メールにファイル添付をして、作成した資料やデータを共有するということはビジネスシーンではまだまだ多く利用されています。
また、メールにファイル添付をする際にはそれとわかるようなマナーを意識した文章の作成も求められます。
メールにファイル添付をする際の例文とメールでファイル添付をするリスクなどを理解して、適切なメールでのファイル添付方法とメールに代わるファイル共有方法についても考えていきましょう。
メールにファイル添付をするときのビジネスマナー
まず、メールにファイル添付をする際に守るべき基本的な3つのマナーを確認していきましょう。
- ファイルを送付する旨を件名・本文に記載する
- 添付ファイルに関する問い合わせ先を明記する
- ファイルの添付忘れに注意する
メールに限らずマナーあるコミュニケーションは、ビジネスにおける信頼構築にもつながります。
ファイルを送付する旨を件名・本文に記載する
ファイル添付したメールを送る際には、添付ファイルがあることが受信者にわかりやすいよう、メールの件名と本文に記載します。
何の説明もせずに送信すると、添付ファイルを見落とされてしまう可能性があります。
メール内では、ファイルが添付されている旨に加え、どのような内容のファイルなのか簡単な説明を加えておくのが望ましいです。
受信した人はファイルが送られてきた趣旨を再認識できますし、ファイルの開封を促すことにもつながります。
また、添付ファイル開封によるウイルス感染などのセキュリティ面での不安を与えない配慮にもなります。
添付ファイルに関する問い合わせ先を明記する
ファイル添付したメールには、添付ファイルに関して質問などがある場合の問い合わせ先を記載します。
問い合わせ先が送り主本人である場合も、受信した人が迷わないようあえて明記するよう心がけることで、丁寧なコミュニケーションになります。
ファイルの添付忘れに注意する
ファイルを添付するのを忘れて送信してしまうミスはよく起こりがちです。
送信前の十分な確認が大切なのはもちろんですが、対策としてメール本文を作成する前にファイルを添付する習慣をつけることも効果的です。
それでも添付を忘れて送信してしまったら、速やかに添付漏れがあったことをお詫びする簡潔なメールを作成し、ファイルを添付して再送しましょう。
また、対象のファイルと異なるファイルを誤って添付してしまうミスにも注意が必要です。
送信したファイルの内容によってはトラブルに発展したり、混乱を招いたりするおそれがあります。
送信前にはメールに添付したファイルを開き、誤りがないことを確認しましょう。
メールにファイル添付をする際の注意点
メールに添付するファイルに関連して注意すべき5つのポイントについて解説します。
- 添付に適した容量に圧縮する
- 相手の環境に合わせたファイル形式で送付する
- 内容の分かりやすいファイル名をつける
- セキュリティに注意する
- 適切な宛先が設定されているか確認する
受信者の立場に立ったファイルのやり取りができるよう、基本的な注意点を理解しておきましょう。
添付に適した容量に圧縮する
添付ファイルの容量が大きい場合、受信できなかったり、受信側のPC容量を圧迫して不快感を与えたりすることを防ぐため、zipファイルに圧縮します。
一般的に2〜3MBを超えるファイルはメール添付に適さないとされていますので、適切に圧縮しましょう。
複数ファイルを送信する場合にもzipへの圧縮は効果的です。
たくさんのファイルが添付されていると、開封に手間がかかりますし、見落としにもつながります。
フォルダを整理してzipファイルにまとめておけば、1回の操作でダウンロードが完了するので、受信する人に親切です。
しかし、ファイルによっては圧縮しても容量オーバーになることもあります。そのようなときに便利なのがオンラインストレージです。
クラウド上にファイルを保存し、URLやパスワードを相手に送れば、容量を気にすることなく目的のファイルを共有することができます。
大容量のファイルを転送できる無料のサービスも利用できますが、セキュリティ面を考慮すると、信頼できるオンラインストレージの利用が望ましいと言えます。
メール以外のファイル共有方法を用いる際には、使用に問題がないか受信者に事前に確認をとりましょう。
相手の環境に合わせたファイル形式で送付する
受信側のPC環境によっては、添付ファイルを開封したときにレイアウトが崩れることがあります。
特にOSの異なるPCにファイルを送信する場合には注意が必要です。
ファイル形式に関して心配がある場合は、どのような形式なら問題ないか事前に相手に確認しておくか、ファイルに崩れがあるときには連絡をもらえるよう送信時に依頼しておくことを心がけましょう。
内容の分かりやすいファイル名をつける
添付ファイルのファイル名は、開封しなくてもどのような内容のファイルなのか把握できる名前に設定しましょう。
受信者がファイルをダウンロードしてPCに保存する際にも管理しやすくなります。
ファイル名をつけるときのポイントは、送信者とバージョン（日付など）がわかるようにしておくことです。
例えば「○○資料_（株）△△_2022.04.21」のように名前をつければ、いつ誰から送られてきた資料かが一目でわかり、新しいファイルを後から送付する場合にも混同を防ぐことができます。
セキュリティに注意する
メールへのファイル添付は情報漏洩のリスクを伴います。
そのため、セキュリティ上厳しく管理すべき内容のファイルをメールに添付することは避けましょう。
