書類の電子化の例とは何か、電子化の目的はどのようなものなのかを把握していたり、考えることができていなければ適切な電子化はおこなえません。
また、電子化する書類によって簡単に電子化ができるものもあれば難しいもの、書類電子化に関する法律が関係するものもあります。
まずは書類の主な電子化の例と電子化の目的について理解したうえで電子化を進めるようにしましょう。
電子化の例とは？
電子化できる書類には、社内のやりとりのみで完結する書類や、顧客などに提示する書類、法律で電子化が認められている書類などがあります。
また、書類の電子化に関する法律で〈e-文書法〉と〈電子帳簿保存法〉の2つがあり、書類の内容によっては上記2つの法律に定められている内容を理解して電子化する必要があるのです。
ビジネスシーンでの電子化の例を見ていきましょう。
電子化の例：会議の資料や提案書
社内の会議資料や提案書などは、社内や取引先の人が確認などをするための書類なので、大きな弊害もなく電子化しやすい書類であると考えられます。
ミーティングなどで使用する際には、電子化した資料であれば個別の機器で書類内容の確認が可能なうえに、かさばることなく過去の書類も閲覧可能です。
社内で完結できる会議の資料や提案書は、電子化しやすい書類の大きな例であると言えるでしょう。
電子化の例：稟議書など社内文書
稟議書や各種申請書などの社内文書は、紙である必要が低いと考えられます。
社内文書を紙でやりとりしている企業の多くは、ハンコを押印する必要があるというのが主な理由であると考えられ、社内文書のハンコについては「確認」や「同意」の意味で使われることがほとんどです。
社内文書は社内で完結できる書類のため、システムを用いるなどすることで電子化しやすい例であると言えるでしょう。
電子化の例：パンフレットや事業案内
顧客に見せるためのパンフレットや事業案内は、電子化と相性のよい資料であると言えます。
資料が電子化されていると顧客が持っているデバイスに情報を送ることもできるため、紙の資料よりも紛失などの可能性が低く、顧客の好きなタイミングで資料を見返すことが可能になるのです。
パンフレットや事業案内は、電子化することで顧客の記憶に残りやすいことが考えられるため、営業の観点からも電子化するメリットを感じやすいと言えるでしょう。
電子化の例：国税や契約などに関する書類
文書を電子化することに関する法律のひとつであるe-文書法ですが、対象となる書類が決まっています。
- 税金関係書類や財務書類：請求書・納品書・見積書・契約書・注文書・領収書・会計帳簿など
- 決算に関する書類：損益計算書・賃借対照表など
- 企業関連の書類：取締役会や定款、株主総会の議事録など
大きく3つにわけると〈税金関係書類や財務書類〉〈決算に関する書類〉〈企業関連の書類となり、会社法・商法・証券取引法・法人税法などで保管が義務付けられているものが、電子化の該当書類になります。
上記に当てはまる文書に関しては法律に定められた要件を満たすことで、電子化ができる例だと言えるでしょう。
電子化する目的とは？
書類を電子化する目的は、主に「コスト管理」「業務効率化」「企業の発展」のためだと考えられます。
コストなどの目に見えて顕著に効果が現れるもののほかに、リスクの低減や仕事のしやすさなども企業の発展に欠かせない要素となるため、電子化をする大きな目的となります。
主な電子化の目的について、詳しく考えていきましょう。
電子化の目的：コスト削減
書類を電子化すると必然的に紙の使用が減少することから、紙代や印刷代などのコストの削減につながります。
また、物理的なコストの削減以外にも、紙の印刷や書類のファイリングから破棄までの管理に関わる人件費、郵送する際の郵便代、書類の内容により印紙代などの、直接目に見えづらいコストも削減になっているのです。
電子化の目的：業務効率化
電子化するとPC上で書類のやりとりがしやすくなり、他者と簡単にファイルの共有ができるようになります。
また、電子化した書類の管理方法を社内で統一させれば、必要書類が検索しやすくなると考えられるのです。
社内社外問わず情報を共有しやすいことや検索の精度が高まることは、時間短縮につながり業務効率化が図れると考えられるため、電子化する目的のひとつになるでしょう。
電子化の目的：セキュリティリスクの減少
紙の書類の状態であると、持ち運んだ際の紛失や汚損、経年劣化などで書類が破損する可能性が考えられ、セキュリティの脆弱性についての懸念がついて回ります。
電子化された書類であれば、PCやデータ・管理ソフトにパスワードをかけ、覗き見防止シートを貼るなどで、紛失や覗き見などへのセキュリティ対策につながるのです。
また、紙の書類と違って汚損や経年劣化の心配もありません。
書類の電子化はセキュリティリスクの減少という目的を達成しやすいでしょう。
