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画像を送る方法とは?仕事で安全かつ効率的に画像を送る方法

業務効率化ノウハウ

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    仕事で画像を送る方法を選ぶには、さまざまなサービスやツールがあるため、どれを使うべきか悩んでしまうこともあるでしょう。

    また、仕事で画像を送る場合は、高品質な画像を大量に送らなければいけないこともあるため、手間や時間をかけず効率的に送りたいところです。

    しかし、外部に漏れてはいけない機密性の高い画像もあるため、仕事で画像を送る際は慎重に取り扱う必要があります。

    仕事で画像を送る方法を選ぶポイントを知り、画像を送る方法の中でも安全かつ効率的な方法を選べるようにしましょう。

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    画像を送る方法を選ぶポイント

    画像を送る方法を選ぶポイントは、安全で効率よく画像を送ることができる方法であるかどうかを意識しましょう。

    例えば、サイズの大きい画像を送る方法や絶対に外部に流出してはいけないなど、送る画像の特性や安全性に応じた適切な方法を選ばなければいけません。

    また、画像を送るときには、相手が利用するサービスのアカウントをもっているか、利用するサービスの質やセキュリティポリシーを満たしているかなども意識しましょう。

    画像を送る方法に悩んだ際は、相手の負担にならない方法を事前に聞いておくことで、トラブルの回避にもつながります。

    仕事の場合は、相手が要求する方法で対応をしなければいけない、自社のルールでおこなわなければいけない、などの制約がある場合もありますが、安全性と効率面を意識することは必要な要素です。

    もしも、要求された方法や自社の方法では安全性や効率面に課題やリスクがあるのであれば、適切な方法を利用するように改善していく必要があるでしょう。

    画像を送る方法:現像して郵送する

    画像を現像して郵送で送る方法では、デジタル機器に慣れていない層に対しても、比較的取り扱いやすい方法です。

    場合によっては請求書や免許証の写しなどの信書として画像を送る必要がある場合は、郵送しなければいけないこともあります。

    一方で、用紙代や切手代などの物理的コスト、送付状の作成や発送業務などの人的コストがかかるため、ペーパーレス化の時代において画像を郵送する方法は減少しつつあります。

    また、すぐに画像を確認したい、すぐに必要な場合は郵送では補えないこともあるでしょう。

    さらに、テレワークの場合は、郵送物の受け取りのために出社が必要となる場合もあり、総務など一部の従業員が仕分けや転送の業務をおこなうため、働き方や業務量に偏りが生じてしまいます。

    各社員の自宅へ転送する方法もありますが、郵送事故や情報漏えいなどセキュリティ面においてはあまり好ましくないので、別の方法の検討も必要です。

    画像を送る方法:メールで送る

    メールは仕事のやりとりで多く利用されているため、メールに画像を添付して送る方法は一般的ともいえるでしょう。

    しかし、メールの場合は送れる画像のサイズには制限があります。

    使っているメールサーバーの容量はさまざまですが、相手の環境によっては受信に時間がかかったり、そもそもメールを受け取れない、添付画像が開けない可能性もあります。

    また、このような制限があるので送りたい画像が複数枚ある場合は、何度もメールを送信しなければならず、手間や時間がかかります。

    メールを受け取る相手にとっては、繰り返される受信通知や受信ボックスを占領されてしまい、業務に集中できない、ほかのメールを見落としてしまうなどの不便さを感じてしまうこともあるでしょう。

    画像を送る方法:USBメモリに保存する

    画像を記憶装置であるUSBメモリに保存し、相手がUSBメモリをデジタル端末とつなげて参照することで画像を送ることができます。

    しかし、USBメモリ自体がコンパクトなため紛失や盗難されやすい点に注意が必要です。

    紛失や盗難にあったUSBメモリから保存されたデータを抜き取られてしまうことで、情報漏えいのトラブルに発展するリスクがあります。

    また、書き込みを繰り返すことでUSBメモリが劣化してしまうことや、書き換え回数に制限が設けられているなど寿命があるため、長期的な使用には不向きでしょう。

    USBメモリはコンパクトで使いやすい利点がありますが、盗難や紛失によるリスクが比較的高く、使用と共に劣化するアイテムであることを認識しておきましょう。

    画像を送る方法:SNSで共有する

    SNSで画像を共有し、共有された画像を相手がダウンロードすることで、画像データを送る方法です。

    仕事では、信頼性の高いSNSサービスや社内SNSを利用することで、簡単に画像を共有することができるため、効率よく画像を送ることができます。

    大人数に対して一括で画像を共有することができるため、画像を送るには効率のよい方法です。

    しかし、プライベートのSNSサービスとの混同やプロジェクトに直接関わりがない人にも通知されてしまう可能性もあります。

    SNSの共有機能を使って画像を送る場合には、仕事とプライベートをしっかりと分けた運用ルールの整備やアカウント管理が必要になるでしょう。

    画像を送る方法:ファイル送信サービス

    ファイル送信サービスは、画像データをファイル送信サービスのサイトにアップロードして、生成されたダウンロード用リンクを相手に伝えて受け取ってもらう方法です。

    ダウンロード用のリンクを受け取った相手はリンクにアクセスすることで画像を受け取ることができます。

    サイズの大きな画像でも送ることができ、ダウンロードには会員登録やアカウントは不要なサービスもあるため手軽に使うこともできます。

    一方で、情報漏えいのリスクがあることも事実です。ファイル転送サービスでは、画像データをアップロードするためのサーバーは共有サーバーになるため、第三者に情報が漏れてしまう恐れがあり、必ずしも安全とは言い切れません。

