書類デジタル化とは、今まで紙で管理していた書類を、電子データに変換やスキャンをしてPCなどを使いデジタル上で保管する状態です。
これまでは当たり前として紙媒体で書類の管理をされてきましたが、膨大な書類の山から必要な書類を探す必要があることや、そもそも紙の書類として管理するまでにおこなう工程は多くの人の手とコストと時間がかかり、無駄の多い大変な作業でした。
書類をデジタル化をすると、紙代などのコスト削減、書類の印刷や管理作業などに割いていた人員の削減、管理書類の探しやすさなど、コストから業務効率化まで、企業にとって大きなメリットがあります。
書類デジタル化のメリットや注意点、進める手順などを知り、書類デジタル化を進めていきましょう。
書類デジタル化によるメリット
書類をデジタル化すると、紙という形がなくなることによるさまざまなメリットが考えられます。
保管スペースが必要なくなる
企業の書類は、財務・総務・人事に関連するものなど非常に多くの書類を取り扱っています。
また、それらの中には必ず保管しておかなければならない年数などが法律によって定められているものもあり、減らしたくても減らせないという実態があるのです。
企業の膨大な資料がデジタル化すれば、その分の保管にスペースが必要なくなります。
保管していたスペースが空くと、単純にそのスペース分をほかの用途に使用することが可能です。
空いたスペースに荷物をおくなどの使い方だけではなく、業務に関するスムーズな導線確保などを考えることで、企業全体としてよりいっそうの業務効率化を進めることができるでしょう。
劣化や紛失の心配がなくなる
紙という形としての保管ではなくなるので、書類が劣化して見えなくなることや、紛失してしまう心配が圧倒的に少なくなります。
万が一重要な書類が破損、紛失してしまったなどから起こるトラブルのリスクが圧倒的に低くなるのです。
劣化た紛失の心配が限りなく少なくなるのは、非常に大きなメリットであると言えるでしょう。
必要書類を探しやすい
書類デジタル化をすることで、必要書類をあとからでも探しやすい状態を作れます。
数年単位で保管しておかなければならないような書類は、昔のものになるにつれて奥に埋もれてしまい、探しにくくなる経験のある方も少なくないのではないでしょうか。
書類のデジタル化をしていれば、各業務ごとにフォルダを分けたり、年数などでまとめて保管できたりするため、必要書類が探しやすくなると考えられます。
また、PCなどを使用しての保管になるので、場合によってはフォルダを探し回らなくても、キーワードの検索などで必要書類を見つけることも可能となり、効率的に書類を探せるでしょう。
テレワーク導入の促進になりやすい
テレワーク導入が促進されない理由でよく挙げられるのが、在宅で書類を閲覧できないことや、書類の持ち出しによる情報漏洩への懸念です。
紙の状態で保管してある書類は、現地に行かなければ内容の確認ができず、人の手で運ぶ必要がありますが、電子化した書類はそのような心配がありません。
書類デジタル化を進めることは、テレワーク導入の促進になりやすいと言えるでしょう。
他者と共有しやすい
デジタル化した書類は、他者との共有がスムーズにいくというメリットを持っています。
紙であれば、人がわざわざ持ち運んで他者との共有や、場合によっては郵送などの手配が必要であるために、人員やそれに付随するコストがかかることは必須でした。
書類デジタル化が進むと、PC上でやりとりが完結するため、他者との共有のしやすさは一目瞭然です。
書類を他者と共有しやすくなると、コストが大幅に削減できる可能性や、情報漏洩などのヒューマンエラー防止につながりますので、会社にとって大きなメリットとなりうるでしょう。
書類デジタル化の注意点
とても便利で効率的な書類デジタル化ですが、導入するとなれば注意すべきことが出てきます。
書類デジタル化の注意点を考えていきましょう。
作業方法に変更が生じる
今まで紙でおこなっていたことがデジタル化するので、やりとりや保管などの作業方法に変更が生じます。
書類デジタル化への移行作業に伴う人員の確保、また時間を確保する必要が出てきたり、書類デジタル化へ移行したあとの作業方法の周知も必要です。
導入時には、作業方法の変更に伴う人件費などのコストがかかるものの、作業方法変更後の多くのメリットを考えれば、書類デジタル化は企業にとって有益な状態となるでしょう。
書類デジタル化についての法律
書類デジタル化をするうえで最も注意すべき点は、書類デジタル化に関する法律を理解することです。
書類デジタル化に関連する法律には、〈e-文書法〉と〈電子帳簿保存法〉の2種類があります。
まずe-文書法ですが、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律から成り立っています。
保管が義務づけられている書類関係について、従来の紙媒体での保管からデジタル化した書類（電磁的記録）を、電子技術を利用する方法（電磁的方法）での保存を認めるとした法律です。
簡単に説明すると、法律で定めた書類については、デジタル化した書類をデジタル上で保存してもよいという法律ということです。
