実際に紙文化を廃止しようとするとさまざまな弊害がでてきて、なかなか進められないという企業も少なくはないでしょう。
紙文化が根強いのに紙文化をやめようとしても、そもそも紙文化廃止に否定的であったり、デジタル化への進め方がわからないなどの課題も多くあります。
しかし、日本企業に根強く残る紙文化をなくしペーパーレス化を進めることは、企業のさらなる発展において欠かせないものとなってきています。
そもそも紙文化とはなにか、紙文化が残っていることで考えられる弊害やペーパーレス化への課題を考えていきましょう。
紙文化とは？
紙文化とは、その名のとおり紙を使用して企業内の業務を進めていく文化です。
パソコンやスマートフォンの普及やデジタル化が進む以前は「紙で業務をおこなう」という選択肢以外はほとんどなかったので、企業が仕事を進めていくといえば紙を利用することが当たり前でした。
しかし、デジタル化が進み、書類の作成や管理、他社との契約関係などに紙が必要ない状態が多くなったものの、ペーパーレス化の促進に時間を割けない状態や、これまで紙文化で問題なかったからと、そのまま紙文化で業務をおこなっている企業も少なくありません。
実際に、紙文化から脱却しペーパーレス化を進めるには、紙文化をやめるメリットを理解する、紙文化をなくすことの課題をクリアする必要があるため、難しい取り組みではあります。
紙文化が根付いたままだと、紙文化に関わるさまざまなコストがかかり続けることや、内外部とのデータ共有のしづらさ、出社が必須になるのでテレワークが進まないなど、効率的な働き方や多様な働き方を実現することを妨げる要素になります。
企業の発展を見据えたときに、紙文化による弊害を強く感じる状態が考えられるため、紙文化は改善が必要な企業の問題として取り上げられるようになってきているのです。
企業の紙文化の弊害
紙文化が企業に及ぼす弊害には、コスト削減が進まない、テレワークが進まないなどのほかにも、さまざまな事柄が考えられます。
企業の紙文化の弊害について、詳しくみていきましょう。
コストの削減ができない
紙文化の目に見える弊害として、さまざまなコストがコンスタントにかかり続けることが挙げられます。
直接的なコストだと、紙代や印刷代、紙の書類を郵送するときの送料や場合によっては印紙代などが考えられます。
また、紙文化では物理的なコストだけでなく表に見えづらいコストもかかっており、紙を印刷し郵送などの手配、また書類のファイリングから管理、保存期限の切れた書類の破棄に関する時間はすべて人件費としてかかっているコストです。
紙文化の直接的なコストも人件費などの間接的なコストも、紙を利用し続けているとなくすことはできないのです。
書類を探すのが困難
紙文化が根付いていることで必ずついて回るのが、膨大な量の書類の保管です。
書類の種類によっては数年単位で保管が必要なものもあり、いざ数年前の資料の閲覧がしたいとなったときに、山のような資料からたった一つの必要書類を探すことは時間も労力も使うと予想されます。
紙文化が残っていては、過去の資料の探しにくさや見づらさなどから、企業の業務効率化の促進がしづらいと考えられるでしょう。
セキュリティの脆弱性への懸念
紙文化では紙という実体を動かす必要性があり、また誰の手でも簡単に移動できるという特徴があるため、セキュリティ面での脆弱性が懸念されます。
外出中に紛失や盗難となれば情報漏洩のリスクが高まり、PC上に保管していないような内容の書類だった場合には、書類の復旧は困難です。
また、紙の書類を保管している場所から、何者かによって重要な書類を抜き取られてしまってもすぐ気づくことができない状態も考えられます。
紙文化のセキュリティの脆弱性は、企業にとって大きなリスクになると言えるでしょう。
テレワークへ移行しづらい
日本政府はテレワーク導入企業の割合を増やしていく目標を明確に掲げているほどに、テレワークの導入は今後企業の発展にとって大きな鍵となり得ます。
働き方の多様化が図られる企業が増えてきたときに、テレワークの導入が進んでいないことは企業として世間一般的によい印象が生まれづらい可能性が高まると考えられます。
また、紙文化が残っているためにテレワークの促進ができないと、優秀な働き手からも選ばれない企業となる可能性が高まり、企業の発展にも影響を及ぼしかねないと言えるでしょう。
