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BCPにテレワークは有効?BCP対策にテレワークを導入するポイント

働き方コラム

目次

    中小企業向けBCP対策のキホン

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    中小企業向けBCP対策のキホン

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    BCP(事業継承計画)とはもともと自然災害や火災、テロなどにおける緊急事態の際に早期回復できるようにするための、対応策です。

    また、多様な働き方の実現というだけでなく、新型コロナウイルスの流行や災害の増加などからテレワークの重要性も取り上げられるようになり、BCP対策にテレワークが有効であると考えられてきています。

    BCP対策がテレワークに有効である理由を解説するとともに、BCP目的でテレワークを導入する際の重要なポイントをお伝えしていきましょう。

    BCP対策としてテレワークの重要性は高まる?

    そもそもBCP対策が今後本当に重要なのか、BCP対策としてテレワークの重要性は高まるのかについてですが、

    • BCP対策は今後会社の存続を考えたときに重要
    • BCP対策でテレワークの重要性はますます高まる

    と考えられます。

    BCP対策をする理由のひとつとして「災害で被災した際に事業が早期に再開できるようにすること」があります。

    平成23年3月に発生した東日本大震災の際に大きな被害を受け、電力や燃料不足などに直面したことから、BCP策定が重要視されるようになりました。

    そして内閣府の「防災情報ページ」によると、「首都中枢への影響が懸念される大きな地震(首都直下地震)が30年以内に起こる可能性は70%」だとされているのです。

    高い確率で起こる可能性のある大地震や、新型コロナウイルスのような新たな感染症に備えて、企業としてBCP対策は必要不可欠であると考えられます。

    そのうえでBCP対策にテレワークが必要な理由は、BCP対策の目的とされる自然災害時・感染症流行時など緊急時の働き方として、テレワークがマッチするためです。

    また、テレワーク導入の際に必要不可欠だと言われる、

    • 書類電子化
    • クラウドサービスの導入

    これらもBCP対策で効果を発揮すると考えられるため、よりテレワークはBCP対策に親和性が高く有効だと言われています。

    今後起こる可能性の高い災害だけでなく、いつ起こるかわからない緊急事態のために、BCP対策は企業にとって必要です。

    そして、BCP対策としてのテレワークの重要性はさらに加速して高まると言えるでしょう。

    BCPにテレワークが有効な理由

    BCP対策は企業にとって必要であり、BCP対策にテレワークという働き方がマッチするので、BCPとテレワークは関連性が深いと言えます。

    具体的にBCPにテレワークが有効な理由を確認していきましょう。

     

    書類やデータ破損の可能性が減る

    業務をテレワークにする際には、書類電子化や、ファイルの保存方法をオンラインストレージにするなどのローカルフォルダに依存しない保存方法へ切り替えるとスムーズにテレワークができると考えられます。

    BCP対策は、地震や火災などの際に「データを安全に保管し被災後でも早期にデータの復旧ができるようにすること」も目標として掲げられます。

    テレワークのために「書類電子化」や「オンラインストレージでファイルの保管をおこなう」という状態は、BCPとしても被災した際にデータのダメージを受けづらくなると考えられるのでテレワークが出来ている時点でBCPにも効果的と考えることができます。

     

    人混みを避けられる

    BCP対策を進める理由のひとつとして、感染症の流行時に人混みを避けられるような業務体制を作る目的があります。

    新型コロナウイルスのような感染症の流行があったとしても、テレワークが促進できていれば出社せずに業務を進められます。

    自宅で滞りなく仕事ができるテレワークは、感染症流行に対するBCP対策として非常に有効であると言えるでしょう。

     

    交通機関が使えなくても業務できる

    災害時には電力供給がストップや電車の脱線などで、交通機関の復旧に時間がかかる可能性が考えられます。

    出社しなくても業務ができるテレワーク環境が整っていれば、交通機関が使えず出社できない状況になっても、事業再開までに時間がかからない可能性が高まるのです。

    テレワークは自然災害時の被災状態に左右されず、早期に事業再開が見込めるため、BCP対策として有効な手段です。

     

    あらかじめ自宅にいられる

    地震などの災害の確率が変動した場合でも、テレワークができればあらかじめ自宅にいられます。

    今後どのように自然災害が起こる確率が変化していくか明確にはわかりませんが、不測の事態に備えるのがBCP対策です。

    被災する可能性が考えられるような状態になっているのに職場へ出社しなければならないのは、リスクしかなく社員もモチベーションを保てないでしょう。

    また、もし地震が起こる確率がさらに高まったり、新たな感染症の流行の兆しが出た場合には、人を密集させないことで被害が最小限に留められる可能性が高まるとも考えられます。

    なんらかのリスクが高まったり、実際に起きていなくても懸念がある場合などもテレワークで自宅で勤務する状態に柔軟に切り替えられることは、多様な働き方の実現にもBCP対策にもなるといえるでしょう。

     

    子どもが在宅になっても業務できる

    感染症の流行によって子どもが在宅になったときでも、テレワークなら自宅で勤務ができます。

    インフルエンザなどが国内で大流行すれば、全国で学級閉鎖などが相次ぐ場合も考えられ、感染症の流行で子どもが在宅になるのは珍しいことではありません。

    子どもの年齢により、通常勤務と同じ量の業務をすることは難しい場合もありますが、子どもが在宅になっても勤務ができるのは、BCP対策としてテレワークを導入しておくことで実現する事例だと言えるでしょう。