もうひとつの電子帳簿保存法ですが、電子帳簿保存法で認められる保存方法である「電子データ保存」と「スキャナ保存」のいずれかの状態で、該当書類をデジタル化して保存することを認めるとした法律となっています。
電子データ保存またはスキャナ保存のどちらが適用になるかは書類ごとに法律で定められているので、国税関係書類に関しては特に注意が必要です。
また、電子帳簿保存法は2022年1月から法律の改正がおこなわれ、以下の3点が改正されたので、こちらも注意が必要となります。
- 各書類ごとの保存状態についての要件の緩和
- 電子取引についてはデータで受け取った書類の電子データ保存の義務化
- 偽装・隠ぺいなどの悪用が認められた場合には罰則規制
電子保存が認められていない書類については、紙で保管する必要性があります。
書類デジタル化をするときには、書類デジタル化に付随する法律をしっかりと理解したうえで進めるようにしていきましょう。
書類デジタル化の手順
書類デジタル化は、法律などに基づき手順に沿っておこなうことで、スムーズに進めることができます。
書類デジタル化の手順を、3つのステップで解説いたします。
デジタル化する書類を選定
はじめに、デジタル化する書類を選定します。
- 普段は見返さないけれど残しておきたい書類
- 電子帳簿保存法でも紹介されている国税関係の帳簿や書類
- 他者とスムーズに共有したい書類
- テレワークの際に必要になる書類
以上などが、デジタル化する対象の書類になりうるでしょう。
部署や部門ごとに対象の書類は違う可能性が高いですので、部署ごとに選定していくようにしてください。
保管方法の決定
デジタル化したい書類の種類により、保管方法が異なります。
保管方法は基本的には大きく2種類となり、ExcelやWordなどといった〈電子データ〉をそのまま保管するか、書類をスキャンしてPDF化などした〈スキャンデータ〉での保管か、どちらかです。
事業内容により最適な方法はさまざまではありますが、電子データの場合には必要に応じて内容の書き換えが可能なので、その点を考慮し、保存方法を決定したほうがよいでしょう。
また、前述したとおりで電子帳簿保存法で保存方法が定められている書類もあります。
仕訳帳などの国税関係帳簿、決算関係帳簿・取引関係書類などの国税関係書類などが、保存方法が定められている書類にあたります。
デジタル化して保存したい書類に合わせて保存方法を決定するよう、注意して進めてください。
デジタル化の実施
保存方法が決まれば、スキャンなどで書類のデジタル化の実施や、すでにデジタル化されている電子データを所定の場所に保管していくだけです。
保管する書類により、保管するときの措置として各省庁から以下の状態の確保が求められる場合がありますので注意が必要です。
- 見読性：作成・保存した書類が明瞭に表示、印刷できる
- 完全性（真正性）：書類の作成者や時期が、紙から電子化した書類と同じだと確認できる
- 完全性（真正性）：保存期間中に改変・削除されないこと、改ざんされたことの確認ができる
- 完全性（保存性）：保存期間中に書類がなくならない、破損しない、データの復元ができる
- 機密性：書類の紛失や漏洩などが防止できる
- 検索性：文書を必要なときに探し出せる
上記はe-文書法には規定されていませんが、保管する書類内容の重要度合いや紛失などが発生したしたときの影響の大小によって、各省庁が省令で定めているものです。
また、厚生労働省では、「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」が出されましたが、見読性、真正性、保存性に値する、以下の3つの要件を求めています。
- PCなどに明瞭に表示され、必要に応じて書面での作成をできるようにすること
- 保存期間中は改変または削除などの事実やその内容を確認できるようにすること
- 保存すべき期間中は、データの復元可能な状態で保存すること
以上は民間事業者の書面での保存利用に関する省令として、第四条-4に明記されています。
書類によって条件を満たしている内容や方法にて、デジタル化した書類の保管をおこなうようにしましょう。
書類のデジタル化とオンラインストレージの併用で業務効率化
書類のデジタル化をしたら、管理しやすくかつ適切にデジタル書類の保管をおこなわなければなりません。
自社ローカルフォルダなどに保管も可能ですが、書類の閲覧場所が限られることや、セキュリティ面での不安、フォルダの整理がしづらい可能性が考えられます。
デジタル化した書類は、ローカルフォルダなどでの問題点をクリアにした、オンラインストレージでの管理がおすすめです。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、アクセス権限などでセキュリティへの配慮や、大容量データの共有が可能なため書類の品質を損ねずに保存が可能となります。
また、オンラインストレージはネット上で書類の保管をおこなうため、ローカルウェアなどの破損でデータの紛失・損傷が起こるようなリスクもありません。
書類デジタル化を考えたときには、ぜひオンラインストレージのセキュアSAMBAを併用して、スムーズで安全な書類管理を実現させてはいかがでしょうか。
