ペーパーレス化がテレワーク促進につながる理由は、ペーパーレス化した書類がPC上で管理や閲覧がしやすくなるからです。
ペーパーレス化の実現ができているのであれば書類は電子化されているはずですので、オンラインストレージなどのインターネット上で書類管理できるサービスの導入やデータとしての共有が簡単におこなえるので、テレワークでも業務が進められるようになります。
テレワーク促進を考えるうえでペーパーレス化が有効であると理解はできるものの、ペーパーレス化しないとテレワークができないのかと疑問に思う方もいるかもしれません。
ペーパーレス化がテレワーク促進につながる理由を深く掘り下げ説明するとともに、テレワークにおいてペーパーレス化の必要性についても解説します。
ペーパーレス化はテレワーク促進に必要
ペーパーレス化はテレワークの促進に必要な対策です。
そもそも内閣府男女共同参画局の「テレワークの定義等について」という資料には、テレワークの定義は下記の内容が記載されています。
「テレワークは自社建物から離れた状態でも、通信ネットワークを使用し自社建物内で勤務をしているのと変わらない作業環境で業務を進められる状態」と定義されています。
ペーパーレス化ができていない状態でテレワーク促進をしていくと、テレワークをしたとしても業務に必要な書類の閲覧や共有を簡単にすることができません。
そうであれば、テレワークの定義とされる、自社建物内での業務と変わらない作業環境とはほど遠く、円滑に業務ができない結果になり適切なテレワーク運用とはいえなくなるのです。
また、テレワークをする際に必要な書類が閲覧できる状態でないと、資料閲覧のために会社へ足を運ぶことになり、テレワーク促進を阻む状態になると考えられます。
会社から離れた場所でも「資料の閲覧などができる状態が必須」なテレワークにはペーパーレス化は必要であると結論づけられるでしょう。
ペーパーレス化でテレワークが促進する理由
ペーパーレス化はテレワークという働き方の性質に必要不可欠なため、テレワークが促進しやすいと考えられます。
ペーパーレス化でテレワークが促進する理由を考えていきましょう。
場所を問わず資料の閲覧ができる
ペーパーレス化を考えたときに、セットでおこなわれるのが書類の電子化です。
ペーパーレス化から電子化された書類は、PCでの管理が容易にできるようになります。
オンラインストレージなどのネット上で書類管理する方法を取り入れれば、PCやスマートフォンなどから必要書類の閲覧や編集ができるのです。
場所を問わず資料の閲覧ができることは、テレワークが促進する大きな理由となるでしょう。
セキュリティ対策の強化になる
テレワークをする際には、情報漏えいに対するセキュリティ対策が必須といえます。
テレワークは場合によって社外に機密情報を持ち出す状態になるため、セキュリティ対策を強化しないと思わぬトラブルに発展する可能性が考えられるためです。
書類をペーパーレス化すると、紙媒体で資料を持ち出す必要がなくなり、紛失や破損・汚損といったヒューマンエラーを防ぎやすく、テレワークに必要なセキュリティ対策になります。
また、書類管理に利用するサービスによっては、ファイルの暗号化や閲覧制限を設けられるため、セキュリティ対策の強化につながります。
同時にハンコ文化もなくせる
テレワーク促進を阻む習慣として、ハンコ文化があります。
テレワーク中にわざわざハンコを押印する、またはしてもらうためだけに出社を余儀なくされる状態の企業も多くあり、ハンコ文化はテレワーク促進を阻むとして、改善が求められる業務となっているのです。
日本は昔からハンコ文化により確認・同意・契約などを進めてきましたが、特段の事由をのぞき、経済産業省や法務省は「ハンコの押印が必須である」とは、明記していません。
ペーパーレス化すると、必然的に紙として書類を印刷する機会が減るため、今まで習慣としておこなっていたハンコ文化を見直す、よいきっかけとなります。
ペーパーレス化からハンコ文化をなくす働きかけができることは、テレワークが促進する理由となるでしょう。
ペーパーレス化を阻む課題から考えられる取り組みのポイント
ペーパーレス化がテレワーク促進につながり必須ともいえる取り組みと言いましたが、ペーパーレス化が進められない状況である企業も多いのが事実です。
根強い紙文化により業務をおこなってきた企業が多いために、
- どこからペーパーレス化に着手すべきか
- どの書類がペーパーレス化できるのか
- ペーパーレス化した書類の管理はどうすべきか