    また、子どもの世話という観点だけでなく、介護や自身が怪我をした場合なども出社の必要性がなく働くことができれば休まずに稼働を続けられる効果もあります。

    BCP対策としてのテレワーク導入のポイント

    テレワークはBCP対策として有効であるとお伝えいたしましたが、BCP対策を考えてテレワークを導入するならば、自然災害・火災・感染症の流行など緊急事態の際に対応できる対策をしなければなりません。

    BCP対策を意識した上でテレワークを導入しないと、BCP対策としての効果が感じられない結果になる可能性があるためです。

    BCP対策としてテレワークを導入する際のポイントを考えてみましょう。

     

    書類は電子化する

    書類を紙のまま持ち運びしテレワークするのは、BCP対策としての効果が薄いと考えられます。

    書類を電子化しないと、以下のような状況が考えられるからです。

    • 出社が必要になる
    • 紙媒体の書類は損傷する可能性が高い

    物理的に形が残っている書類は、破損や汚損しやすいと考えられます。

    自然災害時・感染症の流行を問わず、出社しなくてもよい状態・被災時に書類が損傷しない状態にできるようなBCP対策が必要です。

    テレワーク導入の際には書類を電子化し、自宅でも問題なく作業でき、データ損傷の危険性が限りなく少ない状態を目指しましょう。

     

    ハンコ文化をなくす

    ハンコ文化とは、紙の書類にハンコを押印してやりとりする文化のことです。

    書類の電子化をしたつもりでも「紙の書類にハンコを押印してそれをPDF化する」などの方法が残っていると、人と人が直接会ってやりとりする必要が出てきてしまいます。

    そもそもハンコは、自社内で使用されている場合「確認・同意」の意味で利用される場合が多く、ハンコという方法でなくても解決できる可能性が高いのです。

    ほかにもハンコは、他社との契約書などに押印されている場合も多くあります。

    しかし、法務省や経済産業省によると、契約書への押印は特定の場合以外は必須とされていないし、法律上も問題ないとされています。

    要するにハンコ文化は、業務を進めるにあたって、社内外を問わずに必要でない可能性が高いということです。

    BCP対策としてテレワーク導入の際には、書類の電子化とともに、ハンコ文化をなくす取り組みも忘れずにおこなうようにしましょう。

    コミュニケーションが円滑におこなえるツールを導入する

    BCP対策とテレワークのどちらにも共通して言えるのが、円滑にコミュニケーションがおこなえるツールを使用する必要があるということです。

    災害などの場合には、安否確認をはじめ被災後の事業復旧方法など、経営者と社員や従業員が密に連絡を取り合うことが重要となってきます。

    テレワークでも会社から離れた場所で業務をおこなうことになるため、上司や同僚などとの進捗状況の共有やコミュニケーションが必須であると考えられるのです。

    BCP対策とテレワークどちらの状況を考慮したときにも、Chatworkなどのビジネスチャットのような円滑にコミュニケーションが取れるツールの導入は必要不可欠であると言えるでしょう。

     

    オンラインストレージを活用する

    BCP対策を考慮した電子書類の管理方法には、物理的ダメージを受けづらい書類の管理方法を取り入れる必要があります。

    電子化した書類やデータを自社ローカルフォルダに保管していたり、USBに保管したりなどの方法では、システム障害でデータ破損の可能性が考えられます。

    また、会社が被災した際には、PCやUSBメモリごとすべてのデータが消失する可能性が考えられるためです。

    オンラインストレージなど、インターネット経由でクラウドを利用して書類管理すれば、会社にデータを残しているわけではないので、会社が被災した場合でも安心です。

    また、オンラインストレージはインターネット上で書類の閲覧や編集などができるため、感染症流行の際に出社せずに業務が進められます。

    BCP対策を兼ねてテレワーク導入する際には、オンラインストレージを活用して書類の管理をおこなうことが望ましいでしょう。

    BCP対策になるテレワークを取り入れよう

    BCP対策は今後企業として取り組むべき課題であると考えられ、BCP対策にはテレワークの導入は非常に有効だと言えます。

    また、働き方改革でテレワークの導入が内閣府から促進されている現代では、テレワークの促進は企業イメージアップにもつながり、企業のさらなる発展も期待できるでしょう。

    そんなテレワークをBCP対策として導入する場合には、BCP対策になるテレワークの方法を取り入れることが必要不可欠です。

    中でもオンラインストレージは、データ消失を限りなく減らし、テレワークの導入を促す方法の要であり、BCP対策として取り入れるべき対策だと言えます。

    オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、信頼性の高いアマゾンウェブサービスのデータセンターでデータを管理・運用しています。

    米政府をはじめとする有名企業や組織数百万社が利用しているサービスと同じなので、安心してファイルのやりとりや保管ができます。

    また、セキュアSAMBAは無料から使えるうえ、データの消失の危険性など災害時に有効なバックアップ機能が標準搭載され、希望の場合には大阪やシンガポールなど遠隔地にバックアップをとることも可能です。

    BCP対策としてテレワークを導入するならば、BCP対策に有効な方法やサービスを取り入れてテレワーク促進を進めていきましょう。

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