FAXの廃止や脱ハンコへの動きなど、政府を中心としてペーパーレス化の動きは強まっており、デジタル化に向けて各企業でも必要性も増しています。
しかし、これまで紙での仕事に慣れ親しんだ人の中には「ペーパーレス化って本当に必要？」「ペーパーレス化は何のためにするの？」とペーパーレス化の目的や必要性に疑問を持ってしまうこともあるでしょう。
必要性が増し、業務や働き方にもメリットをもたらすペーパーレス化の目的やペーパーレス化の進め方を解説します。
ペーパーレス化に目的がないとダメな理由
そもそも、なぜペーパーレス化に取り組むときに目的が必要なのでしょうか。
ペーパーレス化に目的がないとダメな理由について解説します。
目的と手段が入れ替わってしまうから
ペーパーレス化の目的がない場合、本来、目的を達成するための手段であるペーパーレス化自体が目的になってしまうことがあります。
これでは、ゴールもなく走っているようなものです。
何のためにペーパーレス化に取り組んでいるのかがわからず、ペーパーレス化に取り組んでいることに満足しているようでは、ペーパーレス化の効果は得られません。
また、ペーパーレス化が目的化している状態では、ペーパーレス化に割く時間やコスト・人員も無駄になってしまい意味がありません。
ペーパーレス化の目的を設定することは、目的と手段が入れ替わることを防ぐために必要なのです。
目的によってペーパーレス化の進め方が変わってくるから
ペーパーレス化は「業務効率化」や「コスト削減」など、さまざまな効果を得るために取り組みます。
ペーパーレス化の進め方はさまざまあり、企業の状態や業種によっても異なります。
「業務効率化」を重視する企業と「コスト削減」を重視する企業では、ペーパーレス化の進め方に差が出てくるでしょう。
ペーパーレス化の目的を定めることで、目的を達成するための具体的な施策が見えてきます。それぞれが求める効果を効率よく得る方法を考えるためにも、ペーパーレス化の目的は必要なのです。
ペーパーレス化の目的とは？
実際にペーパーレス化の目的にはどのようなものがあるのでしょうか。
多くの企業で取り上げられているペーパーレス化の目的の例を紹介します。
業務効率を上げるため
ペーパーレス化では、紙ベースでの仕事からデジタル機器を使った仕事のやり方に変わります。
ペーパーレス化によって、手書きや郵送など手間がかかっていた仕事にかける時間や労力を節約でき、業務効率が大幅にアップするのです。
業務効率が上がることで、残業時間の削減や社員のモチベーションアップなど、そのほかのメリットにもつながります。
コスト削減のため
ペーパーレス化はコスト削減にも大きく貢献します。
例えば、紙やインク代、プリンタのメンテナンス費用、保管庫などのレンタル代など、紙ベースの仕事でかかっているコストをペーパーレス化で節約できます。
ほかにも、インターネット上で契約をおこなう電子契約サービスなどを活用すれば、印紙代の節約も可能です。
セキュリティレベルを上げるため
ペーパーレス化を推進すれば、物理的に書類などを持ち運ぶことなくがなくなります。
そのため、紛失や盗難などのリスクが減り、セキュリティレベルを上げられるのです。
もちろん、データが入ったPCなどが盗難されるリスクはありますが、パスワードやアクセス制限の機能があれば、書類の中身を知られる危険性は下がります。
セキュリティが強固なサービスを選べば、紙で保管・共有するよりも安全なのです。
柔軟な働き方に対応するため
テレワークなどの働き方ではファイル共有の方法が課題になりますが、ペーパーレス化を推進することでさまざまな働き方に対応できます。
紙ベースでの仕事の場合、書類を複数人で使うためにテレワークのたびにコピーしたり、紛失のリスクが拭えないなど、オフィス外での働き方にはなじみません。
一方、ペーパーレス化の場合、インターネット環境があれば自宅や営業先などオフィス外でも簡単にファイル共有ができます。
また、テレワークなどの働き方に対応することによって、通勤手当などのコスト削減や災害時などのBCP対策にも効果的です。
企業イメージを向上させるため
ペーパーレス化が進んでいる企業は「環境に配慮している」という印象を与えます。
自社の利益だけでなく、環境のことも考える長期的な視点をもった企業として、企業イメージがよくなるでしょう。
また、求職者にとっても、ペーパーレス化が進んでいる企業は働きやすい会社として魅力的です。
ペーパーレス化の目的で使うツールも変わる
ペーパーレス化の目的によって、使うデジタルツールも変わってきます。
目的に応じたおすすめのデジタルツールをご紹介します。
コスト削減を目指すなら電子契約システム
コスト削減をペーパーレス化の目的とする場合、電子契約システムをおすすめします。
電子契約システムとは、インターネット上で契約手続きが完了するサービスのことです。
契約書などの印刷代や郵送代、印紙代などのコストが削減できます。
サービスによっては、書類の管理・保管をシステム上でおこなえるものもあり、書類の保管コストを節約することも可能です。
業務効率化を目指すならビジネスチャット
ペーパーレス化の目的を業務効率化とするなら、Chatworkなどのビジネスチャットがおすすめです。
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールのことで、チャット・タスク管理・ファイル共有・ビデオ通話など、ビジネスに必要な機能が搭載されています。
1つのツールで多くの機能が使える点や、メールよりも気軽にコミュニケーションが取れるため、コミュニケーション速度が上がり業務効率化に最適です。
さまざまな目的を同時に叶えるならオンラインストレージ
コスト削減・業務効率化・柔軟な働き方への対応など、ペーパーレス化のあらゆる目的を達成するならオンラインストレージをおすすめします。
オンラインストレージとは、インターネット上でファイルの共有・保存・編集ができるサービスです。
インターネット環境があればアクセスできるため、テレワークでも利用できるほか、保管スペースのコスト削減や、検索性の向上による業務効率化にも効果的です。
ペーパーレス化の目的を明確にして進めよう！
「何のためにペーパーレス化に取り組むのか」という目的が明確でなければ、ペーパーレス化の効果は得られません。
自社の課題に合わせてペーパーレス化の目的を制定し、目的から逆算してペーパーレス化を進めていきましょう。
また、デジタルツールを選定する際には目的に応じたツールを選ぶことが大切です。
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ペーパーレス化の目的を達成するツールとして「セキュアSAMBA」の導入をご検討ください。
