画像や動画、表計算ソフト、枚数の多い資料など、ビジネスで大容量ファイルを送信するシーンは多く登場します。
しかし、メールでは容量制限に引っかかったり、送信速度が低下したりと何かと不便ですし、そもそも大容量ファイルの送信方法として適切ではありません。
そこで、効率よくメール以外で大容量ファイルを送信できる方法を4つ紹介します。
大容量ファイルの送信方法を考えるべき理由とは？
多くの人は、大容量ファイルを共有したいと考えたときにメールという選択肢が思いつくかもしれません。
しかし、実はメールは大容量ファイルの送信方法としては適していません。
なぜなら、一般的にメールに添付できる容量は3MB程度といわれており、大容量ファイルを一度に送信することはできないからです。
そのため、メールを何度かに分けて送信したりメールの添付前にデータを圧縮したりする手間がかかります。
また、メールには誤送信のリスクがつきものであり、セキュリティの観点からも大容量ファイルの送信方法として向いていないのです。
メールに代わりファイル転送サービスやオンラインストレージなど、メールよりも大容量ファイルの送信に適したサービスが登場しています。
これまで使っていたからといって、メールを大容量ファイル送信方法として使い続けていれば、無駄な手間やセキュリティリスクを抱えながら仕事をしなければなりません。
業務効率化や安全性の向上のためにも、大容量ファイル送信に適したサービスを利用する必要があります。
簡単に使える大容量ファイルの送信方法
簡単に使えるおすすめの大容量ファイル送信方法を4つ紹介します。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスとは、その名のとおりファイルの転送ができるWeb上のサービスのことです。
送信したいファイルをアップロードし、生成されたリンクを相手に共有します。
相手は、リンクにアクセスすることでファイルをダウンロードし、大容量ファイルの共有ができる仕組みです。
無料サービスと有料サービスがありますが、有料サービスの場合、アクセス制限やダウンロード期間、ダウンロード回数の制限などの設定が可能であり、より安全性が高くなります。
VPN
VPNとは、「Virtual Private Network」の略称で、日本語では仮想プライベートネットワークといいます。
接続したい拠点に専用のルータを設置し、通常のインターネット回線を利用して仮想の専用回線を作り、拠点間をつなぐ仕組みです。
VPNを利用すれば、ローカルフォルダ内で共有するような形で大容量ファイルの送信が可能になります。
VPNは主に、テレワークなどでリモートアクセスが必要な場面で使用されています。
取引先など大容量ファイル送信の頻度が低い相手との共有方法としては向いていません。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールのことです。
チャットによるコミュニケーションのほか、ファイル共有、タスク管理、ビデオ通話など、ビジネスに役立つ機能が搭載されています。
例えば、ビジネスチャット「Chatwork」では、テキストデータや画像、動画、音声などさまざまなファイルの送信が可能で、1ファイルあたり最大5GBまでチャット上で送信できます。
コミュニケーションの流れで大容量ファイル送信が可能なため、複数のツールをまたぐ必要がなく、効率的な大容量ファイル送信方法の一つです。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上でファイルを管理・共有・保存・編集できるサービスのことです。
アクセス制限ができるサービスも多く、社内だけでなく社外に大容量ファイルを送信したいときにも役立ちます。
例えば、中小企業に最も選ばれているオンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、1ファイルあたり5TBまでアップロードが可能です。
インターネット環境があれば時間や場所を問わずアクセスできるため、最も利用しやすい大容量ファイル送信といえるでしょう。
導入・運用のコストが抑えられる点や、サービスを契約すればすぐに利用できる点もメリットです。
メールを使った大容量ファイル送信方法はある？
すぐにメール以外の大容量ファイル送信方法を導入できない人に向けて、メールを使った大容量ファイル送信方法をご紹介します。
メールでも工夫をすれば大容量ファイル送信の方法として使えますが、手間やリスクを考えてなるべく避けたほうがいいでしょう。
圧縮する
メールで大容量ファイルを送信する場合、ファイルを圧縮してメールに添付できるサイズまで小さくするという方法が最も一般的です。
ただし、近年では圧縮形式の大容量ファイルの送信を拒む企業も増えています。それは、スマホやタブレットでは圧縮を解凍できないことがあるからです。
また、ZIP形式のファイルはマルウェアの拡散方法としても使われているため、ZIPファイルの受信を拒む設定をしている企業もあります。
圧縮して大容量ファイルを送信する場合は、あらかじめ送信先に圧縮ファイルを送信してよいか確認しておくと確実です。
分割する
大容量ファイルを分割し、メールを何通かに分けることで大容量ファイルを送信できます。
ただし、分割するのに手間がかかる点や、受信側も分割したファイルを受け取ることになり不便と言わざるをえません。
画像の解像度を下げる
送信したいファイルが画像の場合、解像度を下げることでサイズを小さくできます。
最近ではカメラが高性能化しており、1枚の画像でもそのまま送れないことがあります。
解像度を落としても問題ない場合や、1枚だけ画像を送りたい場合は解像度を落として送るとよいでしょう。
必要に応じて郵送や手渡しを取り入れる
「メールで大容量ファイルを送信できないけれど、ほかのサービスも使えない」という場合は、郵送や手渡しでデータを受け渡しましょう。
例えば、USBに大容量ファイルを保存したり、印刷した状態で郵送や手渡しをすれば大容量ファイルを共有できます。
その際に、USBにパスワードを設定してセキュリティに配慮したり、郵便物の追跡機能を使って確実な受け渡しをおこなうようにしましょう。
スマートフォンでの大容量ファイル送信方法はある？
サービスによってはスマートフォンでも大容量ファイルを送信できます。
スマートフォンで利用できる大容量ファイル送信方法は主に以下の3つです。
- ファイル転送サービス
- ビジネスチャット
- オンラインストレージ
専用のアプリやWebサイトを利用して大容量ファイルを送信できます。
特に、ビジネスチャットはスマホでも利用できるサービスが多く、手軽な大容量ファイル送信方法としておすすめです。
自社に合った大容量ファイル送信方法を活用しよう！
大容量ファイル送信の方法には、オンラインストレージやビジネスチャットなど、メールよりも適したサービスがあります。
セキュリティや効率の観点からもこれらの大容量ファイル送信方法を利用しましょう。
また、大容量ファイルの形式や社内・社外どちらと共有することが多いのかによっても、使いやすい大容量ファイル送信方法は異なります。
自社に合った大容量ファイル送信を活用しましょう。
大容量ファイル送信方法の中では、オンラインストレージが社内・社外問わず、どんなファイル形式でも大容量ファイルを送信できておすすめです。
メールでの大容量ファイル送信に不便さを感じている方は、中小企業に最も選ばれていて、無料でも使えるオンラインストレージ「セキュアSAMBA」の導入をぜひご検討ください。
