テレワークの導入は特別なものではなく、これからスタンダードな働き方の一つとして企業も導入を進める考えが強くなってきています。
しかし、いざテレワークを実施する際のハードルとなるのが、テレワークに必要な機器や環境の準備です。
テレワークに必要な機器・テレワークに必要な環境とは、どのようなものか、どのように用意したらよいかについて解説します。
快適なテレワークの実現には機器と環境の整備が重要
テレワークは、オフィス以外の自宅やコワーキングスペースなどでおこなうリモートワークの一種です。
テレワークで使用する機器や環境が、仕事に適しているものでない状態だと業務効率はオフィス勤務に比べて格段に低下してしまいます。
また、テレワークに必要な機器や環境を整えないといけない理由として、自宅やコワーキングスペースなどは、セキュリティ対策もオフィスに比べて甘い可能性があるからです。
セキュリティトラブルなどを起こさず、業務効率を低下させずにテレワークを実施するには、なるべくオフィス勤務とは違う視点でテレワークに最適な環境や機器を用意することが求められるのです。
テレワークに必要な機器・テレワークに必要な環境で企業が用意するもの
テレワークに必要な機器やテレワークに必要な環境は、企業が用意するものとテレワークをおこなう個人が用意するものの2つにわかれます。
まずは、企業が用意すべきテレワークに必要な機器や環境について確認していきましょう。
テレワークの運用ルール
テレワークを実施するにあたって必ず決めなければならないのがテレワークの運用ルールです。
テレワークの運用ルールでは、主に以下のような項目を定めます。
- 勤怠管理の方法
- 人事評価の方法
- 業務内容を可視化する方法
- テレワークの対象者
- テレワークの費用負担に関するルール
- コミュニケーションの方法
勤怠管理の方法
テレワークは自宅などオフィス外で勤務することになるため、勤務体系が見えにくくなります。
そのため、勤怠ルールは特に細かく設定しなければなりません。
- 始業・終業時刻の報告方法
- 移動時間に関するルール
- 休憩や中抜けに関するルール
- 残業に関するルール
労働時間が曖昧にならないようなルール作りをすることで、テレワークにおいても適切な勤怠管理が可能になります。
人事評価の方法
テレワークは仕事の様子が見えないため、人事評価の基準や方法がオフィス勤務のときとは異なる可能性があります。
あらかじめ人事評価の方法について従業員に周知しておき、オフィス勤務の従業員との不公平感を感じさせないよう配慮しましょう。
業務内容を可視化する方法
テレワークでは、業務内容を可視化する方法を確立することも大切です。
業務内容が見えてこなければ、適切な人事評価や勤怠管理につながらないからです。
日報の提出を義務づける、タスク管理ツールを活用するなど、業務内容を見える化する方法を事前に決めておきましょう。
テレワークの対象者に関するルール
テレワークの実施対象者に関するルールも決めておきましょう。
テレワーク対象者に関するルールが曖昧になると、テレワークを実施できる従業員とそれ以外の従業員の間で不公平感が生まれます。
部署や役職、経験年数など、客観的に判断できる基準を用いて、対象者に関するルールを定めましょう。
テレワークの費用負担に関するルール
自宅でのテレワークにおいては、勤務時間中に発生した通信費や光熱費、機器や家具（机や椅子）などの購入代の負担が問題になります。
長期的なテレワークとなれば、従業員が負担する費用も大きくなります。
できるだけ会社側が負担するようなルールを定め、テレワークの実施が金銭的な負担にならない配慮をしましょう。
コミュニケーションの方法
テレワークでは、オフィス勤務と比べてコミュニケーションのハードルが高くなります。
また、雑談などもないため孤独を感じやすく、メンタルが落ち込んでしまう従業員もいるでしょう。
そこで、2日に1回はビデオ通話をおこなう、ビジネスチャットを活用した気軽なコミュニケーションを推奨するなど、コミュニケーションに関するルールを定めておきましょう。
PCなどのデバイス
続いては、仕事に欠かせないPCなどのデバイスです。
セキュリティや労務管理の観点から、デバイスは従業員の私物を利用するより企業が用意するほうが好ましいでしょう。
企業が業務用デバイスを用意できれば、アクセス制限や利用できるサービス・アプリケーションの制限などもしやすくなります。
ファイル共有システム
仕事で使うファイルにリモートアクセスできる環境・システムを構築する必要があります。
主なファイル共有方法は以下のとおりです。
- VPNの利用
- NASの利用
- ファイルサーバーのクラウド化
- ビジネスチャットの活用
- オンラインストレージの利用
テレワークを実施している従業員が少ないのであれば、VPNやNASでも問題ありませんが、これら2つの方法は多くのユーザーが利用することで通信速度が低下するというデメリットがあります。
全社員または多くの従業員がテレワークを実施する場合は、オンラインストレージを利用することをおすすめします。
また、ファイル共有の頻度が低く、コミュニケーションとファイル共有を同時におこないたい場合は、Chatworkなどのビジネスチャットもおすすめです。
