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メールにファイル添付できない原因とメールにファイル添付できないときの対処方法

働き方コラム

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    メールにファイル添付ができない状態になると、何が原因なのか、何から手をつければいいのか、悩んでしまうこともあるでしょう。

    送らなければいけないファイル添付ができないと焦ってしまいますが、原因があるはずです。

    メールサービスのシステムの障害などを含め、自身では対処しきれない問題の可能性もありますが、基本的にはメールシステムのファイル添付に関する条件と、添付したいファイルの状態が噛み合っていない場合が多いでしょう。

    メールにファイル添付できないことが考えられる原因とメールにファイル添付ができないときの対処方法を解説します。

    メールにファイル添付ができない原因:大容量データサイズ

    メールに添付できるファイルのサイズには、上限があります。

    データサイズの上限は使用中のメールシステムにより異なりますが、上限以上の大容量すぎるファイルは添付できず、添付できても送信時のエラーの原因になりうるのです。

    場合によっては、相手が受信できてもダウンロードができないなどのトラブルにつながる可能性も考えられるでしょう。

    メールにファイル添付ができない原因:二重圧縮

    データ容量の大きいファイルを送る方法で、データを圧縮、すなわちサイズを小さくする手段があります。

    二重圧縮とは、その名前のとおりで一度圧縮したデータをさらに圧縮した状態のことです。

    圧縮したデータの添付ができない場合には、二重圧縮になっていないか、圧縮状況に不備がないか確認作業が必要です。

    メールにファイル添付ができない原因:挿入ファイルの有無

    メールのファイル添付には、添付可能なデータサイズの上限があるとお伝えしました。

    使っているメールのシステムによっては、添付ファイル+挿入ファイルの合計データサイズが上限を超えないようにする必要があります。

    添付ファイルも、挿入ファイルも大容量のデータだった場合には、片方が添付できない可能性が考えられるということです。

    メール本文内にもデータの挿入していないか、挿入している場合には合計サイズが超えてしまっていないか確認が必要でしょう。

    メールにファイル添付ができない原因:対応していない拡張子

    ウイルスの拡散を防ぐ目的などのため、メールに添付できないファイルの拡張子があります。

    拡張子とは、ファイルの識別種類のことで、ファイルの情報などをみたときのファイル名の最後についている「.〇〇」で判断が可能です。

    添付できない拡張子については、使用中のメールシステムの情報を確認しましょう。

    メールにファイル添付ができない原因:PCのセキュリティソフトが作動している

    拡張子のところで、ウイルス対策のために添付できないようになっているものがあるとご説明しましたが、PCのセキュリティソフトによって同じ現象が起こる可能性があります。

    PCのセキュリティソフト側に、ウイルスの可能性があると判断されるファイルを添付しようとすると、添付ができない場合があるのです。

    ウイルスと判断されやすいような拡張子であるなどのファイルの場合には、PCのセキュリティソフトの作動を疑ってみてもよいでしょう。

    メールにファイル添付ができない原因:メールソフト側の障害

    あまりない事例ではありますが、使用しているメールソフト側の障害の可能性があります。

    実際過去にフリーメールのサービス提供側に障害が発生し、ファイルが添付できなくなったこともありました。

    なにも思い当たらないのにどうしてもファイルの添付ができない場合には、システム障害の情報などが出ていないかを調べることも有効でしょう。

    メールにファイル添付できないときの対処方法

    メールにファイル添付ができない原因がわかったら、添付ができるように対処する必要があります。

    メールにファイル添付できないときの対処方法を考えていきましょう。

     

    圧縮する

    ファイルの圧縮とは、ファイル内の情報をそのままに、ファイルのデータサイズを小さくすることです。

    大容量のためファイル添付できないときには、圧縮を使用して対処できます。

    圧縮の方法は使用しているソフトウェアやバージョンにより異なりますが、標準で装備されていることが多い機能です。

    • 圧縮したいファイルを右クリック
    • メニューの中から、「送る(N)」▶︎「圧縮(zip形式)フォルダー」を選択

    以上の操作のみで、圧縮処理が始まります。

    しかし、このような手順で同じファイルを2度圧縮してしまうと、二重圧縮となりファイル添付できない原因になるので、二重圧縮しないよう注意しましょう。

     

    分割して送信

    一度に送れる添付ファイルの容量を超えないようにしながら、数回に分けてメールを送信する方法です。

    しかし、容量が大きいファイルは送る相手のメールフォルダ容量を圧迫することになり、ビジネスマナーとしてよくない印象を与える可能性が高くなります。

    容量が大きくてファイル添付ができない場合には、可能な限りデータの圧縮をする方法がよいでしょう。

     

    拡張子の変更

    メールに添付できない拡張子のファイルだった場合には、添付できる拡張子に変更する方法があります。

    拡張子の変更方法は、使用しているソフトウェアやそのバージョンにより異なりますので、使用しているPCに沿って対処してください。

    • 非表示になっている拡張子を名前部分に表示させる
    • 拡張子を変更したいファイルを右クリック▶︎「名前の変更」を選択
    • 「.〇〇」の〇〇部分に、変更したい拡張子を入力してEnter

    以上で、拡張子の変更が完了します。

     

    PCのセキュリティソフトを停止させる

    PCのセキュリティソフトによって添付ができない可能性がある場合には、PCのセキュリティソフトを停止させることでファイルの添付ができることがあります。

    しかし、セキュリティソフトを安易に停止させることは、おすすめしません。

    セキュリティを外している最中に何か問題が発生した場合に適切な対処ができなくなり、取り返しのつかない結果となる可能性があるためです。

    セキュリティソフトが原因の可能性が高い場合には、セキュリティソフトを外さずにファイルの共有ができる方法を使用することが、望ましいでしょう。

     

    メールシステム提供元への問い合わせ

    思い当たる対処法を試してもファイル添付ができない場合には、メールシステムの提供元への問い合わせが有効です。

    場合によっては、連絡がつくまでに時間がかかる可能性を念頭に置いておく必要がありますが、システムのプロが応対してくれるので、問題解決になる可能性は高いでしょう。

    メールにファイル添付ができないならオンラインストレージ

    メールにファイル添付できない状態についての解説と対処法をご紹介いたしましたが、そもそもファイルの共有方法を検討してみてもよいかもしれません。

    メールでファイル添付をするデメリットとして、容量の制限や、共有したファイルをあらためてほかの場所に格納し直さなければ、まとめてデータの閲覧ができないなどが挙げられます。

    また、外出時などスマートフォンでデータの確認が必要な場合に、閲覧ができない資料がある可能性も考えられるでしょう。

    資料の共有や閲覧をスムーズにおこなえるシステムとして、オンラインストレージがあります。

    オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、さまざまなデバイスからアクセス可能で、いつでもどこにいても、安心安全にファイル共有がおこなえる機能が備わっているのです。

    ユーザー数無制限で利用ができ、ユーザーによって閲覧などが可能なフォルダを細かく設定できるので、社内のみならず社外の人とのファイル共有も可能になります。

    メールにファイル添付ができないことが多いのであれば、ファイル共有の手段としてオンラインストレージ「セキュアSAMBA」への移行をご検討ください。

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