業務効率化や多様な働き方の実現、デジタル化の一環としてクラウド化に踏み切る企業は増えてきています。
クラウド化と聞くと難しいと感じるかもしれませんが、さまざまな部分でクラウド化は広がっており、クラウド化の必要性も高まっています。
また、クラウド化は、導入コストが安い、テレワークに対応できるなど、多くのメリットがあります。
クラウド化の定義やメリット・デメリットについて理解し、取り組みやすいものからクラウド化を実践しましょう。
そもそもクラウド化とは？
クラウド化をわかりやすく言うと「インターネットを経由して提供されるサービス（クラウドサービス）を利用すること」です。
クラウドサービスには、メールやチャット、会計ソフトなど、ビジネスに必要なあらゆるサービスがあります。
従来は、これらのサービスは「オンプレミス型」といって、専用のソフトウェアをインストールして利用する必要がありました。
しかし、オンプレミス型は導入コストやハードルが高い、自動アップデートがおこなわれないなど、多くの課題がありました。
これらの課題を解決するものとして登場したのがクラウドサービスです。
クラウドサービスは導入しやすく、インターネットを通じて常に最新の状態に保てるなど、オンプレミス型の課題を解消する多くのメリットがあります。
クラウド化とは、オンプレミス型のソフトウェアを使っていた業務や、社内サーバーで保存していたデータを、インターネットを通じてクラウドサービスに移すことです。
「クラウド」という名称の由来は、頭上のはるか上にある「雲（cloud）」のような遠くのサービスをインターネットを通じて利用するイメージからきていると言われています。
クラウド化のメリット
クラウド化は、導入コストや手間の削減、バックアップ環境の構築、業務効率化に役立ちます。
クラウド化のメリットを詳しく見ていきましょう。
導入コストが安い
クラウド化は、オンプレミス型と比べて導入コストを安く抑えられます。
オンプレミス型の場合、専用のサーバーやソフトウェアを購入する必要があるため、導入コストが高額になります。
一方、クラウドサービスに切り替えるクラウド化の場合、基本的にサービスに申し込むだけで利用開始できるため、導入コストが安くなるのです。
また、導入後は自社でサーバーを保守運用する必要がないため、メンテナンスの手間や人件費も削減できます。
バックアップ環境が構築できる
クラウド化によって、バックアップ環境が構築できるため、災害などの非常事態でも安心です。
オンプレミス型の場合、災害などでサーバーが物理的な被害を受ければ、データが消失する可能性があります。
一方、クラウドサービスの場合、仮に災害などでオフィスが被害を受けたとしても、インターネット上にデータが保存されているため、早期に事業を立て直すことが可能です。
アップデートが不要
クラウド化によって、アップデートの手間やコストが削減できるというメリットが生まれます。
従来のオンプレミス型の場合、アップデートは自社でおこなう必要があったほか、アップデートの際にも高額な費用が発生していました。
一方、クラウドサービスの場合、インターネットを通じてアップデートがおこなわれるため、自社でアップデートをおこなう必要はありません。
また、アップデートの際の費用は利用料金に含まれていることが多く、アップデート費用がかからない点も特徴です。
テレワークに対応できる
クラウド化によって、テレワークや外出先での仕事にも対応できるようになります。
クラウドサービスはインターネットを通じて利用するため、インターネット環境があれば利用する場所を選びません。
テレワークなどの多様な働き方に柔軟に対応できたり、営業がオフィスに戻ることなく外出先から仕事ができたりと、働き方改革、業務効率化の2つの面で効果的です。
クラウド化のデメリット
メリットが多いクラウド化にもデメリットは存在します。
適切にクラウド化を進める、利用するためにもクラウド化のデメリットも把握しておきましょう。
ネット環境に左右される
クラウドサービスはインターネットを通じて利用するものです。
そのため、インターネット環境が悪ければ、スムーズにサービスを利用できない可能性があります。
特に、外出先ではポケットWi-Fiなどを持ち歩く必要が出てきます。
サービスによっては、オフラインでも利用できる機能があるため、外出先でインターネット環境を構築できない場合はオフライン機能が搭載されたサービスを利用するとよいでしょう。
カスタマイズしにくい
クラウド化は、インターネットを通じて多くの人が利用しやすくなる反面、サービスをカスタマイズしにくいというデメリットがあります。