    また、サイト上に広告が多く表示されるサービスもあるため見にくかったり、クリックを誘発されたと不快に感じて使いにくさを感じることもあるかもしれません。

    画像を送る方法:ビジネスチャットで送る

    Chatworkなどのビジネスチャットを利用して画像を送る方法では、画像を送りつつチャットでやりとりができるため、効率よく画像を共有することが可能です。

    画像を共有する際は、宛名や送付文書を作成する手間が不要であり、郵送やメールに比べ、迅速に画像を相手の手元へと渡すことができます。

    相手も同じビジネスチャットサービスを利用している必要がありますが、複数人に対して画像を送ることができるので、ビジネスにおいては利便性の高い方法です。

    画像を送る方法:オンラインストレージ

    オンラインストレージは、インターネット上に画像を保管し、アクセス権限を与えられた相手が、ネット上に保管されている場所にアクセスして画像を受け取ります。

    画像のデータサイズが大きい、画像の枚数が多いなどの場合、PCやスマートフォンには必要な画像のみをダウンロードすればよいので、無駄に空き容量を確保する必要がありません。

    利用にはインターネットにつながっていることが必須ですが、画像を送る人数や端末、場所を選ばないため、仕事で画像を送る方法としては利便性の高いサービスです。

    画像を送る方法はオンラインストレージがおすすめ

    さまざまな画像を送る方法を紹介しましたが、画像を送る方法としてオンラインストレージがおすすめです。

    そもそもオンラインストレージとは、インターネット上にデータをアップロードして保管することができるサービスで、クラウドストレージとも呼ばれています。

    オンラインストレージは、サービス提供会社が運用・保守をおこなってくれるため、サーバー管理コストを削減することにもつながります。

    オンラインストレージが普及した背景には、多様な働き方により、オフィス以外の場所からでもデータにアクセスする機会が増えたことが一因として挙げられます。

    よって、場所や端末を選ばないオンラインストレージが、テレワークと相性のよいサービスとして多く利用されています。

    また、メールの誤送信による情報漏えい防止や、大容量のデータをやりとりする際の、安全かつ効率的に作業を進めたいというニーズに応えられることも、オンラインストレージの特徴です。

    これらの特徴から、オンラインストレージは多様な働き方に対応しやすく、より効率よく画像を送ることができる方法として利用をおすすめします。

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    オンラインストレージで画像を送るメリット

    画像を送る方法としておすすめのオンラインストレージですが、オンラインストレージには、どのようなメリットがあるか見ていきましょう。

    効率的に画像が送れる

    オンラインストレージは、画像を送る方法として効率がよいことが特徴です。

    オンライン上のファイルに画像を保管し、相手にアクセス権限を与えることで画像を共有することができます。

    オンラインストレージであれば、郵送の発送業務やUSBメモリに画像を保存する作業は必要ありません。

    また、メールで画像のデータサイズ調整をおこなったり、複数枚の画像を何度もメールで送ったりする手間を省くこともできるため、効率よく画像を相手に送ることができます。

    アクセスできる場所や端末を選ばない

    オンラインストレージは、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレット端末での利用も可能です。

    アクセスできる端末を選ばないため、パソコンを開きにくい電車内や外出先などでも画像の共有が可能であり、移動時間を有効的に使えます。

    パソコン内に保存した画像が急に必要になったときでも、オンラインストレージに保管しておけば、別のパソコンやスマートフォン、タブレット端末で表示できるという利便性もあります。

    常に新しいデータにアクセスできる

    メールやUSBメモリ、ファイル転送サービスでは、画像の修正や追加が発生した場合、その都度相手に画像を送り直さなければいけません。

    一方、オンラインストレージであれば、画像の修正や追加などの編集をおこなうと、常に新しいデータに更新されます。

    更新するたびに画像を送り直す作業や相手に変更を通知する手間が省けるため、業務効率が上がります。

    サイズの大きい画像も共有できる

    メールに添付できるデータ容量には制限があります。圧縮して画像を送ることも可能ですが、仮に相手が圧縮ファイルの取り扱いに不慣れなケースも考えられます。

    しかし、オンラインストレージであれば画像サイズが大きくても、ストレスなく画像データを共有することが可能です。

    画像を参照するだけであれば、パソコンやスマートフォンにダウンロードする必要がないため、お互いの端末の保存領域を無駄に圧迫しないというメリットもあります。

    オンラインストレージで画像を送るならセキュアSAMBA

    仕事で画像を送る際は、「使い慣れているから」という理由ではなく、いかに「安全で効率よく送ることができるか」を意識することが重要です。

    オンラインストレージは、コストを抑えつつ、効率よくスムーズに画像を送ることができるため積極的に導入してみるのもよいでしょう。

    ただし、導入の際はアカウント情報やアクセス権限の設定などセキュリティ対策の徹底を周知しましょう。

    オンラインストレージのセキュアSAMBAは、安全に画像を保管・共有するためのセキュリティ機能を提供しており、機密性の高い画像のやりとりも安心しておこなえます。

    画像を送る際のコスト削減や業務効率化の実現にオンラインストレージを利用する場合はセキュアSAMBAをご検討ください。

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