利用しているメールサービスによってファイル添付の方法に違いもあり、ファイルの内容や容量によって添付する際にビジネスの場では注意が必要です。
メールに添付したいファイルが複数なのか、大容量ではないかなど、添付するファイルの状態により、添付時に注意したい点が異なるため、適切な方法の理解が求められます。
大手フリーメールシステム数社を例に挙げて、メールへのファイル添付方法とファイル添付するときに注意したいポイントから適切な添付方法を考えていきましょう。
メールのファイル添付方法は主に2パターン
使用しているメールシステムにより細かな操作方法は異なりますが、メールのファイル添付方法は大まかに2パターンあります。
ひとつめは、メールシステムごとについているファイル挿入アイコンなどから進み、ファイルを選択して添付する方法、ふたつめはデスクトップのファイルをドラッグドロップしてメールに添付させる方法です。
添付したいファイルがデスクトップに出ている場合にはドラッグドロップの方法が圧倒的に速くファイルの添付ができると考えられますが、添付する手順については自身の好みの方法で問題ありません。
また、メールにファイルを添付した際には、どのような資料を添付しているのかも、本文中で明確に表記することが大切です。
添付ファイルについて何も明記されていないと、情報の流出に対する意識や、ウィルス感染などのトラブルの可能性を考えて相手を悩ませる結果になりかねません。
どのような内容の、どのようなファイルが添付されているかを記載することは、相手とのやりとりで必要な内容であると言えるでしょう。
フリーメール大手3社のファイル添付方法
無料でメールアドレスが発行できる、フリーメールの大手である3社「Gmail」「Yahoo!メール」「Outlook」の、一般的なPC画面でのファイル添付方法を解説いたします。
それぞれ細かな名称は異なりますが、大まかな添付までの流れは同じです。
Gmail
Gmailは、Googleが提供しているフリーメールサービスです。
- 作成しているメール下部のクリップマークをクリック
- ファイルの保管場所を選び、その中から添付ファイルを選択
- 右下の「開く」をクリック
以上が、Gmailでのファイル添付方法です。
Yahoo!メール
Yahoo!メールは、Yahoo!JAPANが提供しているフリーメールサービスです。
- 作成中のメール画面、件名の右下に表示の「添付」表記があるクリップマークをクリック
- ファイルの保管場所を選び、その中から添付したいファイルを選択
- 右下の「開く」をクリック
以上が、Yahoo!メールでのファイル添付方法です。
Outlook
Outlookは、Microsoftが提供しているフリーメールサービスです。
- 作成中のメール上部にあるファイル、またはメッセージタブから「ファイルの添付」をクリック
- ファイルの保管場所を選び、添付したいファイルを選択
- 下部に出てくる「挿入(s)」をクリック
以上が、Outlookでのファイル添付方法です。
共通添付方法：ドラッグドロップ
上記以外で多くのメールシステムで取り入れられているファイルの添付方法は、ドラッグドロップで添付するやり方です。
メール作成画面を開いた状態でデスクトップの資料をドラッグし、そのままメール作成画面のどこか、もしくは指定される箇所にドロップすると、簡単に添付ができます。
デスクトップ上や、デスクトップから探せるファイルの中に資料があり、添付したい資料を簡単に出せる場合には、ドラッグドロップのやり方は素早くファイル添付ができる方法だと言えるでしょう。
メールにファイル添付する際のマナー
メールにファイルの添付をビジネスシーンでする場合には、資料の内容により取り扱い方法に配慮が必要な場合も多いことがあります。
安易にメールでのやりとりをすると、大きなトラブルに発展する可能性が考えられるので、適切な注意が必要です。
また、仕事でやりとりをしているということは、相手に時間を割かせている状態であることを忘れてはならず、相手にとって、可能な限りスムーズで手間のない方法でのやりとりが求められるのです。
ビジネスメールでのファイル添付には、以下に記載している内容などに留意が必要だと考えられます。
- 大容量ファイルは圧縮がしてあるか
- フォルダ分けした場合はわかりやすい状態か
- 相手が扱えるファイルの添付がしてあるか
- 重要書類はパスワードの設定などセキュリティに配慮された状態であるか
- ウィルス感染の可能性があるプログラムファイルではないか
- 添付ファイルの内容はひと目でわかるようになっているか
添付ファイルを受け取る相手のことを考え、マナーに配慮したメールへのファイル添付方法がおこなえることが望ましいでしょう。
メールでのファイル添付方法の問題点とは？
手順に従えば簡単に操作できるメールへのファイル添付方法ですが、ビジネスメールでファイルを添付するマナーも配慮したうえで考えられる問題点が、大きく3つあります。
添付可能なデータ容量の制限がある
使用しているメールシステムにより、添付可能なファイルデータ容量に制限があります。
制限を超えるほどの大容量なデータの場合には、圧縮したり、複数にわけてメールを送信したりなどが必要なので、添付できる資料にするための作業時間が、多く取られやすくなる可能性が考えられるのです。
効率化が大切になるビジネスシーンの中で、極力不要な手間は省きたいものですが、メールでファイルを添付するとなると、資料を添付できる状態に整えるなどの作業がどうしても必須になってしまうでしょう。
必要なファイルを探しにくい
メールで送ったファイルは、どこにどのようなファイルが送られてきていたかが非常に探しにくいという問題点があります。
どこかほかの場所に保存し直さないと、必要なファイルをまとめて確認する作業ができないため、相手に手間をかけさせる結果になりかねません。
必要なファイルをスムーズに探せるようにするには、メール以外での共有方法を検討することも、適切な対応だと言えるでしょう。
大容量ファイルは好ましくない
添付できるからといって大容量のファイルをそのまま送るのは、メールのビジネスマナーとして好ましくないと言われています。
大容量のファイルはデータのダウンロードにも時間がかかる場合が多く、相手に無駄な時間を取らせてしまう可能性が考えられるでしょう。
また、相手のメールシステムの状況によっては、大容量ファイルがメールフォルダ内の容量を圧迫して、ほかのメールが受信できなくなってしまうなどの障害を引き起こす事態にもなりかねません。
大容量ファイルについても、データを圧縮してから送るか、メール以外での資料共有方法を考えることが好ましいでしょう。
メール以外のファイル添付方法にはオンラインストレージ
メールへのファイル添付は、添付方法こそ難しくはないものの、添付するために資料を整えてから送る必要があったり、添付後の保管方法などにも問題が出てきたりする場合があります。
メールに添付してファイルを共有する方法に不便な点を感じたら、メール以外のファイル共有方法を検討することで、日々のストレスから解放されて業務がスムーズにいく可能性が高まると言えるでしょう。
そんなメール以外のファイル添付方法には、簡単操作で社内外問わず資料の共有がスムーズにできる、オンラインストレージの活用がおすすめです。
オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、場所やタイミングを問わず、安全に資料共有ができる機能が備わっています。
ファイルのやりとりをおこなう場合や、大容量ファイルの共有をスムーズにおこないたいときでも時間がかかりづらいため、業務効率化にもつながる可能性が高まります。
多数の支店の社員とメールで資料の共有が大変、社内ローカルフォルダだと管理が難しい、外出先でも資料を閲覧したいなどの悩みにも応えられる「セキュアSAMBA」で、スムーズなファイルの共有を実現させてみてはいかがでしょうか。
