コピー用紙の削減をしたいと考えていても、具体的な方法やコピー用紙削減のアイデアが思い浮かばない、なにから手をつけていいかわからない方もいるでしょう。
印刷環境により違いは出ますが、企業が使用する印刷機は白黒の印刷費用は約2〜3円、カラー印刷は15〜25円が相場と言われ、そこに印刷した分のコピー用紙の費用がかかります。
仮に年間で5万枚カラー印刷していて、それが半分に削減できれば年間約9万円のコスト削減につながるうえに、印刷に割いていた人件費や作業コストも削減につながるでしょう。
また、書類の電子化やペーパーレス化、デジタル化の実現で労働環境の改善につながる可能性を考えれば、コピー用紙の削減は取り組むべき課題です。
コピー用紙を削減できる取り組みは2パターン
コピー用紙を削減の取り組みには、大きく分けて2つのパターンがあります。
「印刷する際にできる取り組み」と、「印刷しない方法に切り替える取り組み」です。
印刷する際にできる取り組みは、一枚に対する印刷レイアウトを変える方法や、印刷する従業員などの意識改革を促し、どうしても印刷が必要な書類は印刷する際の改善アプローチになります。
印刷していたものを印刷しない取り組みは、今まで「印刷して当たり前」とされてきた印刷物に疑問をもち、不要な印刷の削減や書類の電子化をしてやりとりや保管する方法です。
「これは絶対に印刷しなければならないデータなのか？」という視点で、印刷の要・不要の振り分けをすることにより、大幅なコスト削減が見込めるでしょう。
これらのふたつの視点から実際にコピー用紙を削減できるアイデア、具体的な取り組み方法を見ていきましょう。
コピー用紙削減アイデア：両面印刷をする
コピー用紙一枚の片面に印刷していたものを、コピー用紙の表裏、つまり両面に印刷する方法です。
両面印刷をすれば印刷面の大きさを変えずに、コピー用紙の消費を純粋に2分の1に削減が可能となります。
コピー用紙削減アイデア：集約印刷をする
集約印刷は、印刷物の倍率を変え小さく印刷し、コピー用紙の一面に対してたくさんの情報を印刷するものです。
印刷の内容は小さくなるデメリットもありますが、1ページを2分割、さらに細かくすると4分割などで印刷が可能となります。
両面印刷と集約印刷のワザを合わせれば、場合によってはコピー用紙8枚必要だったものが、1枚にまとめられ削減につながります。
コピー用紙削減アイデア：ひとり一枚を廃止
会議資料などでひとり一枚印刷していた資料を、2〜3人に一枚印刷にするだけで大幅なコピー用紙の削減になります。
ただし、ほかの人とシェアして資料を見ることが現実的でない状態や、実現が難しい社会情勢の場合、すぐに取り入れるのが難しいかもしれません。
コピー用紙削減アイデア：裏紙で印刷する
印刷状態を確認するときや、自分だけが見られれば問題ない資料などは、新しいコピー用紙を使用する必要はありません。
不必要になった印刷物の裏面を再利用して印刷することで、コピー用紙の削減ができます。
コピー用紙削減アイデア：インクが消える印刷機導入
一度印刷した面を消せるという画期的なトナーを用いた、インクが消える印刷機があります。
フリクションボールペンの要領で開発されたトナーで、何回も印刷面を消去しコピー用紙を再利用できるのです。
導入のための初期費用はかかりますが、一枚につき何回もコピー用紙の再利用ができるため、長い目で見れば大きなコスト削減になる可能性が高まります。
コピー用紙削減アイデア：印刷ミスをなくす
印刷した内容を間違えないようにすれば、コピー用紙の使用枚数を少なくできます。
印刷する前に、ダブルチェックや、いつも決まったフォーマットであれば雛形を作成するなどして、ミスをなくすための仕組みを構築させましょう。
コピー用紙削減アイデア：印刷コストの公表
コピー用紙の削減に対する危機意識がほかの社員に伝わっていないと、コピー用紙削減が難しい場合が多いのが事実です。
具体的に数字で「印刷コスト」を公表することで、自分がおこなう印刷に対しての危機意識が生まれやすくなります。
全員が意識してコピー用紙削減に取り組むことは、コピー用紙削減への一番の近道と言っても過言ではありません。
また、各PCやコピー機本体など目の付くところに、コピー用紙削減に対する訴求ポスターや一文を張り出しておくことも、意識改革の促進となり印刷ミス削減につながりやすいでしょう。
コピー用紙削減アイデア：データ自体を共有
印刷しなくても支障がない会議の資料、稟議書、報告書などの紙でやりとりしていた文化を廃止させ、書類をデジタル化させやりとりをしたり、データ自体を共有したりします。
この取り組みは、印刷していたものを印刷しない方法に切り替え、コピー用紙の削減につなげるアイデアです。
各自のPCやスマホ上で書類の内容が見られるならば、コピー用紙を使う必要はありません。
デジタル化にもメリット、デメリットはありますが、可能な書類や業務だけをデジタル化させるだけでも、コピー用紙削減に大きく効果を発揮するでしょう。
コピーせずに別の情報共有方法に移行しよう
資料のデータ自体を他者と共有するには印刷しコピーする以外にも、メールなどでの共有や、自社サーバーのローカルファイルで共有する方法があります。
しかし、メールやローカルファイルでは、容量制限や閲覧できる場所が限られるなど、資料の共有がスムーズに行かない可能性も考えられます。
また、自社以外の人間との資料共有には不向きであったり、そもそも不可能な場合もあるでしょう。
そんなときにはオンラインストレージを使って、他者と資料の共有がおすすめです。
オンラインストレージの「セキュアSAMBA」では、PC、スマートフォンで閲覧ができ、場所を問わずにデータの情報共有ができます。
オンラインストレージなら一箇所のみにデータを共有する作業だけで、社内、場合によっては社外の人たちもデータを見られるので、コピー用紙を使う方法に時間を割くよりも、圧倒的にスピーディーかつ低コストで大勢にデータの共有が可能です。
コピー用紙を削減したいと思ったら、セキュアSAMBAを利用したオンラインストレージでの情報共有方法への移行を検討してみてはいかがでしょうか。
