新しい働き方が増えてきているなかで、テレワークを導入する企業が増えています。
そのような中、テレワーク中のファイル共有・ファイル管理方法は、テレワークにおける課題のひとつです。
テレワークにおけるファイル共有・ファイル管理方法は複数あります。
その中でもオンラインストレージを使ったファイル共有・ファイル管理は、導入しやすく運用コストも抑えられるためおすすめです。
テレワークにおけるファイル共有・ファイル管理とは？
そもそもファイル共有・ファイル管理とは、それぞれ以下のような意味です。
| ファイル共有 | 複数のコンピュータやユーザー間でファイルなどを共有すること
コンピュータ内のフォルダを共有する方法とインターネットを通じてファイルなどを共有する方法の2種類がある |
| ファイル管理 | アプリやソフトウェア、サービスをもちいて文書の保存や編集作業の管理をおこなうこと
フォルダを階層ごとにわけたり、グループごとにフォルダを作成したり体系的に管理できる、アクセス権限の設定も可能 |
テレワークにおけるファイル共有・ファイル管理も上記と同じ意味です。
オンラインストレージやファイルサーバーなどは、ひとつのツールでファイル共有・ファイル管理の両方ができるため、言葉の意味を混同しやすくなります。
両者は本来異なる意味であることに注意しましょう。
テレワークにおけるファイル共有・ファイル管理方法
テレワークにおけるファイル共有・ファイル管理方法は、主に以下の5つです。
- VPNの利用
- NASの利用
- ファイルサーバーのクラウド化
- ビジネスチャットの活用
- オンラインストレージの利用
ツールによってはファイル共有しかできない場合もあるため、用途に応じて使い分ける必要があります。
VPNの利用
VPNとは「Virtual Private Network」の略称で、日本語では仮想プライベートネットワークと訳されます。
接続したい拠点に専用のルータを設置し、通常のインターネット回線を利用して仮想の専用回線を作り、拠点間をつなぐものです。
テレワークにおいては、オフィスと自宅などを接続し、自宅からでも社内サーバーに接続できるようになります。
あらかじめ決められたユーザーしかVPNを使うことはできないため、テレワークでも安全な状態で社内サーバーにアクセスすることが可能です。
テレワークでも社内サーバーに通常どおりアクセスできるため、オフィスで使うときと同じようにファイル管理・ファイル共有ができます。
VPNの主なデメリットとしては、多くのユーザーが利用している場合に通信速度が低下する、VPN経由のアクセスを遮断しているWebサイトやアプリにアクセスできなくなる可能性があるといったものが挙げられます。
NASの利用
NASとは「Network Attached Storage」の略称で、日本語ではネットワークハードディスクと訳されます。
LAN接続をすることでファイルサーバーと同じように使うことができ、ファイル管理・ファイル共有の両方をおこなえます。
複数のPCで同時に使える外付けハードディスクというとイメージしやすいでしょう。
テレワークにおいてNASを利用するには、先ほどご紹介したVPN接続の設定が必要です。
なお、最近ではクラウドサービスと同期できるNAS製品も登場しています。
オフィス勤務の社員はNASを利用し、テレワークの社員はクラウドを利用するという使い分けもおすすめです。
テレワークでNASを利用する際のデメリットとしては、VPN接続を利用する場合に通信速度が低下する点やNAS本体とクラウドの同期にタイムラグが生じる点などが挙げられます。
ファイルサーバーのクラウド化
ファイルサーバーのクラウド化は、オンプレミスで構築しているファイルサーバーをクラウドサービスに移行するという手法です。
ファイルサーバーをクラウド化することで、インターネット接続があればどこからからでも社内サーバーにアクセスでき、テレワーク中でもファイル管理・ファイル共有の両方が可能になります。
メリットとしては、サーバーの物理的な管理やネットワークの保守・運用をクラウドを提供している会社に一任できるため、オンプレミス型のファイルサーバーと比較して保守・運用の手間が省ける点です。
デメリットとしては、ファイルサーバーをクラウド化する時間と手間がかかる点や、クラウドサービス上で構築したファイルサーバーに関しては運用の手間がかかる点などが挙げられます。
ビジネスチャットの活用
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールのことです。メールと違って大容量ファイルを簡単に共有できます。
ビジネスチャットは、コミュニケーションとファイル共有がひとつのツールで済ませられる点がメリットです。
また、ビデオ通話機能やタスク管理機能など、テレワークに役立つ機能が多く搭載されています。
一方、階層にわけてフォルダを構築したりファイルごとにわけて保存したりはできないため、ファイル管理機能はほかのツールと比べて不十分といえるでしょう。
オンラインストレージなどのファイル管理ツールと併用することをおすすめします。
オンラインストレージの利用
オンラインストレージとは、インターネット上でファイルの保存・共有ができるサービスのことです。
インターネットが接続できる環境であればどこからでもアクセスできるため、テレワークにおけるファイル管理・ファイル共有方法として最適です。
導入が簡単で、VPN接続やNASのように物理的な機器を準備をする必要がありません。
オンラインストレージサービスに申し込むだけですぐに利用できます。また、導入・運用コストが抑えられる点もメリットです。
デメリットとしては、セキュリティが強固なものを選ばないと不正アクセスやウイルス感染、情報漏洩などを許す危険性があるということです。
テレワークで利用する場合は、法人向けの有料オンラインストレージを利用すれば安心して利用できるでしょう。
テレワークでのファイル共有・ファイル管理ツールの選び方
テレワークで利用するファイル共有・ファイル管理ツールを選ぶポイントをご紹介します。
利用目的や用途を考える
まずは「何のためにツールを使うか」「どのようにツールを使うのか」といった利用目的・用途を考えることから始めましょう。
長期保管・共有・転送など、企業によって利用目的・用途は異なります。
長期保管をするのであれば、ファイル管理機能が充実したツールを選ぶべきです。
一方、スピーディーなファイル共有や転送を求めるのであれば、ビジネスチャットのような手軽なコミュニケーションツールを選ぶのも一つの手です。
取り扱うファイルの機密性を考える
続いて、取り扱うファイルの機密性についても検討しましょう。
機密情報を取り扱う可能性がある場合は、多少コストがかかってもセキュリティが強固なツールを選ばなければいけません。
特にテレワークでは、セキュリティレベルの低い個人PCや自宅Wi-Fi、公衆Wi-Fiを利用する可能性も多いにあります。
セキュリティが強固なファイル管理・ファイル共有ツールを選びましょう。
トライアル期間で使用感を確認する
トライアル期間が設けられている場合は、使用感を必ず確認しましょう。
操作が複雑なツールは、ファイル管理・ファイル共有の効率を低下させる要因になります。
特に、テレワーク中はオフィス勤務と違って使い方をすぐに聞くことができないため、誰でも簡単に利用できるツールを選ぶことが大切です。
テレワークにおけるファイル共有・ファイル管理ならセキュアSAMBA
テレワークにおけるファイル管理・ファイル共有ツールやその選び方を解説しました。
ファイル管理・ファイル共有の目的や用途を考えて、自社に合ったツールを選ぶようにしましょう。
導入しやすく、セキュリティが強固なファイル管理・ファイル共有ツールとして、中小企業に最も選ばれているオンラインストレージ「セキュアSAMBA」が適しています。
セキュアSAMBAは8つのセキュリティ対策が標準搭載されているため、テレワーク中でも安心して利用できます。
また、ローカルフォルダと変わらない操作感なので、PCが苦手な社員でも簡単に利用できる点もメリットです。
テレワークにおけるファイル管理・ファイル共有ツールをお探しの方は、安全・簡単に使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
