を行っていたのですが、管理する不動産が増加したことから分社化することになり、当社では管理事業サービスを中心に事業展開をしています。

私の仕事としては、不動産管理の営業マネジメント、新規の管理物件の取り入れ業務、人事・総務業務など、幅広い業務を担当しています。

―セキュアSAMBA導入前の課題を教えてください

川村様：今までは、社内のファイルサーバーでファイル共有をしていたのですが、データ消失が心配であったり、外出先や休日などにファイルが確認できなかったりと、いくつか課題がありました。
また、グループ会社の3社間で発注書類や写真などのデータを共有しているので、簡単に共有したり管理したりできる方法を模索していました。

同時期に、新型コロナウイルスの影響もありました。取り引きのある仲介事業者や、入居者などから感染者が出たこともあり、対面でのやり取りをメールや郵送に変更するなどして、どうしたらスムーズに業務が行えるか工夫を重ねてきました。

一方で、ちょうど管理物件や社員が増加したタイミングでもあったため、業務効率化と感染のリスクを減らすことを目指して、2020年4月にオンラインストレージの検討を始めました。

―セキュアSAMBAを検討したきっかけは何でしたか？

川村様：当社では、入居者が退去する際に入居時の写真と比較したり、物件巡回時に過去の情報を閲覧したりと、外出時のファイル確認が必要でした。

また、グループ会社間で同じファイルサーバーを使用して、発注内容や写真などのファイルを共有していました。これらの共有も、オンラインストレージを活用すれば更に業務効率化ができるのではと考え、検討を始めました。

セキュアSAMBAを知った最初のきっかけはインターネットの検索です。その後、複数の製品について情報収集をして、セキュアSAMBAが良さそうということになり、トライアルを申し込みました。

―オンラインストレージの中でも、セキュアSAMBAを選んだ理由は何ですか？

川村様：セキュアSAMBAは他社製品と比べて、導入実績やコスト、操作性が魅力でした。

システムやパソコンに詳しくなくても、普段パソコンを操作しているような感覚で使用できたので、使いやすいと感じましたね。

セキュアSAMBAの営業の方は、こちらの質問に対してレスポンスが早く、求めていた情報がすぐに手に入ったことも魅力に感じました。オンラインストレージの検討から、約2週間でセキュアSAMBAの導入を決めました。

―セキュアSAMBAの利用が社内で広まるまでどのくらいかかりましたか？

川村様：セキュアSAMBA導入時には、実はパソコンや社用携帯の入れ替え作業や、過去のデータ移行も並行して行ったので、ものすごく大変でした。

パソコンや社用携帯の初期設定と合わせて、全員分のセキュアSAMBAの設定も一人で対応したので、3日程かかりました。

セキュアSAMBAの操作方法などはミーティングで全員に説明したのですが、各種設定は私が行っていたため、社員はVPNに接続後に今までのファイルサーバーと同じように使用開始できました。

社内の様子

―セキュアSAMBA導入後の効果について教えてください

川村様：実際に使用してみると、やはりトライアルで感じたように、操作感が良かったと感じています。

当社のデータは物件などの写真が多く、ファイルサイズが大きいので開くまでに時間がかかる時もありますね。写真データの仕分けや保存方法などは、これから検討してきたいです。

セキュアSAMBA導入後はグループ会社を含めた全社員が使用しています。社用携帯を持つ営業部門の社員は、スマートデバイスを活用して、外出先からのファイル閲覧なども行えるようになりました。

パソコンを入れ替えたこともあって、従来は開くのに1分程かかっていたファイルが、5秒程で開けるようになりました。このように、セキュアSAMBAの導入がきっかけとなって、さまざまな面から業務効率化ができたことも、オンラインストレージ導入のメリットでした。

エントランス

―これからのセキュアSAMBA活用の展望をお聞かせください

川村様：当社は不動産業という特性上、契約書や図面などFAXのやり取りが多いので、紙の書類を頻繁に使用しています。

グループ会社では3社間で同じFAX番号を使用しているので、書類の仕分けなどでも手間が発生しています。FAXの交換も検討したのですが、コストが課題となっているので、今のところ現状維持している状況です。

今後は、複合機とセキュアSAMBAを連動できれば、更なる効率化になるのではないかと考えています。

不動産業界は正直なところ、非効率なことが多いと感じています。例えば、仲介事業者が入居希望者に部屋を見せるという仕組みなどです。

ただ、重要事項の説明などをオンライン対応できるようになったり、内見を動画で行ったり、車の中で接客を完結させたりという取り組みも始まっているので、変化も起きているのも事実です。

今後はさまざまな面で不動産業界も変わってくると思うので、当社も外出先からセキュアSAMBAでアクセスできる仕組みを整えて、積極的に活用していきたいです。