テレワークで、チームメンバーと作業を進めていく過程において、ファイルやデータを共有する機会が頻繫に発生します。
また、テレワークのファイルやデータ共有は必然的にオンラインでおこなう必要性が高まりました。
テレワークでのファイル共有・データ共有の適切な方法と課題について考えていきましょう。
テレワークでファイルやデータ共有をする際の課題
テレワークでファイルやデータを共有する際には、どのような課題が生じるのかについて見ていきましょう。
テレワークになったことで従来の方法ではうまくいかない部分が出てくるので、課題を把握し適切な方法を選択できるようにする必要があります。
紙媒体の使用が負担になる
テレワークのファイルやデータ共有を紙に依存してしまうと、さまざまな負担が発生します。
- 経済コスト：用紙、インク、郵送費、保管スペースなど
- 時間コスト：文書作成、内容確認、郵送作業など
また、上司に印鑑をもらう、あるいは、会社に郵送物を取りにいくという行動は、そもそもテレワークの弊害になるため、紙媒体の利用自体がテレワークでは適していません。
したがって、テレワークにおいて、ファイルやデータ共有で紙媒体を用いることには課題が多いことがわかります。
社外への情報漏えいのリスク
情報漏えいの原因として多いのは、「紛失」「誤操作」「マルウェア感染」が挙げられます。
マルウェア感染や不正アクセスなどに関しては、情報漏えいとの関連性が高く感じられるため、テレワークではなくても対策をしていたことでしょう。
しかし、「紛失」「誤操作」などの人為的ミスも、情報漏えいにつながっていることを強く意識しなければいけません。
「紛失」は、書類やUSBメモリ、スマートフォンなどを紛失したことで、会社のデータが外部に漏れてしまう事例です。
テレワークが普及したことで、カフェやコワーキングスペースなど、不特定多数の人が出入りする場所で作業をする人も増えています。
このような場所での、書類やUSBメモリ、スマートフォンなどの端末を置き忘れることが、情報漏えいにつながるのです。
「誤操作」では、メールの誤送信や、データの閲覧にパスワードを設定しておかなかったなどの事例が挙げられます。
また、意外に盲点となるのが、テレワークでよく用いられるビデオ会議システムの誤操作です。
画面共有の際に、共有するタブを間違えて、社外秘の資料を映してしまったという事例もあるようです。
社外の情報漏えいは、外的要因に加えて、人為的ミスへの対策をおこなうことも課題とと考えられるでしょう。
大容量ファイルを送れない
ファイルやデータ共有の際、メールで大容量ファイルを送れないということは、よく挙げられる課題です。
ファイルを圧縮して送ることもできますが、相手が圧縮ファイルの開封方法を知らない場合は、この方法を使うことができません。
また、複数の画像を一気に送れないからと、何回かに分けて送る方法もありますが、相手の受信ボックスを埋めてしまう、あるいは、何度も繰り返される通知に、相手がうんざりしてしまうことも考えられます。
メールでの添付が無理であれば、次に試みる手段としてファイル送信サービスがあります。
ファイル送信サービスは、サービスによって内容はさまざまですが、中にはセキュリティ面で不安を感じるものもあります。
大容量ファイルを送るために、会社で認められていないファイル送信サービスを使うことは、セキュリティリスクの原因を増やしてしまいます。
デジタルツールの技術が進化したことで、サイズの大きい画像や動画を、頻繁に共有することもあるため、これは早めに解決したい課題でもあります。
作業履歴などの経緯がわかりにくい
テレワークでのコミュニケーションツールとして、メールや電話を使っている人もいるでしょう。
しかし、ファイルやデータ共有においては、メールの内容に紐づけられたファイルが、どのような経緯を経て、今の状態で共有されているのかを知ることができません。
なぜなら、ファイルを見ただけでは、これまでの履歴が残っていないからです。
この場合でいう履歴とは、ファイルを作成してから現在まで、誰がアクセスしたのか、いつ誰がどの部分を編集したのかなど、途中経過を含めた情報のことです。
電話の場合は、さらに課題が多くなります。
電話の内容に関連づけられたファイルが、そもそもどこにあるのかを、さかのぼって確認しなければいけません。
したがって、テレワークでは適切なツールを使わない限り、作業履歴ややりとりの経緯がわかりにくいため改善が必要です。
複数のツールを使うことで管理がしづらくなる
テレワークでは、個々がさまざまなサービスやツールを利用して、ファイルやデータ共有をしていることも考えられます。
しかし、自分にとって使いやすいからといって、複数のツールを使うことで管理が乱雑になってしまいます。
例えば、「画像はファイル転送サービス」「テキストはメール」のように、使うツールをまたいで使っているとします。
複数のツールを使っているうちに、どこに何のデータがあるかが、だんだんわからなくなってしまうかもしれません。
万が一自分自身で把握しきれてない場合、社員全員の共有ツールを管理している人の負担は、さらに大きくなります。
特に、IDやパスワードが必要になるサービスでは、アカウントの管理もしなければいけません。
本来であれば、ファイルやデータ共有をおこなうデジタルツールは、業務効率化を目的として導入するものです。