サービスによっては、利用状況などに合わせてカスタマイズできるプランがあるため、利用前にカスタマイズがどの程度できるかを確認しておくとよいでしょう。
サービスが利用できなくなるリスクがある
クラウドサービスを提供している会社のシステム障害やサービス提供の終了などによって、サービスが利用できなくなる可能性があります。
利用者数の多いサービスを選ぶなど、実績豊富な会社のサービスを選ぶようにし、サービス終了のリスクを低くするといった工夫が必要です。
企業が実践しやすいクラウド化のわかりやすい例
企業がすぐに取り組みやすいクラウド化の例を5つご紹介します。
特に、オンラインストレージは、テレワーク中や外出先など場所を問わず、どこからでも必要なデータにすぐにアクセスできるため、会社のクラウド化の土台になります。
メールサービス
メールサービスは、オンプレミス型とクラウド型で使用感が変わらないため、導入しやすいクラウド化のひとつです。
代表的なサービスに、Googleの「Gmail」、Yahoo!の「Yahoo!メール」などがあります。
どちらのサービスもアカウントを取得することでメールアドレスが付与され、すぐにメールサービスが利用できます。
サービスによっては、任意のアドレスを追加できるため、あらかじめ企業で設定していたメールアドレスを登録することも可能です。
ビデオ会議システム
ビデオ会議システムも取り入れやすいクラウドサービスです。
Web会議システムと呼ばれることもあります。
拠点が多い会社や取引先との会議が多い会社では、ビデオ会議システムを導入することで移動時間やコストを削減できます。
また、ビデオ会議システムを活用すれば、孤独を感じやすいテレワークでのコミュニケーション不足にも効果的です。
SFA・CRM
SFA（営業支援ツール）やCRM（顧客管理システム）もクラウド化が進んでいます。
これらのツールは、営業活動や顧客管理を見える化することで生産性を上げるものです。
クラウド化によって、営業先でもSFAを扱えることから営業活動の効率がさらに高まります。
また、クラウド化によって、いつでもどこでもデータ共有・閲覧が可能になり、営業活動や顧客管理の属人化防止にも有効です。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、ビジネス用に設計されたチャットツールです。
チャットによるコミュニケーションのほか、画像やデータの共有、ビデオ会議、タスク管理など、ビジネスを効率化する多くの機能が搭載されています。
メールよりも気軽にコミュニケーションが取れるため、情報共有のスピードが上がったり、テレワークでのコミュニケーション不足解消にも効果的なツールです。
代表的なサービスとしては、Chatworkや、エンジニアなどのIT業界で使われているSlackなどがあります。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できるサービスです。
従来は、自社のサーバーにデータを保存する必要があったため、データ量が多くなれば、サーバーを新たに設置する必要がありました。
しかし、オンラインストレージの場合、さまざまな容量のプランが多数提供されているため、使用状況に合わせて柔軟に利用できるほか、容量の追加も簡単にできます。
また、オンラインストレージを活用すれば、メールには添付できない画像や動画などの大容量データも簡単に共有できます。
さまざまなオンラインストレージサービスがありますが、セキュリティ対策が万全で、操作が簡単なものを選ぶのがおすすめです。
データ保存のクラウド化にセキュアSAMBA
クラウド化は、従来オンプレミス型で感じていた非効率さを解消し、業務効率化に大きく貢献しています。
場所や時間を問わずに利用できるため、多様な働き方が推進されている現代社会に合ったシステムです。
クラウド化の第一歩としておすすめなのが、オンラインストレージです。アクセス権限を持つ人であれば、インターネットを通じてどこからでもデータの共有・閲覧・保存・編集などができます。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、中小企業に多く利用されているオンラインストレージです。
ローカルドライブと変わらない使用感や、安心の8つのセキュリティ対策が標準搭載されている点が評価を受けています。
業務効率化など多くのメリットをもたらすクラウド化の第一歩として、ぜひセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