など、どのような取り組みをすべきかわからない状態が、ペーパーレス化が進まない大きな要因であると考えられます。
テレワーク促進に必要であるペーパーレス化が進められるよう、ペーパーレス化の取り組みポイントを考えていきましょう。
e-文書法・電子帳簿保存法について理解する
書類をペーパーレス化するにあたって避けてとおれないのが、e-文書法と電子帳簿保存法について理解することです。
e-文書法と電子帳簿保存法は書類デジタル化に関する法律で、内閣官房と国税庁がそれぞれ定めています。
まず厚生労働省の「e-文書法について」によると、e-文書法は「民間事業者が法令で保存を課せられている書類について、紙での保存に代わって、電磁的記録で保存などをおこなうことを認めた法律」となっています。
大まかにいうと、「企業で保存しておかなければならない書類を、紙ではなく電子化して保存してもいいですよ」ということをいっています。
電子化して保存してもいいと認められたところで、保存が必須とされている各書類を管轄している各省庁により、さらに細かい取り決め（省令）が発表されています。
その中でも企業に大きく関わる法律が、国税庁の省令である電子帳簿保存法です。
企業が関係する国税書類として所得税関係・法人税関係などがあり、国税庁の「電子帳簿保存法の概要」の中に、国税関連書類についての保存方法の要件が明記されています。
企業の書類をペーパーレス化して電子化する場合には、以上2つの「e-文書法」と「電子帳簿保存法」に関わる書類は、保存方法や要件をしっかりと理解する必要があるのです。
そのうえで人事・国税などに関係する書類がペーパーレス化できれば、人事や財務・総務などのバックオフィス部門もテレワーク促進がしやすくなるといえるでしょう。
社内資料からペーパーレス化を着実に進める
e-文書法や電子帳簿保存法に関わらないような社内資料などについては、すぐにでもペーパーレス化に向けて取り組みができます。
提案書・社内ミーティングの議事録から社内報など、紙でなければいけない決まりはありません。
まずは社内資料ひとつをPDF化して共有してみる、資料は電子データのまま会議をしてみるなど、ペーパーレス化に一歩踏み出すことで、根強い紙文化からの脱却促進のきっかけとなり得ます。
提案書などを閲覧しながら会議が必要なものについては、Web会議ができるようにもなり、テレワーク促進につながるでしょう。
閲覧・検索・共有しやすい管理方法の導入
ペーパーレス化した書類の保管場所には、e-文書法や電子帳簿保存法に定められた要件を満たした管理方法を導入する必要があります。
電子帳簿保存時の要件は、大まかに下に記載の内容の確保が求められます。
- 真実性：電子書類の修正・削除などをおこなった事実や内容を確認できる
- 可視性：PCなどのデバイスで明瞭に資料の閲覧、必要に応じて印刷できる
上記に付随して、厚生労働省では要請があった場合に直ちに対応できるようにと要件に記載があることから、迅速に書類が検索できることも求められるのです。
取り扱う書類により省令の内容は異なりますが、問題なく閲覧でき、必要に応じて印刷でき、ログの閲覧が可能で迅速に書類を検索できる管理方法を導入しなくてはならないといえるのです。
さらに、「どのような場所からでも共有しやすくさまざまなデバイスに対応した管理方法」を選べると、テレワークという働き方にマッチした書類の管理方法となり、ペーパーレス化からテレワーク促進につなげられるでしょう。
ペーパーレス化とオンラインストレージでテレワークへ移行！
ペーパーレス化はテレワークにつながること、そして電子化した書類の管理方法の検討が必要なことをお伝えしてきました。
また、ペーパーレス化の際に導入する管理方法は、テレワーク促進につなげやすいサービスを選ぶのが望ましいといえます。
電子化した書類の管理方法の中でも、オンラインストレージはe-文書法や電子帳簿保存法の要件を満たしているサービスがあります。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、運用に合わせた事務処理規定を作成することで、電子帳簿保存法に対応することが可能です。
テレワークで懸念されるセキュリティ対策にも、ファイルを暗号化するなどで対応しているため、ペーパーレス化と同時にテレワーク促進においてもオンラインストレージは効果を発揮すると考えられます。
オンラインストレージのセキュアSAMBAを導入し、スムーズにペーパーレス化とテレワーク促進を実現させましょう。
