テレワークはオフィス以外の場所である自宅などで仕事ができる状態が必須条件なので、ハンコ文化が根強く残っている場合にはテレワークの促進を阻む弊害になると考えられます。
しかし、テレワーク促進のためにハンコ文化をなくそうと思っても、ハンコ文化をなくすだけでテレワークの促進ができるのかと疑問に思うこともあるでしょう。
ハンコ文化をなくしテレワークを促進するには、テレワークの特徴とハンコの特性を理解してハンコに代わる具体的な方法を知ることが大切です。
ハンコ文化をなくしてテレワークを促進させる方法をみていきましょう。
ハンコ文化でテレワークが進まなくなる理由
ハンコ文化とテレワークは、真逆の特徴をもっていると言っても過言ではありません。
まずハンコ文化について回る特徴は、紙の書類であること、わざわざ人の足で書類を運んだり郵送などの対応が必要になる部分です。
一方でテレワークの最大の特徴は、出社しない状態で業務をおこなう部分ですので、出社や対面での対応が必要になるハンコ文化とテレワークの相性がよくないのは明白です。
ハンコを押印しなくては業務が進められないハンコ文化が根付いている状態では、社員の出社や対面での直接対応、紙文化での作業などが必要なため、ハンコ文化にはテレワークで働くことを阻害する要因が多いと考えることができるのです。
ハンコ文化をなくすのは可能なのか
業種や業態により完全にハンコ文化をなくすのは難しいかもしれませんが、可能な範囲でハンコでの対応を少なくすることは可能です。
そもそもハンコを企業が使用する書類には、大きく分けて2つの利用シーンが考えられます。
社外向けの取引関連の書類と、社内向けの決裁関係の書類です。
まず社外向けの取引関連の書類は、契約書や請求書、納品書などが挙げられますが、実際に経済産業省は「押印に関するQ&A」の中で、契約書に押印しなくても法律違反にならないかという問いについて、以下の2点を言及しています。
- 特段の定めがある場合をのぞき、法律上では書面の作成とその書面への押印は必要だとされていない。
- 特段の定めがある場合をのぞき、契約の際に押印しなくても契約の効力に影響はない。
参考：経済産業省「押印に関するQ&A」
もし交わした書類に関連するトラブルで民事裁判に発展した場合には、書類にハンコがあることで本人の意思で合意されたと証明しやすいですが、文書や契約の成立までのやりとりメールなどの過程から、本人の意思で合意があったと立証することも可能だとしています。
要するに、取引するのに法律上でハンコは書類に必要だと明記されていません。
ハンコを押印する意味は法律上必要ということではなく、万が一トラブルに発展したときに備えておく意味合い、第三者が書類を見ても正しい書類だと認識しやすい意味合い、関係者の合意があったと確認できる意味合いでハンコが使用されているということになるのです。
法的にハンコが必須要件ではないということは、ハンコ文化をなくしていくのも可能だと言えるしょう。
ハンコ文化をなくす方法
ハンコを押印するのと同じような効力をもつ方法で書類の取り交わしをおこなえれば、実際にハンコ文化をなくせる可能性が高まります。
ハンコ文化をなくす方法を考えていきましょう。
電子署名
電子署名とは、電子契約サービスを使用して電子書類に電子での署名をおこなったり、電子印鑑を用いて契約書類などを作成する方法です。
法務省からも「電子署名法」という法律が施行されており、本人による一定の電子署名がされている場合には、手書きの署名や押印とおなじ効力の書類だとする内容になっています。
電子契約サービスを使用する際には法的に信頼のあるサービスを選んだり、電子印鑑をもちいる場合には単純に印鑑の印影をスキャンして使うのではなくて、国の認定を受けた事業者で電子印鑑を作成したりすると、法的効力のある書類として安心しやすいです。
これまで紙でおこなっていた押印を含む紙の書類でのやりとりを電子署名に切り替えられれば、脱ハンコ文化を目指すことも可能でしょう。
請求書発行の電子化
これまで紙で郵送していた請求書のやりとりを、Web上ですべて完結させる方法です。
電子請求書には、大きく分けて以下の3パターンがあります。
- 請求書PDFをメールに添付
- 請求書発行サービスを利用
- オンラインストレージに請求書PDFを格納
請求書発行サービスでは、発行から相手とのやりとりまでをすべてひとつのサービス内で完結できるため便利ですが、導入側にランニングコストがかかる場合が多いです。
それに比べて請求書PDFを作成してメールやオンラインストレージにて共有する方法は、コストがかかりづらく比較的簡単に導入が可能となります。
取引先会社のルールによってはすぐにすべての請求書を電子化するのは難しい可能性もありますが、押印が必要なタイミングを減らしやすい施策だと言えるでしょう。
稟議の電子化
稟議をとおす際のハンコには、各部署の担当が確認と合意の意味合いで押印されている場合が多くなっています。
そのため確認や合意に関しての押印は「今までずっと押印という方法だったから」などの理由で続けられている場合が多く考えられるのではないでしょうか。
稟議の電子化サービスを使用すれば、必要箇所にWeb上で連絡をとり稟議サービス内で各担当の確認をとることが可能になるので、稟議の電子化は、形骸化されたハンコ文化を変えていくのに有効な施策です。
脱ハンコ文化を実現しテレワークを促進するためには？
脱ハンコ文化を実現させればテレワーク促進のきっかけになるでしょう。
しかし、脱ハンコ文化の達成だけで紙の書類のやりとりが従来のままであれば、出社の必要がでてきてしまいます。
出社の必要がない状態がテレワークには必要なので、ハンコ文化をなくすだけではすぐにテテワークへの移行は難しい可能性が高いのです。
脱ハンコ文化を実現しテレワークを促進させるには、書類の管理方法を変えていく必要性やペーパーレス化も進める必要があります。
テレワークを促進するためには、ハンコ文化をなくすと同時に脱ハンコをした書類やデータ化した書類を会社から離れた場所でも問題なく閲覧や取り出しができるシステムの導入が大切でしょう。
脱ハンコ文化とテレワークの促進にオンラインストレージ
脱ハンコを実現しテレワークを促進するには、オンラインストレージの利用が有効です。
契約書や請求書、稟議書などの量は膨大になる場合が多く、メールなどのやりとりだけでは管理が難しいうえに、各業務で異なる電子サービスを使っていると、資料を探すときに毎回別のサービスから探さなくてはならないため、非効率になります。
オンラインストレージを使用すると、さまざまな業務の資料を一箇所で管理できるため探しやすく、大容量ファイルでも圧縮や分割などすることなくそのまま保管できるので手間がかかりません。
オンラインストレージの「セキュアSAMBA」では、社内のみでなく社外の人とも資料の共有が可能で、フォルダごとに閲覧制限を設けられるため安心して使用が可能です。
脱ハンコ文化を達成したら、オンラインストレージを使用して書類管理をすることで、テレワークの促進を目指していきましょう。