しかしながら、ツールやサービスが乱立してしまうようでは、管理がしづらくなり、余計に負担がかかってしまうことも考えられます。
テレワークでのファイル共有・テレワークでのデータ共有の方法
テレワークでのファイル共有やテレワークでのデータ共有の方法について、特徴やメリット、デメリットを確認してみましょう。
紙媒体
書類や資料、現像した写真やメモなど、紙を使ったデータ共有方法です。
- メリット：デジタル機器に不慣れな人でも扱える、書き込みが手軽
- デメリット：用紙や郵送代などのコストがかかる、データの修正に時間がかかる
外部記憶装置
ハードディスク、CD-R、SSD、USBメモリなどの外部記憶装置によるデータ共有方法です。
端末本体の記憶装置以外に電子データを保存し、端末から端末へデータを移動させます。
- メリット：大容量データの保存が可能、コンパクトで扱いやすい
- デメリット：紛失や盗難による情報漏えいリスクが高い、長期使用による劣化
メール
電子メールやフリーメールなどにファイルやデータを添付して、相手がメールを受信することでデータを共有します。
社内外を問わず仕事ではよく使われているツールです。
- メリット：認知度が高い、多くの人が使い慣れている
- デメリット：添付できる容量に制限がある、データのみの送付でもマナーのある文章が求められる
ファイル送信サービス
ギガファイル便、firestorageなど、ファイル転送サービスのサイト上に送りたいデータをアップロードして、生成されたURLを相手に送ります。
相手が受け取ったURLにアクセスして、データをダウンロードすることでファイルやデータを共有します。
- メリット：サイズの大きいデータを送ることができる、低コストで利用できる
- デメリット：無料のサービスはセキュリティ面のリスクがある、URLの誤送信による情報漏えい
SNS
FacebookやLINEなどのメッセージ機能やチャット機能を使って、ファイルやデータを共有します。
- メリット：チャット形式でスムーズにデータ共有ができる、無料で利用できる
- デメリット：仕事でSNSを使うことを嫌がる人もいる
ビジネスチャット
ChatworkやSlackなど、ビジネス利用を目的としたコミュニケーションツールであり、ファイル共有機能を使って、社内外の相手とデータの共有をおこないます。
- メリット：メッセージと共有するファイルを紐づけやすい、ファイル共有の経緯がわかりやすい
- デメリット：コミュニケーション量が多いと、共有されたファイルを見逃してしまう
オンラインストレージ
セキュアSAMBA、Dropbox、GoogleDriveなどオンライン上にデータを保管するサービスです。
保管されたデータにアクセス権限のある人がアクセスすることで、データの共有ができます。
- メリット：大容量データを保管できる、ログが残る
- デメリット：障害時には使うことができない、カスタマイズ性が低い
テレワークでファイルやデータをオンラインで共有するメリット
テレワークにおけるファイルやデータ共有の課題と方法を踏まえると、やはりテレワークでは、オンライン上でファイルやデータ共有をするほうが適しています。
具体的にオンラインでファイル共有するとどのようなメリットが得られるのかを見ていきましょう。
物理的コスト削減により本来の業務に集中できる
オンライン上のデータ共有によって、コストの削減により、本来の業務に取り組むことができます。
紙の書類やUSBメモリのように物理的にデータを共有したい場合は、郵送作業や受け渡しのための出社が必要になり、印刷作業や発送作業、移動時間が発生します。
しかし、オンラインで共有すれば、これらの時間的コストを省くことができるため、その分本来の業務に集中することができるのです。
また、紙の共有から電子データを用いてオンラインによる共有へとシフトしたことで、用紙代や郵送費などの、経済的コストを削減することもできます。
テレワークで、ファイルやデータ共有の課題とされていた、紙媒体の使用による負担は、オンラインにすることで解決へとつなげることができるでしょう。
ビジネスチャットの利用で文書作成の手間が省ける
ファイル共有の際に、説明文や簡単な挨拶文が必要になる場合は、メールよりもビジネスチャットを使うことで効率化できます。
その理由として、ビジネスチャットは、必要な用件だけを送ることができるからです。
例えば、ファイル送信の際には、「〇〇の資料です。ご確認ください。」のような短いメッセージで済ませることができます。
相手もビジネスチャットの特徴を理解していれば、失礼とは感じません。
メールのように宛名や丁寧な挨拶文を作成する手間が省けることも、ビジネスチャットのメリットです。
ログが残ることで新旧のデータを見比べやすい
業種によっては、取引先と共有されたデータを何度も修正しなければいけないケースもあるでしょう。
その際、現在の新しいデータと元のデータの比較が必要になります。
多くのツールでは、データを修正した場合には再び送信する手間が発生する、あるいは、これまでの経緯がわかりにくいという課題がありました。
しかし、オンラインストレージは、現在までのログを残すことができるため、新旧のデータを見比べやすいというメリットがあります。
テレワークにおけるファイルやデータ共有の、作業履歴がわかりにくいという課題は、オンラインストレージを使うことで解決できるでしょう。
大容量データも共有可能になる