各種デジタルツール
テレワークでは、業務効率を上げるためにさまざまなデジタルツールが必要となります。
| デジタルツール | 内容 |
| オンラインストレージ |
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| ビジネスチャット |
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| 勤怠システム |
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| タスク管理ツール |
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| Web会議システム |
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どのような仕事をおこなうかで必要なデジタルツールは変わってきます。
自社の業務内容に合わせて適切なデジタルツールを導入しましょう。
テレワークに必要な機器・テレワークに必要な環境で個人で用意するもの
個人が用意したいテレワークに必要な機器や環境について確認していきましょう。
机や椅子などの家具
快適なテレワークを実施するには、仕事に適した机や椅子を用意するとよいでしょう。
1日のうち8時間程度を過ごす場所です。腰や肩などに負担のかからない机や椅子がおすすめです。
昇降式デスクであれば、立ったまま仕事をしたり座って仕事をしたりと、テレワークの運動不足を解消できます。
PCやキーボード
会社から支給がない場合、PCやキーボードなどのデバイスは個人で用意する必要があります。
業務で問題なく使用できる性能のPCを利用しましょう。
イヤホンやヘッドセット
Web会議がある場合、イヤホンやヘッドセットが必要です。
また、コワーキングスペースなど不特定多数の人が出入りする場所でのテレワークでは、セキュリティ対策の一環として、イヤホンやヘッドセットが必要になります。
インターネット環境
インターネット環境がなければ快適なテレワークは実施できません。
自宅の通信速度を測定し、ストレスなく業務ができるかどうか確認しておきましょう。
また、インターネット通信にかかる費用の負担については、会社側と事前にルールを決めておくことをおすすめします。
プリンター
テレワークではペーパーレスが基本となりますが、比較するときなど紙で見たいシーンも出てくるでしょう。
モノクロプリンターであれば、安いものは1万円以下で購入できます。
余裕があればぜひ用意しておきたい機器の一つです。
企業がテレワークに必要な環境や機器を用意する際のポイント
企業がテレワークに必要な環境や機器を用意する場合のポイントを紹介します。
セキュリティレベルに問題はないか検討する
テレワークの実施においてセキュリティは最も重視すべき点といっても過言ではありません。
テレワーク業務の多くがインターネットを介しておこなわれます。
通常のオフィス勤務では外部に出ないような書類も、インターネット環境を介して共有されることになります。
その際にセキュリティが甘ければ、情報漏えいや不正アクセス、アカウント乗っ取りなど、思わぬセキュリティトラブルに巻き込まれる可能性があります。
また、通常のオフィス勤務と異なり従業員の働く姿が見えないため、テレワークは人為的ミスによるセキュリティトラブルも防ぎにくい環境です。
機器や環境、ルールなどによって企業側が高いセキュリティを構築する必要があるのです。
デジタルツールを導入する際は、アクセス制限ができるか、通信の暗号化の機能があるか、ログの管理ができるかなど、セキュリティレベルに問題がないかについて十分に検討しましょう。
マネジメント・勤怠管理を徹底する
テレワークは通常のオフィス勤務と異なるマネジメントや勤怠管理が必要となります。
上司は、部下がサボっているのではないかという懸念を持ちやすく、部下は上司に仕事が正しく評価されないのではないかという不安を抱えています。
人事評価基準をテレワークに合わせて変更したり、勤怠管理システムを導入したりして、テレワークにあったマネジメント方法を新たに策定することも必要でしょう。
お互いの姿が見えないからこそ、わかりやすい客観的な基準やデジタルツールを上手く活用し、マネジメントを徹底する意識を持つことが大切です。
BYODを導入する
自社でPCなどのデバイスが準備できない場合、BYOD（Bring Your Own Device）の導入を検討しましょう。
BYODとは、従業員の私物デバイスを業務で利用するということです。
日常的にスマートフォンやPCを所有している人は増えています。
BYODを導入することで、従業員は複数のデバイスを管理する必要がなく、情報が一元化でき、会社にとっては新たなデバイスの導入コストを削減できるメリットがあります。
- ウイルス対策ソフトを支給する
- 一定以上のセキュリティレベルに達している端末のみに使用を許可する
- 家族などに使用させない
上記のような工夫をすることでBYODのセキュリティに関する不安を払拭しつつ、早急なテレワークの実施が可能になります。
手軽なコミュニケーション方法を確保する
