仕事で使うファイル共有をメールでしている方は非常に多いでしょう。
しかし、メールによるファイル共有は、サーバーやメールボックスを圧迫する点や、誤送信のセキュリティリスクの観点から望ましくありません。
ファイル共有をメールでおこなう問題点や、社内・社外別におすすめのファイル共有方法を解説します。
「メールでファイル共有をする際に時間がかかる」「効率のよいファイル共有方法を探している」という方は参考にしてください。
ファイル共有をメールでおこなう問題点
ファイルの共有をメールでおこなう場合、主に以下の5点が問題となります。
- 最新版がどれかわからなくなる
- 誤送信のリスクがある
- ネットワークに負荷がかかる
- 受信者のメールボックスを圧迫する
- 社内のサーバーを圧迫する
それぞれの問題点について詳しく見ていきましょう。
最新版がどれかわからなくなる
メールでファイルを共有する場合、受信者側でファイルをダウンロードし、そのファイルをさらに編集するといったことはよくあります。
その場合、タイトルなどで工夫しない限り、どのファイルが最新版か、または正しい版なのかわからなくなる可能性があるのです。
似たようなファイルが社内サーバー内にいくつもできることになり、検索性の低下にも繋がります。
誤送信のリスクがある
メールでファイル共有をする場合、誤送信のリスクがある点も問題でしょう。
逆に、送るべき人が漏れており、必要な人に必要なファイルが届かないこともあります。
機密情報などを誤送信してしまった場合、会社の信用が低下したり取引先に迷惑をかけたりする可能性があり危険です。
メールでファイル共有をしている以上、誤送信のリスクは避けて通れません。
ネットワークに負荷がかかる
3MBを超えるような大容量ファイルは、メールで共有する際ネットワークに大きな負荷をかけてしまいます。
ネットワークに大きな負荷がかかることで、会社全体のメールやネットワーク速度が低下することもあるでしょう。
また、メールの容量制限によってそもそも大容量ファイルを送信できない企業も存在します。仮に送信できたとしても、受信側の設定によってはメールが受信できないこともあります。
受信者のメールボックスを圧迫する
メールでファイル共有をおこなうと、受信者のメールボックスを圧迫します。
ほかのメールが受け取れなくなったり、古いメールを削除して新しいメールを受信する手間が増えたりと、効率的ではありません。
メールの相手が取引先の場合、メールのやりとりに手間がかかる相手として悪い印象に繋がる可能性があります。
社内のサーバーを圧迫する
ファイルを社内でメール共有する場合、受信者が各々ファイルをダウンロードして保存します。
社内のファイルサーバー内に同じファイルが複数保存されることになるため、サーバー容量を無駄に圧迫する原因といえるでしょう。
ストレージコストの観点から見て望ましくありません。
ファイル共有をメール以外でする方法：社内編
メール以外でファイルを共有する方法をご紹介します。
特に、オンラインストレージは導入コストやハードルが低くおすすめのツールです。
ファイルサーバー
ファイルサーバーとは、その名のとおりファイルの保存や共有を目的としているサーバーのことです。
専用サーバーやレンタルサーバーを用いて、ファイルの共有や保存を可能にします。
ファイルサーバーによるファイル共有は、導入時のコストが高い点や導入に時間がかかる点はデメリットですが、セキュリティを自社に合わせて設計できるなどカスタマイズ性が高い点がメリットです。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールのことです。
コミュニケーションとファイル共有が一つのツールで叶う点や、メールと違って大容量ファイルも共有できる点がメリットです。
ビジネスチャットでは、コミュニケーションの相手ごとにチャットルームが作成されるため誤送信のリスクも軽減できます。
NAS（ネットワークHDD）
NASとは、Network Attached Storage（ネットワーク接続型ストレージ）の略称で、ネットワークに接続できるハードディスクのことです。
LAN接続をすることでファイルサーバーと同じように使うことができます。複数のPCで同時に使える外付けハードディスクというとイメージしやすいでしょう。
NASは、ファイルサーバーと違って専用ソフトのインストールが不要なため、手軽に導入できる点も魅力です。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上でファイルを保存・共有できるサービスのことです。クラウドストレージとも呼ばれています。
インターネットに接続できる環境があれば、端末や場所を選ばずに利用できます。
また、ファイルサーバーやNASと異なり、物理的な準備が必要ないため導入のハードルが低い点もメリットです。
必要な容量が増えた場合には、プランをアップグレードするなどして柔軟に容量アップができます。
ファイル共有をメール以外でする方法：社外編
社外とファイル共有をする際には、ファイルサーバーやNASのような閉じた環境だけでは不十分です。
社外とのファイル共有におすすめの方法を3つご紹介します。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスとは、Webサイトを利用してファイル共有をおこなうサービスです。
Webサイトに共有したいファイルをアップロードして共有リンクを生成し、その共有リンクを相手に共有して相手にダウンロードしてもらうことによってファイル共有をおこないます。
相手が新たなサービスを導入したり会員登録したりする必要がないため、普段はメールでコミュニケーションをとっているものの、メールでは大容量ファイルが送れなくて困っているという人におすすめです。
無料で利用できるものもありますが、セキュリティ面などを考慮すると有料版を利用するほうが安全です
。
ビジネスチャット
先ほどもご紹介したとおり、ビジネスチャットはビジネス用に設計されたチャットツールです。
ビジネスチャットは、メールと違ってやりとりが複数回にわたっても内容を把握しやすく、会話のようなテンポ感でやりとりできるため、社外の人とコミュニケーションをする機会が多い人におすすめです。
ビジネス用に設計されているためセキュリティレベルが高く、セキュリティを気にするクライアントとのやりとりにも安心して利用できます。
オンラインストレージ
先ほどもご紹介したとおり、オンラインストレージはインターネット上でファイルを保存・共有できるサービスです。
アクセス権限を自由に設定できるため、特定のフォルダを取引先とのファイル共有に利用することもできます。
セキュリティの高い状態で手軽に取引先とファイル共有がしたいという人におすすめです。
オンラインストレージのセキュアSAMBAでは、アプリをインストールしなくても専用Webサイトにアクセスすることで簡単にファイル共有ができます。
また、ファイル転送サービスのようにメールやビジネスチャットなどで共有リンクを送信し、ファイル共有をおこなう方法も可能です。
ファイル共有はメールよりオンラインストレージ
メールによるファイル共有は、大容量ファイルが共有できない点や誤送信のリスクがある点において望ましくありません。
安全かつ効率的にファイル共有をおこなうためには、メール以外のファイル共有方法を検討する必要があります。
メール以外のファイル共有方法の中でも、オンラインストレージは導入時のコストやハードルが低いため特におすすめです。
オンラインストレージのセキュアSAMBAでは、通信の暗号化やアクセス権限の設定など8つのセキュリティが標準搭載されており、安全な状態で簡単にファイル共有ができます。
また、ローカルフォルダと変わらない操作感なので、誰でも簡単に利用できる点も魅力です。
メールでのファイル共有を不便に感じているのであれば、中小企業に一番選ばれているオンラインストレージ「セキュアSAMBA」の導入をご検討ください。
