オンラインストレージやクラウドストレージは、テレワークの効率を格段に上げるツールのひとつです。
テレワークでオンラインストレージを使うことで、大容量ファイルが簡単に共有できたりバックアップ環境が構築できたりなど、さまざまなメリットがあります。
企業にとっても、オンラインストレージは、導入・運用コストが安く、メンテナンスの必要がないため使いやすいツールです。
テレワークでクラウドストレージ・オンラインストレージを使うメリット、オンラインストレージの選び方、テレワークに便利なオンラインストレージの機能を紹介します。
テレワークに便利なオンラインストレージ・クラウドストレージの基本機能
オンラインストレージやクラウドストレージとは、インターネット上でファイルを保存・共有できるサービスのことです。
なお、オンラインストレージとクラウドストレージはほとんど同じ意味で使われています。
オンラインストレージの基本機能としては主に以下のとおりです。
- インターネット上にデータやファイルを保存・共有できる
- 自動保存・自動同期ができる
インターネット上に仕事で使うファイルなどを保存できるため、インターネット接続ができる環境であれば自宅や営業先などオフィス以外でも仕事ができます。
そのため、オンラインストレージを活用すれば、どこにいても簡単に必要なファイルにアクセスでき、テレワークでもオフィスと変わらない業務効率を実現できるのです。
自動保存・同期が可能なため、出社した際にテレワークで更新したファイルを社内サーバーにダウンロードして、古いバージョンを削除するといった手間もかかりません。
ファイルやデータを安全かつ迅速にやりとりする必要性があるテレワークではオンラインストレージを活用するとより効果的に働くことができるでしょう。
テレワークでオンラインストレージ・クラウドストレージを使うメリット
テレワークでオンラインストレージ・クラウドストレージを使う主なメリットをご紹介します。
- どこからでもアクセスできる
- 導入しやすい
- PCの性能に左右されない
- バックアップ環境が構築できる
- 大容量ファイルの共有ができる
それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
どこからでもアクセスできる
テレワークでオンラインストレージ・クラウドストレージを利用する最大のメリットは、どこからでもアクセスできるという点でしょう。
オンラインストレージを活用すれば、オフィス・自宅・営業先・カフェなどインターネット環境があればどこからでもアクセスできるので、テレワークの業務効率化に最適です。
オンラインストレージ内のファイルは複数端末からの同時作業も可能なため、リモート会議で話しながら同時に作業を進めるといった使い方もできます。
導入しやすい
オンラインストレージ・クラウドストレージは、ファイルサーバーなどのファイル共有方法と比較して、導入コストが安く、サーバーなどの機器をそろえるといった物理的な準備の手間がかからないという点もメリットです。
特に、テレワークにおいてはテレワークに使用するPCやヘッドセットなど、ほかのデバイスを準備する必要があるため、コストを抑えてファイル共有システムを構築できるのは嬉しいポイントです。
また、オンラインストレージはアップデートも自動でおこなわれるため、運用面においても手間がかかりません。
オンラインストレージの料金プランは、容量によって変わるものと利用人数によって変わるものの2つがあります。
どちらのプランにしても利用状況に応じて柔軟に運用できる点も魅力のひとつです。
PCの性能に左右されない
テレワークでは、社員が個人のPCやオフィスより性能の低いPCを使用する可能性があり、PCの性能や容量によってはファイルがダウンロードできないなど、仕事に影響が出る可能性があります。
オンラインストレージを利用すれば、必要な容量に応じてプランを変更するなどで柔軟に対応できるため、PCの性能に左右されません。
また、個人PCや自宅のWi-Fiを利用する場合、セキュリティも気になるところです。
その点、セキュリティが強固なオンラインストレージであれば、通信の暗号化やアクセス制限などの機能がそなわっているため安心できます。
バックアップ環境が構築できる
オフィス環境でないテレワークでは、PCの故障などによってデータが消失することも考えられます。
特に、子どもがいる家庭では、子どもがPCを触ってデータを消してしまうなど予期せぬトラブルが起こることもあるでしょう。
オンラインストレージを利用すれば、ファイルが自動で保存・同期されるため、万が一データが消えるトラブルがあっても安心です。
大容量ファイルの共有ができる
テレワークでは大容量ファイルの共有方法も課題です。
例えば、社内サーバーにアクセスできない場合、オフィス出勤している社員に大容量ファイルをメールで送ってもらおうと思っても、容量制限などによりファイルが共有できないことがあります。
しかし、オンラインストレージを活用すれば、自宅や外出先からでも簡単に大容量ファイルにアクセスでき、大容量ファイルの共有に手間がかかりません。
画像や動画、表計算ソフトなど大容量ファイルを頻繁に使う人にとっては必須のツールといえるでしょう。
テレワークで使うオンラインストレージ・クラウドストレージの選び方
テレワークで使うクラウドストレージ・オンラインストレージの選び方を3つのポイントにもとづいて解説します。
データ容量は適切か
データ容量が適切でないと、スムーズにファイルの保存・共有ができません。
現状のデータ容量だけでなく、将来的にデータ容量が増える可能性も考慮して容量の上限をしっかりと確認しておきましょう。
また、保存できるデータ容量だけでなく、アップロード・ダウンロード時の最大サイズについても確認が必要です。
特に、テレワーク下で大容量ファイルを頻繁に共有する場合、アップロード・ダウンロードできるサイズが小さいとファイル共有に時間がかかってしまいます。
自社のファイル共有の頻度や種類に応じて、アップロード・ダウンロード時のサイズについても確認しておきましょう。
セキュリティ対策は万全か
オンラインストレージ・クラウドストレージのセキュリティ対策は必ず確認すべき項目です。
- SSLに対応しているか
- 定期的なウイルスチェックがあるか
- ログ機能がついているか
- アクセス制限ができるか
上記の項目を中心に、オンラインストレージ・クラウドストレージのセキュリティレベルを確認しましょう。
特に、テレワークでは、セキュリティレベルの低い個人PCや自宅Wi-Fi、公衆Wi-Fiを利用する可能性があります。
万が一、情報漏洩などが発生した場合、会社の信用問題に発展してしまうこともあるため、オンラインストレージ・クラウドストレージのセキュリティ対策についてはしっかりと確認しましょう。
操作は簡単か
オンラインストレージ・クラウドストレージは、操作が簡単かどうかも大切なポイントです。
特に、オフィスのように周囲の人に使い方を聞くことができないテレワークでは、操作が複雑なオンラインストレージは業務効率低下の要因になります。
簡単で直感的に利用できるオンラインストレージ・クラウドストレージを選ぶようにしましょう。
テレワークで使うオンラインストレージならセキュアSAMBA
テレワークでもオフィス勤務と変わらない業務効率を実現するには、オンラインストレージ・クラウドストレージが欠かせません。
データ容量・セキュリティ対策・操作性の3つのポイントを意識して、自社に合ったオンラインストレージ・クラウドストレージを選びましょう。
安全で操作が簡単なオンラインストレージとして「セキュアSAMBA」をおすすめします。
セキュアSAMBAは、中小企業に最も選ばれているオンラインストレージで、8つのセキュリティ対策が標準搭載されており、テレワークでも安心して利用できます。
また、ローカルフォルダと変わらない操作感なので、誰でも簡単に利用できる点もメリットです。
テレワークで使うオンラインストレージ・クラウドストレージをお探しの方は、ぜひセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
