テレワーク（リモートワーク）の導入時は、導入をスムーズに進めるため、テレワークの促進につなげるための適切な準備が必要となります。
しかし、実際にテレワークを進める上で、どのような問題（課題）がでてくるのか、想像だけでは準備が足りなかったという事態になりかねません。
厚労省の「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク） 結果報告書」としてテレワークに関する調査がおこなわれた内容でも、成功事例の情報共有を求める声が上がっています。
テレワーク導入を成功に導けるよう、導入時におこないたいテレワークの準備・リモートワークの準備について解説します。
テレワーク（リモートワーク）の準備が必要な理由
テレワーク（リモートワーク）の準備が必要な理由は、テレワークという自社外で業務をおこなう環境に、適切に対応できるようにするためです。
今までの仕事環境をそのまま移動させれば、テレワーク導入が成功するわけではありません。
具体的に、以下のような懸念があります。
- 職場から離れた場所で業務をおこなう状況になる
- 情報を自社外に持ち出す必要性がある
- 人との繋がり方の変化から精神的な負担になる可能性がある
これらの状況に配慮した環境整備ができていないと、物理的な不便が生じたり精神的な部分のフォローがしづらくなったりします。
その結果として「テレワーク導入がうまくいかなかった」「テレワークを導入したけど定着しなかった」という状態に陥りやすくなります。
テレワークは、自社内で業務をしている状態とは「物理的にも精神的にも違う環境になる」と理解を深め、テレワークの準備は適切におこなっていきましょう。
テレワーク・リモートワークの準備：環境整備
テレワーク・リモートワークの準備で企業側がすべき環境整備について、確認していきましょう。
労務管理システム
テレワークで問題になりがちなのが、勤務時間の管理方法です。
企業側は労働時間の管理が難しいこと、労働者側からは業務とプライベートの切り替えの難しさや、長時間労働になりやすいなどの問題点が挙げられています。
厚労省は「テレワークにおける適切な労務管理のガイドライン」として、労働基準法に基づいた労務管理の必要性や、長時間労働の留意点について言及しています。
姿が見えないからこそ、労働に関する不平不満や負担が生じないように、出勤退勤時間や業務中抜けの際の管理方法など、労務管理システムの構築をしましょう。
連絡ツール
テレワーク時には、業務に関する確認や進捗報告などの際、なにかしらの連絡ツールを使用することになります。
- 業務内容の疑問点などの際には堅苦しくない「チャットツール」
- 業務報告の際には「オンラインストレージに報告書UP」+「チャットツール」
- 複数人への連絡は「チャットツールのグループ」
など、連絡を取り合う必要性があるシーンごとに、どのような方法で連絡するかを明確にしておきましょう。
あらかじめ連絡ツールを決めておくことで、どこになんの連絡が来ていたかなどを探す時間が省け、業務効率化にもつながります。
コミュニケーションツール
テレワークの準備として、コミュニケーションツールを整える必要があります。
コミュニケーションツールと言っても、「メールと電話ができれば問題ない」というわけではないのがポイントです。
職場にいれば、直接話をして気軽に相談や雑談ができますが、テレワークではメールと電話しかコミュニケーション方法がない状態だと、堅苦しいやりとりや気軽に連絡しづらい状況になりがちです。
テレワークで物理的な距離が離れる分、コミュニケーションには気軽にやりとりできるチャットツールなどを導入して、業務効率化や精神面への配慮ができる環境を整えましょう。
資料共有ツール
テレワーク準備の中でも重要になるのが、資料共有ツールの確保だと言えます。
資料の共有は仕事をしていくうえで欠かせない業務であり、機密情報やりとりの際には安全の確保が必要になるためです。
メールではセキュリティ面への懸念が拭いきれず、複数の資料やりとり時には管理のわずらわしさを感じやすいと考えられます。
そのため資料共有にクラウドサービスなどの「セキュリティ面」や「業務効率化」に定評のあるツールを導入すれば、テレワーク業務でのセキュリティに関する懸念や負担を減らすことが期待できるでしょう。
書類のデジタル化
書類のデジタル化が進まない状況では、テレワーク促進は期待できないと言っても過言ではありません。
紙の書類を持ち運ぶことや、必要になったら職場に閲覧しに行くこともできます。
しかし、過去の膨大な資料すべての持ち運びは物理的に難しく、職場に閲覧しに行く状態では、テレワーク成功とは言い難い状態です。
書類をデジタル化し、必要書類が職場から離れた場所でもスムーズに閲覧できる状態にしておくことは、テレワーク準備で必須といえるでしょう。