テレワークにおけるファイルやデータ共有の際に、メールでは大容量データを送りにくいことが課題とされていました。
なお、共有だけであれば、USBメモリを利用することも考えられます。
しかし、USBメモリは郵送や直接渡す必要があるため、テレワークには不向きです。
また、ファイル送信サービスという手段もありますが、無料のサービスの場合、セキュリティ面での不安や制限などもあります。
これらの問題を解決できるツールが、オンラインストレージです。
オンラインストレージには、テレワークにおける大容量データを安全に共有できるというメリットがあります。
さらに、大容量データを共有するだけではなく、長期的に保存できることも、USBメモリやファイル送信サービスにはないメリットともいえるでしょう。
テレワークでファイル共有やデータ共有をする際の注意点
テレワークでオンラインを利用して、ファイルやデータ共有をするメリットがわかったところで、注意点についても考えてみましょう。
情報セキュリティは自己判断しない
テレワークで扱うファイルやデータは、どれも会社にとっては重要な情報です。
自分では何気ない情報だったとしても、どこで誰が会社のどんな情報を狙っているかわかりません。
そのため、テレワークで取り扱う情報セキュリティは、自己判断せず、会社のセキュリティポリシーを必ず守りましょう。
会社でセキュリティポリシーの策定が間に合っていない場合は、総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」や、内閣官房情報セキュリティセンター の「情報セキュリティ自己診断チェックリスト」を参考に、自分自身でチェックしてみることもよいでしょう。
データへのアクセス制限を設定する
テレワークで共有するデータの重要性が高いと思われる場合は、アクセスできる人に制限をかけましょう。
なお、共有するツールによって、制限をかける方法はさまざまです。
ファイル送信サービスでよく使われているのは、パスワードを設定することで、データをダウンロードできる人を限定できます。
オンラインストレージでは、アクセス制限をさらに細かく設定できます。
特定の個人だけなのか、あるいはチーム全体なのかなどを正しく設定することで、情報漏えいのリスクを回避できます。
しかし、オンラインストレージで、アクセス制限をかけない「一般公開」にしてしまうと、関係者以外の不特定多数の人が閲覧することもできてしまうので十分な注意が必要です。
同時編集による上書きに注意する
テレワークでのファイルやデータ共有で、オンラインストレージを使うと、同時に編集作業ができて、業務効率が上がるというメリットがあります。
その反面、テレワークのように、離れた場所で同時に編集作業をすると、ひとつのデータを上書きし合ってしまうという現象が起こる可能性もあります。
共有されたデータを、Aさんがクラウド上で編集して更新する→Bさんは、Aさんの更新を反映しないまま上書きしてしまう
これにより、Aさんが編集したデータはなかったことになってしまいます。
この現象は、同時編集をおこなう人数が増えるほど起こりやすいため、十分な注意が必要です。
なお、オンラインストレージには、編集したデータを元に戻す機能があるため、万が一上書きをしてしまったときでも安心です。
しかし、元に戻す作業を繰り返してばかりでは、作業効率の低下を招いてしまいます。
そのため、データを編集する前に、そのデータが最新の状態であるかを確認しましょう。
また、ファイル名に、【〇〇（名前）更新中】のように、現在編集中であることを明示してもよいでしょう。
OSやアプリケーションは最新の状態にアップデートしておく
テレワークのファイルやデータ共有で使用する端末のOSやアプリケーションは、最新の状態にアップデートしておきましょう。
最新の状態にすることで脆弱性をなくし、サイバー攻撃からパソコンのシステムを守るためです。
デジタル技術が進むとともに、悪意ある外部からの攻撃やマルウェアの手口も進んでいます。
サイバー攻撃をしかけてくる相手は、現在のOSやアプリケーションシステムの、どこに脆弱性があるかを常に探しており、発見すれば攻撃をしてきます。
OSやアプリケーションの提供側としても、これらのリスクを理解しています。
そのため、脆弱性を発見すれば、すぐに修正をおこない、ユーザーにアップデートを呼びかけます。
したがって、アップデートをおこなうことで、システムがサイバー攻撃の被害にあうリスクを最小限に抑えることができるのです。
テレワークでのファイルやデータ共有ならセキュアSAMBA
テレワークにおけるファイルやデータの共有の課題は、オンラインでおこなうことで、解決できることが多いとおわかりいただけたと思います。
特に、オンラインストレージは、大容量データを共有できる、アクセスログが残るなど、テレワークにおけるファイルやデータ共有において、多くのメリットがあります。
テレワークにおけるオンラインストレージの導入には、セキュアSAMBAをおすすめします。
セキュアSAMBAなら、ユーザー発行をするだけでオンライン上のファイルにアクセスすることができるため、社内外問わずデータの共有が可能です。
ローカルストレージを扱うように操作できるので、セキュアSAMBAの利用が初めての人でも、利用しやすいことも特徴です。
法人向けオンラインストレージのセキュアSAMBAの導入を、ぜひご検討ください。
