資料や納品物の送付など、仕事上で大容量ファイル・データを共有すべきシーンは多くあります。
しかし、メールでは添付できるサイズに上限があり、大容量ファイル・データの共有はできません。
大容量ファイル・データをストレスなく共有できる10個のツールの種類や有料版と無料版の違いについてご紹介します。
大容量ファイル・大容量データの共有となるのはどれぐらい？
一般的に、メールに添付しても問題ないとされているファイルサイズの上限は2〜3MBです。
なお、3MBを超えるファイルやデータは、そもそもメールで送れない可能性があります。
ここでは、3MBを超えるサイズのファイルやデータを大容量ファイル・大容量データと定義し、メール以外で大容量ファイル・大容量データを共有する方法を見ていきましょう。
メールで共有できない大容量ファイルやデータはある？
メールにはファイルを送るのに制限があることが多く、主に以下のようなファイルやデータは大容量になり、メールで共有できないことがあります。
- マニュアルや議事録など、ページ数の多い資料
- 画像や動画、音声ファイル、CADデータ
- 関数の多い表計算ソフト
- 枚数やアニメーションの多いスライド
また、共有する相手は、社内だけでなく、取引先などの社外の人も含まれます。
会社によって、メールの添付ファイルサイズの上限は異なるので、送信できたとしても相手が受信できないことも考えられます。
なお、ファイルサイズを圧縮すればメールに添付できる場合もありますが、画質が落ちたり、そもそも圧縮する作業が手間になったりと、これらの大容量ファイルの共有はメールだけでは不十分なのです。
そこで、大容量ファイル・大容量データを共有するには、メール以外のツールを使う必要が出てきます。
大容量ファイル・データを共有する方法：ファイル転送サービス
大容量ファイルや大容量データを共有する方法に、ファイル転送サービスがあります。
ファイル転送サービスとは、ファイルを転送できるWeb上のサービスです。
Web上のサイトにファイルをアップロードして、そのURLを相手に共有し、相手は共有されたURLからファイルをダウンロードすることで、データを転送できます。
大容量ファイル・大容量データを共有できるおすすめのファイル転送サービスを3つご紹介します。
※各ツールやサービスの紹介内容は2022年2月時点の情報になります。
データ便
データ便は、会員登録なしで1回500MBまでのファイルを共有できます。
無料会員登録とアンケート回答で2GB/回、月額550円のビジネスプランで容量無制限でファイル転送が可能です。
直感的に操作できるため、デジタルツールが苦手な人でも使いやすいのが特徴です。
また、受信側の申請と送信側の許可が必要になる「セキュリティ便」の設定や、ダウンロード時のパスワード設定があるため、無料版でも安心して使えます。
受信者がファイルを受け取った際に、メールで通知を受け取るダウンロード通知の機能もあります。
Giga File便
Giga File便は、最大200GBまでのファイルを無料で転送できます。
送信側も受信側も会員登録不要で、アップロード後に生成されたURLを共有することで、ファイル転送をおこないます。
また、複数ファイルをまとめて転送することも可能です。
セキュリティ対策として、ダウンロード時のパスワード設定や、データの保持期間中であっても削除できる機能があります。
なお、Giga File便から直接複数人にURLを共有することはできません。複数人に共有する場合は、自分でメールやチャットを使ってURLを共有する必要があります。
おくりん坊
おくりん坊は、会員登録なしで最大500MB、無料会員登録で最大2GBまで無料で転送できます。
有料版「おくりん坊BIZ」では、月額3万円で200GBのディスクスペースを利用可能です。
おくりん坊は、ダウンロード時のパスワード設定機能はありませんが、代わりにダウンロードの回数制限を1〜30回まで細かく設定できます。
なお、おくりん坊のサイト上でアドレス帳を作成できるため、よく転送をおこなう人はあらかじめアドレス帳に登録しておくと便利です。
大容量ファイル・データを共有する方法：ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールのことです。
チャットによるコミュニケーションのほか、画像やデータの共有、ビデオ通話、タスク管理などビジネスに役立つ機能が搭載されています。
大容量ファイル・大容量データを共有できるおすすめのビジネスチャットを3つご紹介します。
※各ツールやサービスの紹介内容は2022年2月時点の情報になります。
Chatwork
Chatworkは国内利用者数No.1のビジネスチャットです。
無料のフリープラン、月額500円のビジネスプラン、月額800円のエンタープライズプランの3つがあり、フリープランは1ユーザーあたり5GB、ビジネスプランとエンタープライズプランは10GBまでのファイルを送信できます。
ビジネスプラン、エンタープライズプランの使用量は組織単位なので、例えば、10人契約で1人が100GBの容量を使うことも可能です。
また、ビジネスプラン、エンタープライズプランの場合、容量の追加もできます。
Slack
Slackはアメリカに拠点を置くSlack Technologies, Incが提供するビジネスチャットです。
無料のフリープラン、月額850円のプロプラン、月額1600円のビジネスプラン、大企業向けのEnterprise Gridプランがあります。
フリープランはワークスペース全体で最大5GB、プロプランは1ユーザーあたり10GB、ビジネスプランは20GB、Enterprise Gridプランは1TBのストレージ容量があります。
ワークスペースのストレージが上限に達すると、古いファイルが自動的にアーカイブされる仕組みです。アップグレードすることでアーカイブされたファイルを復元できます。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供するコラボレーションプラットフォームです。
チャットやファイル共有機能、ビデオ通話機能に加えて、Officeツールと連携できる機能も搭載されています。
無料プラン、月額430円のEssentialsプラン、月額540円のBasicプラン、月額1,360円のStandardプランがあります。
無料プランは最大5GB、Essentialsプランは10GB、BasicプランとStandardプランは1TBのストレージ容量があります。