脱ハンコ化
書類デジタル化に関係のある業務として、ハンコ文化をやめるのも重要な準備となります。
せっかく書類をデジタル化しても、ハンコ文化が根強く残っていると、結局のところ職場に出向き押印する必要が出てきてしまうためです。
ハンコ文化をなくすことは、書類デジタル化とセットで進めるべきテレワークの準備だと考えてよいでしょう。
社内打ち合わせや意思決定の方法の決定
ビジネスを進めるうえで必要なミーティングですが「打ち合わせ方法」や「意思決定の方法」を事前に決めておけるのが望ましいです。
打ち合わせ方法は事前に決め導入前にレクチャーしておくことで、導入後にスムーズに進めやすくなります。
意思決定の方法を決めておくべき理由は、テレワークの打ち合わせに利用されるWebミーティングでは、対面でのミーティングに比べてどうしても意思疎通が難しく感じられることが多くあるからです。
Webミーティングをするのであれば「結果をどのようにすべきかまとまりづらい」ことを考慮し、意思決定の方法をあらかじめ決めておく必要性があるでしょう。
顧客や取引先とのやりとり方法の設定
特に今まで対面や電話でのやりとりだった顧客や取引先は、テレワーク時のやりとり方法の準備は必要不可欠です。
また、今までメールのやりとりをしていた場合でも、自身が普段利用していたメールシステムが、テレワークでも使えるかを確認する必要があります。
もしメールアドレスを含む連絡先などが変わるようなら、先方への連絡も忘れずおこなうようにしてください。
資料の共有なども必要な業種の場合には、資料共有が安全かつ適切におこなえるような準備も必要でしょう。
テレワーク・リモートワークの準備：社内制度の整備
テレワーク・リモートワークの準備として、労働環境が変わることを考慮した社内制度の整備も必要です。
テレワーク時の社内制度に関わる準備について、考えていきましょう。
トラブル時のフローチャート
トラブルが起きた際に全員が適切な対処ができるよう、トラブル時フローチャートの準備をしましょう。
テレワークでは人と人との距離が物理的に離れるため、緊急時などの相談のしやすさや迅速さに懸念があるためです。
トラブルの際は初動が重要となります。問題を最小限に抑え迅速に対処できるよう、具体的な指示のあるフローチャート作成が必要不可欠でしょう。
セキュリティ対策
テレワークでは、自社の情報を外部に持ち出すことが必要なため、主に情報漏えいリスクへの懸念があります。
自社内だけで業務が完結していたとき以上のセキュリティ対策や、テレワークに適したセキュリティ対策が求められるのです。
- 作業環境
- ネット環境
以上の2点を軸に、連絡方法や打ち合わせ時の環境、資料共有方法やインターネット接続方法などの考えられる具体的な状況から、セキュリティ対策をおこなうようにしましょう。
評価システム構築
テレワークの懸念点として、厚労省から発表されている「テレワークを巡る現状について」の中でも声が上がっていたのが、評価システムについてです。
テレワークでは業務中の姿を常に確認できるわけではないため、仕事中の業務に対する姿勢を確認しづらいのが事実です。
頑張りに対して適切に評価されないと、社員のモチベーション維持や業務の質を高めることなどが難しいと考えられます。
テレワーク用に評価システムを構築し評価方法を明確にして、適切な評価ができる体制を整える必要があると言えるでしょう。
定期面談の開催
定期面談の開催を社内ルールとして決めておくことも、テレワーク導入の準備として有効です。
テレワークでは普段の気軽なやりとりがしづらくなるため、仕事に対する意見や精神的なストレスなどが溜まりやすくなると考えられるためです。
定期開催を決めておくことで、必然的にテレワーク中の社員と密な関係を構築しやすくなると言えるでしょう。
業務の報告方法
テレワークの際には、業務報告や進捗報告などのやりとりが必須になるため、それぞれの報告方法を定め準備しておく必要があります。
特に以下の3点は考慮する必要があると考えられます。
- 毎日の業務報告は必要か？
- 負担にならない報告方法はどのような方法か？
- 機密情報に関わる資料のセキュリティ対策はどのようにするか？
企業ごとに報告が必要な内容や頻度、資料共有が必要か否かなどの違いがあります。
自社の状況を鑑みて、業務の報告方法を選定するようにしましょう。
在席の管理方法
業務中の在宅管理、すなわち中抜けについての管理体制を整えると、電話連絡などのしやすさにつながります。
同じ職場内であれば、中抜けの際にどれくらいで戻ってきたかなど把握しやすいですが、テレワークで中抜けとなると、行動がはっきり見えません。
そのため連絡するタイミングを見計らいづらく、場合によっては勤務状況に不審を感じる状況になりうることも考えられます。
在席の管理システムを導入するなどして、在席管理できる準備を整えられるとよいでしょう。