紙文化によるペーパーレス化の課題
いざ紙文化からペーパーレス化に移行しようと考えたとき、どのような問題が考えられるのでしょうか。
紙文化からペーパーレス化への課題について、考えていきましょう。
企業全体の意識改革が必要になる
紙文化の廃止は、その書類に関わる企業内すべての部署の理解や協力が得られないと進められません。
そもそも紙文化をなくしていくことの必要性をはじめ、本当は紙でなくてもよい書類の周知や紙文化廃止の進め方などのプレゼンが必要になります。
企業全体として紙文化の廃止についての意識改革をおこなう必要性があるのは、時間や労力のかかることだと考えられるため、紙文化からペーパーレス化へ移行する際の大きな課題と言えるでしょう。
ハンコ文化の見直しが必要になる
紙文化についてまわるのが、ハンコ文化です。
書類自体はデータで運用しているのに、ハンコの押印のために印刷している書類がある場合には、そもそもハンコを押印しない方法を考える必要性がでてきます。
法務省の「押印についてのQ&A」によると、書面の作成とその書面への押印は、特段の定めがある場合をのぞき、ハンコの押印は必要な要件ではないと明記されています。つまり実際には、他社との契約などの際に、押印をしなくても契約の効果に影響が生じない書類が多いのです。
紙文化と同時に日本企業に根強く残っているハンコ文化を見直す必要性があることは、紙文化促進の課題と言えるでしょう。
考え方によって紙文化への賛否がある
紙文化を廃止するということは同時に、書類のデジタル化を進める必要がでてきます。
デジタル化にはPCやタブレットなどの機器の利用が必須になるため、機械が苦手、紙のほうが見やすいなどの考え方を持っている人からは、紙文化の廃止に前向きな意見を得られない可能性があるのです。
また、新しいことを取り入れるために変化が起こるのが怖い、使いこなせるか不安など、慣れ親しんできたものを使っていきたいと思う人もいるかもしれません。
そういった人の心理的な抵抗を取り除いていく必要は、紙文化を進めるうえでの課題になるでしょう。
PCやタブレットなど機器の導入や機能向上が必要になる
紙文化をなくすと書類の電子化を考えることになります。
書類を電子化するためや、電子化した書類の閲覧や編集などには、ある程度専用の周辺機器やスペックを持っているPCやデバイスの用意が必要です。
長期目線でコストの削減になることや業務効率化の促進ができること、働き方改革の促進になる意識を持つとしても、周辺機器への投資のために一時的に大きなコストがかかる可能性があるのは、ネックになる場合もあるでしょう。
紙文化に替わるシステムの導入が必要になる
いままで紙で運用してきた書類を廃止するとなれば、紙文化に替わるシステムの導入が必要になります。
必要なシステムは書類の内容によって異なりますが、以下のシステムの導入などを検討すると良いでしょう。
- 電子印鑑
- 電子署名
- 電子ワークフロー
- 電子請求書発行システム
- オンラインストレージ
システムの導入には検討する時間や労力、初期費用などのコストがかかるため、ペーパーレス化促進に関する課題だと感じる場合もあるでしょう。
紙文化が根強いとデジタル化や効率化が進まない
紙文化は扱い慣れているから業務を進めやすいと感じることや、いままで問題なく仕事を進めてこられたので、わざわざ変える必要はないという意見もあります。
しかし、根強い紙文化のせいでデジタル化が進まないと、コストがかかり続けること、働き方の多様化にも乗り遅れる可能性、そして企業全体の効率化が進まない原因になりうるのです。
紙文化をやめてペーパーレス化するにはさまざまな課題がありますが、紙文化を続けることの弊害を考慮し、ペーパーレス化を進めていくことで、企業としてのさらなる発展につながる可能性が高まります。
いきなりすべての紙をペーパーレス化しようとせず、少しずつでも進めることで、紙文化からペーパーレス化を実現させやすいでしょう。
また、ペーパーレス化した書類は保管場所を明確にするかつ安全に保管できるシステムを選ぶことが、業務効率化への近道となります。
オンラインストレージの「セキュアSAMBA」を利用して、安全かつ企業全体で効率のよい書類管理を実現させてはいかがでしょうか。