エクセルやパワーポイントなど、Officeツールをよく使う人におすすめです。
大容量ファイル・データを共有する方法：オンラインストレージ
オンラインストレージとは、オンライン上にファイルを保存できるサービスです。
大容量ファイル・大容量データの共有が簡単にできるほか、アクセス権限を持つユーザーであれば、インターネットを通じて、いつでもどこからでもファイルにアクセスできます。
複数人が同時にファイルにアクセスできるため、テレワークにも役立つツールです。
大容量ファイル・大容量データを共有できるおすすめのオンラインストレージを4つご紹介します。
※各ツールやサービスの紹介内容は2022年2月時点の情報になります。
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、中小企業に最も選ばれている法人向けオンラインストレージです。
フリープラン、スモールプラン、スタンダードプラン、ビジネスプランがあり、それぞれ5GB、100GB、300GB、500GBの容量があります。
また、容量が1TBからのプランも提供されています。
セキュアSAMBAは、まるでローカルドライブを操作しているかのような操作性で、誰でも簡単に利用できる点が特徴です。
暗号化やアクセス権限、グローバルIPアドレスによる制限など8つのセキュリティ対策が標準搭載されており、安心して使えます。
ファイル転送サービスのように、ダウンロード用URLを記載したメールを受信者に送信し、受信者がURLをクリックしてファイルをダウンロードすることもできます。受信者はセキュアSAMBAのユーザーIDがなくても利用可能です。
なお、この方法でファイルを共有する際、ダウンロードの回数制限や通知機能、有効期限、パスワードなどを設定できるため、セキュリティ対策も万全です。
Google Drive（法人）
GoogleDrive（法人）は、Google社が提供する法人向けオンラインストレージです。
Starterプラン、Standardプラン、Plusプラン、Enterpriseプランがあり、それぞれ30GB、2TB、5TB、上限なしのストレージ容量があります。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのファイル作成機能があり、これらのGoogleファイルは容量にカウントされない点が特徴です。
GoogleDriveに保存されたファイルは1つ1つにリンクが生成されます。それらのリンクをメールやチャットなどで共有するだけで簡単に大容量ファイル・大容量データが共有できるのです。
Dropbox Business
Dropbox Businessには、Standardプラン、Advancedプラン、Enterpriseの3つのプランがあり、Standardプランが5TBまで、Advanceプラン・Enterpriseプランは上限なしのストレージ容量があります。
Dropbox BusinessはSlackやZOOMとの連携が簡単なので、コミュニケーションやデータの保存・共有が1つのツールで完結でき、業務効率化に役立ちます。
また、シンプルなデザインなので、誰でも簡単に操作できる点も魅力です。
One Drive for Business
One Drive for Businessは、マイクロソフト社が提供する法人向けオンラインストレージです。
Plan1、Plan2、Basicプラン、StandardPlanの4つがあり、Plan2は無制限、それ以外のPlanではユーザー1人あたり1TBのストレージ容量があります。
Basicプラン以上では、エクセルやパワーポイントなどのOfficeアプリをインストールしていないPCからでも編集・閲覧が可能です。
Officeツールをよく使う人にとっては導入しやすいオンラインストレージでしょう。
大容量ファイル・データの共有は有料版を利用するべき？
頻繁に大容量ファイル・大容量データを共有する場合は、セキュリティ対策やサポート体制が厚い有料版を利用するべきです。
ファイル転送サービス・ビジネスチャット・オンラインストレージといった大容量ファイル・大容量データを共有できるツールの無料版と有料版の違いについて確認していきましょう。
無料版との違い：セキュリティ対策
無料版と有料版の大きな違いはセキュリティ対策です。
例えば、ファイル転送サービス「データ便」は、無料版の場合、共用サーバーを使って転送をおこなうのに対し、有料版では、専用サーバーをつかって転送をおこないます。
また、有料版の場合、ダウンロードの回数制限も設定可能です。
無料版は必要最低限のセキュリティ対策が施されていることが多いため、セキュリティに厳しい取引先の場合は、ツールが使えないことも考えられます。
無料版との違い：データ容量
有料版と無料版では、データ容量の大きさも違います。
例えば、ビジネスチャットのChatworkでは、フリープランが5GBの容量であるのに対し、有料版のビジネスプラン、ライトプランプランは1ユーザーあたり10GBの容量があります。
有料版は1ユーザーあたりの容量なので、100人のユーザーがいれば1TB（1000GB）使えることになります。また、有料版では、ストレージの追加もできます。
大容量ファイル・大容量データを扱うことが多い会社では、最初から有料版を利用するほうが変更や追加の手間がないでしょう。
無料版との違い：サポート体制
無料版に比べて有料版では手厚いサポートが受けられます。
例えば、オンラインストレージのセキュアSAMBAでは、フリープランでもメールによるサポートが受けられますが、有料プランになると、メールに加えて電話でのサポートも受けられます。
急ぎで回答がほしいときや、急なトラブルで困っているときでも安心です。
大容量ファイル・データの共有ならセキュアSAMBA
大容量ファイル・大容量データが簡単に共有できる10個のツールをご紹介しました。
中小企業に多く利用されているオンラインストレージ「セキュアSAMBA」を是非お試しください。
セキュアSAMBAは国内企業が開発したサービスになり、海外製品に比べて日本人に馴染みやすく、ITが苦手な人でも直感的に操作できます。
また、24時間365日専用フォームにて質問できる手厚いサポート体制も魅力です。
大容量ファイル・大容量データの共有には、セキュリティ対策、サポート体制が安心で操作が簡単なセキュアSAMBAをぜひご活用ください。