子どもが在宅の際の勤務について
テレワークとなると、子どもが在宅の場合でも勤務できる状態になりやすいです。
メリットである反面、体調不良の子どもがいる場合などは、無理な労働は社員の負担になり得ます。
子どもの長期休みの際にはフレックスタイム制度の導入や、子どもが体調不良の場合には遠慮なく欠勤してもよいと明示するルール作りが、テレワーク準備に必要だといえるでしょう。
テレワーク・リモートワークの準備：作業環境整備
テレワークをはじめる前には、テレワークができる作業環境の整備が必要不可欠です。
テレワークに必要な作業環境について、考えていきましょう。
インターネット環境
テレワークに必要不可欠なのが、インターネット環境です。
業務をおこなう際や勤怠管理、連絡を取り合う際にもインターネット環境は必須となります。
すでに自宅にインターネット回線がある場合でも、業務内容により既存の回線では回線速度が不十分な可能性もあります。
自社の業務をおこなうにはどの程度の回線が必要なのかを明確にし、いざはじめた際にインターネット環境が不十分だったという状態にならないようにしましょう。
使用デバイス
テレワークで業務をおこなう際には、多くの企業でPCやタブレットなどのデバイスが必要になると考えられます。
自宅にPCがありプライベートPCと仕事PCを兼用する場合には、セキュリティ対策を考慮する必要があります。
スマートフォンやタブレットを兼用する場合も同じで、セキュリティ対策についての要件の取り決めが必要でしょう。
また、PCやタブレットなどを貸与する必要がある際には、テレワーク開始の際に必要なデバイスが手元に届くよう、準備を進めてください。
勤務場所
テレワーク導入の際に盲点になりがちなのが、勤務場所についてです。
自宅で勤務できるのか？またはコワーキングスペースなどを使用する必要があるのか？などにより、必要な備品やセキュリティに対する取り決め内容が変わってきます。
テレワークをする社員それぞれの勤務場所を把握し、適切な準備ができるようにしましょう。
Web会議の必要用品
テレワーク時に必要になりがちなWeb会議ですが、会議の内容や使用するデバイスにより、Web会議時の必要用品が変わります。
Web会議の必要用品としては、主に以下の内容が考えられます。
- ヘッドセット
- カメラ
- デバイス
- インターネット環境
デバイスとインターネット環境については前述したとおりで、通常の勤務でも必要となるため、Web会議用に新たに準備する必要はありません。
ヘッドセットについては、自宅勤務などで周りに聞かれる心配もなく、使用するデバイスから問題なく音が聞こえて喋れるなら準備は不要です。
カメラも同様で使用デバイスについていればそれで問題ありません。
会議の内容やすでに手持ちの備品と比較して、必要な物があれば準備するようにしましょう。
テレワーク・リモートワークの準備も重要だが運用改善も必須
テレワーク・リモートワークの導入や運用前の準備は、テレワークをスムーズに進めるうえで必要です。
また、環境が整っていないと物理的・精神的負担を感じさせることになりかねないため、テレワーク促進のために環境の準備は重要となります。
テレワーク導入の準備を抜かりなくおこなったつもりでも、テレワーク運用しはじめてから予想しなかった問題が発生する場合や、やりづらさを感じることもあるでしょう。
テレワークを運用しはじめてから生じた問題や違和感を軽視してしまうと、物理的な負担から心のストレスにまで発展する可能性が高まります。
運用しはじめてからも柔軟な対応をすること、必要な環境改善をおこなっていくことが、テレワーク促進の鍵となり、重要であると言えるでしょう。
テレワーク・リモートワークの準備を適切にしよう
テレワーク・リモートワークは、今まで勤務していた状態をそのまま在宅にすればうまくいくわけではありません。
テレワーク・リモートワークならではの問題を考慮した環境作りが必要となるのです。
各企業や業種により、テレワーク時に取り扱う業務が異なるため、テレワークに必要な準備が場合によって増える可能性もあります。
業務を会社以外の場所で行おこなう状況を詳細にイメージすると、疑問点や準備が必要なポイントが見えてくるでしょう。
テレワーク準備の中でも重要になるのが、資料などの共有方法についてです。
資料は機密情報も含む内容が記載されることも多く、情報漏えいに対する準備を、適切におこなう必要があります。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、テレワーク時の報告書や資料のやりとりから、顧客との資料共有まで安全におこなえるツールとなっています。
テレワークの準備で資料共有方法を検討する際には、無料からはじめられるセキュアSAMBAの導入を、ぜひご検討ください。