電子化の目的：テレワークの促進
電子化した書類はPC上で作業が完結できるため、テレワークの促進につながりやすいと考えられます。
今後はさらに働き方の多様化が進むと予想され、テレワークの導入に消極的である企業は、働き手や場合によっては顧客にまでよい印象を与えない結果となりかねません。
テレワークの促進は企業の大きな課題と言えるので、テレワークの促進につなげることは、書類を電子化する大きな目的であると言えるでしょう。
電子化できない資料
書類の中には、電子化できないものが主に3つあります。
船舶の手引書などの〈緊急時に読解が可能な必要のある書類〉、免許証や営業許可証、建築許可証などの〈現物性の高い書類〉、そのほか〈条約の制限がある書類〉です。
紙や原本であることに大きな意味がある書類に関しては、電子化できない資料となっています。
また、そのほか条約の制限がある書類の代表として、不動産取引における書類が挙げられます。
不動産はひとつの契約に対して多くの書類の準備が必要になることから、書類の電子化を求める声が多く上がっていますが、不動産の契約は高額なやりとりが発生するために、〈宅地建物取引業法〉や〈借地借家法〉などの法令で、書面化することが義務付けられているのです。
そのため、重要事項説明書、マンション管理業務委託契約書面、定期借地契約、定期建物賃貸借契約書面など、不動産関連書類の多くは現状では電子化ができない資料となっています。
電子化の目的を達成するために必要なこと
電子化の目的を達成するために必要なポイントは、ふたつあります。
まず、電子化する目的を明確にすることです。
目的が明確になっていれば、電子化したい書類の優先順位がつけやすく、目的に対して効果的に電子化を進めていくことができます。
もうひとつは、電子化までの手順を理解して、ひとつずつ順番に沿って進めていくことです。
電子化までの大まかな手順は、以下になります。
- 社内の紙書類の把握
- 電子化できる書類の選定
- 書類の電子化の方法を検討
そもそも社内にどのような種類の書類がどれほどの量があるのかを把握します。
全体像の把握をすることは、電子化する書類を正しく選定することにつながり、目的と合わせて効率的に電子化を進めていきやすくなるでしょう。
電子化したい書類の〈電子化の方法〉については、運用しやすい方法を選ぶことや、保存期間の定めがある書類は電子帳簿保存法などで決められている保存方法に留意しながら、電子化の方法を決めるように注意してください。
電子化に役立つシステムやツールの具体例
紙を電子化する際に役立つシステムや、ツールの具体例を紹介いたします。
電子署名システム
電子署名システムとは、インターネット上で契約書などのやりとりができ、インターネット上の操作をもってして署名から契約完了までが進められるサービスです。
すべてをシステム上で完結させられるため、テレワークの促進や遠方に住んでいるような外部の取引先相手ともスムーズにやりとりをすることができるでしょう。
社内ワークフローシステム
社内ワークフローは手続きなどの業務を電子化できるシステムです。
稟議や申請書関係など、申請〜承認〜決済まですべての工程をシステム上で完結させられます。
社内ワークフローシステムを選ぶ際には、ログの管理やセキュリティについて、またスマートフォンなどのデバイスから使用できるかなどの操作感も確認し、会社に合うシステムを選ぶのがよいでしょう。
オンラインストレージ
ExcelやWordなどのデータ保存の資料や、PDF化したスキャナ保存の書類などの管理には、オンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージはインターネット上で書類を管理するシステムのため、データのバックアップ機能やシステム経路の暗号化などセキュリティ対策もしっかりとしているうえに、どこにいても書類の閲覧が可能となり効率的です。
電子化した書類はひとつの場所にまとめて保管をすること、必要書類の見つけやすさから業務効率化にもつながると考えられるでしょう。
電子化した書類や資料のスムーズな管理にはセキュアSAMBA
電子化した書類の管理で役立つ方法として、オンラインストレージを挙げました。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、書類のフォルダ分けや、フォルダの閲覧権限もユーザーごとに設定できるので、内部だけでなく外部の人とも資料を簡単に共有できます。
また、インターネット上でのファイル管理になるため、テレワーク時でも過去資料の閲覧や、現在の資料の格納から編集もセキュアSANBAひとつで対応可能です。
電子化した書類のスムーズな管理の実現には、ぜひセキュアSANBAを導入してみてはいかがでしょうか。