快適なテレワークの環境を整えるためには、テレワークにおいてもコミュニケーションを積極的にとることが大切です。
テレワークでは、お互いの顔が見えないため「いま連絡をすると迷惑かな」などと考えてしまい、コミュニケーションの回数が減ってしまいます。
コミュニケーション不足は業務効率を下げるほか、チームワークが感じられない、ほかの従業員が何をしているか分からないなど、孤独感を増幅させます。
Chatworkのようなビジネスチャットなど気軽にコミュニケーションを取れるツールをもちいて、積極的にコミュニケーションを取ることで、お互いのコミュニケーションのハードルが下がり、業務効率やメンタルの低下を防ぐことが可能です。
テレワークでは、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れる方法を確保するようにしましょう。
助成金を利用する
テレワーク実施に際しては、国や自治体の助成金を利用することも一つの手です。
例えば、厚生労働省では「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」を実施しており、一定の要件を達成した企業には、機器等導入助成金（支給対象となる経費の30％）や目標達成助成金（支給対象となる経費の20％）を支給しています。
受給には、テレワーク実施計画の作成など一定の作業も必要ですが、コスト面でテレワーク実施に踏み切れない企業にとっては大きなサポートとなります。
また、各自治体においてもテレワーク導入に関するサポートがおこなわれています。
助成金やサポートが受けられる場合は積極的に活用しましょう。
個人がテレワークに必要な環境や機器を用意する際のポイント
個人がテレワークに必要な機器や環境を整える際のポイントを紹介します。
コワーキングスペースを利用する
自宅がテレワークに適していない場合、コワーキングスペースを利用しましょう。
コワーキングスペースは、フリーランスや起業家、在宅勤務の人など、誰でも利用できるワークスペースです。
PCやインターネット環境はもちろんのこと、プリンターやモニター、机や椅子など、仕事に適した環境が整っています。
1時間や1日単位で利用できるものもあり、自宅では集中してテレワークができない人にもおすすめです。
ただし、不特定多数の人が出入りするため、離席する際にはノートパソコンを開いたままにしたり、書類を置きっぱなしにしたりしないよう、セキュリティに配慮しましょう。
会社の補助制度を利用する
会社によっては、テレワークに必要な機器・環境を整えるための費用を補助してくれる制度もあります。
また、在宅勤務手当という形で費用が支給されることもあります。
会社に補助制度がある場合は迷わず利用しましょう。
プライベート端末は使用しない
テレワークをおこなう際にさけたいのは、許可されていない私物PCやスマートフォンなどプライベート端末を業務利用することです。
このような行為は「シャドーIT」とも呼ばれ、セキュリティや労務管理の観点から好ましくありません。
例えば、プライベートでも使用するスマートフォンで同僚と業務連絡を取り合っていた場合、誤って関係のない知人に誤送信してしまうかもしれません。
テレワークはただでさえ仕事とプライベートの線引きが難しくなる環境です。
仕事とプライベートで使う端末をわけることで、線引きを意識しましょう。
セキュリティに配慮する
オフィス環境ではない以上、自宅であってもセキュリティに配慮しましょう。
例えば、
- ウイルス対策ソフトを入れる
- フリーWi-Fiは使わない
- 許可されていないデバイス、サービス、アプリケーションは使わない
- コワーキングスペースなどで離席する際にPCや書類を放置しない
- 自宅でのテレワークでは、子どもなどがPCに触らないようにする
特に、自宅でのテレワークの場合、コワーキングスペースなどに比べてセキュリティの意識が低くなりがちです。
しかし、過去には子どもが業務用端末を勝手に操作し、情報漏えいが発生した事例もあります。
家族といえど業務用端末には触れないようにするなど、あらゆるセキュリティトラブルを頭に入れておきましょう。
仕事とプライベートを分けられるレイアウトにする
自宅でテレワークをおこなう場合、仕事とプライベートの境界が曖昧になってしまい、長時間労働に発展したり気の緩みからミスをしたりする可能性があります。
可能であれば、テレワーク用の部屋を整えるなど、プライベート空間とテレワークをおこなう空間は分けるようにしましょう。
部屋を分けることが無理なのであれば、衝立を用意して視覚的に空間を遮断したり、机の上には仕事以外のものを置かないなどの工夫をしましょう。
テレワークに必要な機器や環境整備にオンラインストレージ
テレワークに必要な機器やテレワークに必要な環境整備は企業側がリードしておこなうことが大切です。
まずは、テレワークの運用ルールを定めることから始めましょう。
また、テレワークに必ず必要となるファイル共有システムについては、コストが安くて導入しやすいオンラインストレージをおすすめします。
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