セキュリティ対策としてファイルを暗号化する方法がとられることがありますが、特にパスワード付きzipファイルは安全性が脆弱であるとして利用は禁止されつつあります。
代替策として、信頼できるオンラインストレージの利用を検討することも大切です。
適切な宛先が設定されているか確認する
メールの宛先が正しく設定されていることを送信前に十分確認しましょう。
特にファイル添付のあるメールは、不適切な宛先に誤って送信してしまうと、ファイルの内容によっては大きなトラブルになるおそれがあります。
To／Cc／Bccの使い分けにも留意が必要です。
Toには主な宛先を、Ccには主な宛先ではないが情報を共有したい宛先を設定します。
ToとCcに設定した宛先はメール受信者全員に明らかになります。
一方、Bccに設定した宛先はほかの受信者には見えません。
例えば取引先とのやり取りを上司に共有する際などに便利ですが、相手に不信感を与えないよう使い方に注意しましょう。
メールにファイル添付をするリスクやトラブル
メールへのファイル添付に関連するマナーや注意点に十分配慮しても、残念ながらリスクやトラブルを完全に防ぐことはできません。
また、そもそもメールでのファイル添付はリスクが高いと言えど、メールでファイル添付をしなければいけないという方もいるでしょう。
リスク以外によく見られるトラブルには、例えば以下のようなものが挙げられます。
- 添付ファイルが破損している
- 添付ファイルを開くためのパスワードがわからない
- 添付された資料が文字化けしている
メールへのファイル添付に伴うリスクやトラブルについて理解した上で、適切にファイルのやり取りを行いましょう。
添付ファイルが破損している
受信された添付ファイルを開封しようとするとファイルが破損しているという内容のメッセージが表示され、開くことができない場合があります。
原因は、拡張子の誤りなどのほかに、送信側と受信側のOSの違いなど互換性によるものや、ソフトのセキュリティ対策が働きファイルがブロックされているケースなどが考えられます。
ファイルの破損が起きた場合は、ファイル形式を変更して再送したり、受信側でセキュリティ設定を変更してもらったりすることで解消できる場合もありますが、コミュニケーションが煩雑になるためできるだけ避けたいトラブルです。
添付ファイルを開くためのパスワードがわからない
添付ファイルに開封時のパスワードを設定して送信した場合、受信した人がパスワードを紛失すると開くことができなくなります。
ファイル送信時には「パスワードは別メールで送信します」などの一言を付け加えてファイルを送信すると親切です。
しかし、パスワードで保護されたファイルでもメールに添付して送信する限り、外部から情報が読み取られるリスクを伴うことを理解しておくことが必要です。
また、パスワードを別メールで送信する行為自体もセキュリティ上は何の意味がないということも理解しておきましょう。
添付された資料が文字化けしている
メールへのファイル添付においては、送信側では正常に表示されている文字が、受信側で文字化けすることがあります。
この問題はファイル名に日本語や機種依存文字が使われているときや、メールソフトの文字コードの設定が送信側と受信側で異なるときなどに発生します。
ファイル名やファイル形式の変更、zipへの圧縮、文字コードの変更などで対処できることもありますが、円滑なやり取りの妨げになり、送信者と受信者それぞれにとってストレスになってしまいます。
メールでファイル添付をする際の例文
メールでファイル添付をする際の例文をご紹介します。
ビジネスマナーや注意点に配慮すると、例えば以下のような文が出来上がります。
【件名】
〇〇の見積書を送付いたします【本文】
〇〇株式会社
営業部 〇〇様平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
このたびご依頼いただきました〇〇製品の見積書を添付（PDFファイル）にてお送りいたします。
ご査収くださいますよう、どうぞよろしくお願いいたします。——————————————————————-
添付ファイル名：
見積書（〇〇製品）_（株）△△_2020.04.21.pdf
——————————————————————-ご不明な点がございましたら、本メールにご返信くださいますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。++++++++++++++++++++++++
株式会社△△
営業部 △△
E-mail: aaa@aaa.com
TEL: 000-0000-000
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メールのファイル添付をするよりオンラインストレージ
メールへのファイル添付は手軽で一般的な情報共有方法ではありますがリスクが高い行為でもあり、さまざまなビジネスマナーや注意点に配慮しなければいけない手間がかかるものでもあります。
また、不適切なファイルのやり取りによるトラブル、セキュリティ上のリスク、煩雑なコミュニケーションなどが発生する可能性を踏まえた上で利用しなければなりません。
手軽さの反面、デメリットも合わせ持つメールへのファイル添付に代わり、オンラインストレージが有効活用されるようになってきています。
オンラインストレージを利用すると、容量やメールソフトの違いを気にすることなく、送信時の情報漏洩などのリスクを回避しながら、ファイルを共有することができます。
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