社内情報共有ツールには、ビジネスチャットやグループウェアなどさまざまなものがあります。
効率的に仕事を進めるには各ツールの特徴を知り、目的に合ったツールを選定することが大切です。
社内情報共有ツールを導入するメリットや、各ツールの特徴、社内情報共有ツールを選ぶときのポイントについて解説します。
社内情報共有ツールとは？
社内情報共有ツールとは、仕事に必要な情報を社内で共有・管理・検索するためのツールです。
ビジネスチャットのようにコミュニケーションがメインのものや、ファイル共有システムのようにデータ共有がメインのものなどさまざまな種類があります。
広義に考えれば、デジタルツール以外の回覧板や掲示板なども社内情報共有ツールともいえますが、一般的には社内情報共有ツールはデジタルツールのことを指します。
社内情報共有ツールの必要性
社内の情報共有をデジタルツールを使っておこなうことで、情報共有のスピードが上がったり、情報の確実性が担保されたりします。
つまり、遅滞なく確実な情報を届けるために社内情報共有ツールは必要なのです。
また、デジタルツールを使って情報を管理することで、必要なときに必要な情報にすぐアクセスできる環境が整います。これも社内情報共有ツールの必要性の一つです。
社内情報共有ツールを導入するメリット
社内情報共有ツールを導入することで得られるメリットを紹介します。
コミュニケーションの活性化
Chatworkなどのビジネスチャットのようなコミュニケーションに適した社内情報共有ツールを使えば、メールや電話より気軽にコミュニケーションを取ることができます。
コミュニケーションのハードルが下がり、コミュニケーションが活性化するのです。
コミュニケーションの活性化は、ミスを防いだり職場の雰囲気を明るくしたりと、ほかのメリットにも繋がります。
業務効率化
社内情報共有ツールを導入することで情報共有や意思決定のスピードが上がり、業務効率化に貢献します。
例えば、タスク管理ツールを活用すればプロジェクトの進捗がすぐに把握できるため、いちいち従業員に進捗を尋ねたり報告させたりする手間が省けて効率的です。
また、社内情報共有ツールを導入すれば情報の管理や検索もしやすくなるため、必要な情報にすぐアクセスできるようになり、この点も業務効率化に役立つでしょう。
ノウハウ・知識の蓄積
社内情報共有ツールは、リアルタイムの情報共有だけでなく、ノウハウや知識を蓄積できる点もメリットです。
例えば、グループウェアの文書管理システムにマニュアルや議事録を保存しておくことで、会社がこれまでに得たノウハウや知識に誰もが触れられます。
マニュアルなどのノウハウや知識にすぐにアクセスできる環境は、属人化の防止にも効果的です。
トラブルの防止
社内情報共有ツールは、トラブルの防止にも効果的です。
例えば、顧客管理システムやビジネスチャットなどで顧客情報を共有することで、情報の共有漏れによる顧客とのトラブルを防ぐことができます。
ほかにも、社内情報共有ツールを使ってコミュニケーションを取っていれば記録が残るため、「言った言わない」といったトラブル防止にも役立つでしょう。
社内情報共有ツールの種類
社内情報共有ツールと一口に言っても、コミュニケーションメインのもの、タスク管理に特化したものなど種類はさまざまです。
代表的な社内情報共有ツールの種類をご紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、その名のとおりビジネス用に設計されたチャットツールのことです。
チャットによるコミュニケーションや、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理などビジネスに役立つ機能が多く搭載されています。
ビジネスチャットは、メールでは送れない大容量ファイルの共有もできるため、メールに代わるコミュニケーションツールとして導入する企業が増えています。
ファイル共有システム・オンラインストレージ
ファイル共有システムとは、社内サーバーなどで接続したファイル内でデータを共有・保存・編集できるサービスです。
部署ごとにフォルダを作成できたり、アクセス権限を設定できたりと、社内のファイル共有の中心となります。
一方、ファイル共有システムには、テレワークなどオフィス外でのファイル共有ができないというデメリットがあります。
そんなファイル共有システムのデメリットを解消するのが、オンラインストレージです。
オンラインストレージは、インターネット上でファイルを共有・保存・編集できるサービスで、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
そのためテレワーク先や営業先でもファイル共有が簡単にでき、多様な働き方の実現をサポートします。
また、オンラインストレージはファイル共有システムに比べて導入・運営のコストが安く抑えられる点や、導入に手間がかからない点もメリットです。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクトの進捗を管理できるツールのことです。
タスクを可視化し期限などを設定することで、タスクの遅れや漏れを防げます。
いちいち対面やメールで進捗を報告しなくても済むため、テレワークや外部を入れたプロジェクトなど、リモートで進めるプロジェクトでも活躍します。
社内報アプリ
社内報アプリとは、その名のとおり社内報が閲覧できるアプリです。
スマホで閲覧できるため、PCを開くことの少ない現場勤務の従業員にも情報共有することができます。
また、プッシュ通知機能を活用し、情報の見逃しを防げるのもメリットです。SNSのような感覚で気軽に情報共有ができ、コミュニケーションの活性化にも繋がります。
社内wiki
社内wikiとは、インターネット百科事典「Wikipedia」のように社員が自ら書き込める百科事典のようなもので、業務のやり方やマニュアルなどのノウハウを蓄積できるツールです。
「ナレッジ共有ツール」や「チームコラボレーション」と呼ばれることもあります。
業務の属人化を防いだり、情報の検索性を向上させたりする効果があります。
グループウェア
グループウェアとは、これまで紹介したビジネスチャットやタスク管理ツール、社内報アプリ、社内wikiなどの機能をひとまとめにしたツールのことです。
1つのツールでさまざまな機能が使えるため、複数のツールを導入しなくて済む点がメリットです。
一方、さまざまな機能がそろっているからこそ、既存のツールとの使い分けが難しく、結局一部の機能しか使われていないということもあります。
社内情報共有ツールを選ぶポイント
さまざまな社内情報共有ツールの中で、自社に合ったツールを選ぶにはいくつかのポイントがあります。
社内情報共有ツールを選ぶ際に気をつけたいポイントを紹介します。
目的に合ったツールを選ぶ
社内情報共有ツールを選ぶ際には「何のためにツールを導入するのか」という目的設定と、目的に合ったツールを選ぶことが大切です。
例えば、コミュニケーションの活性化やツールを1つにまとめて業務効率化を図るのであれば、ビジネスチャットが合っています。
一方、コミュニケーションは引き続きメールや電話でおこなうものの、大容量ファイルを手軽に共有できるツールを探している場合は、オンラインストレージがぴったりです。
目的に応じた社内情報共有ツールを選ぶことで、導入後、従業員への浸透も高まります。
使いやすいツールを選ぶ
社内情報共有ツールを従業員に浸透させるには、ツールの使いやすさも重要なポイントです。
高性能なツールであっても使い勝手が悪ければ、かえって業務効率を下げてしまう可能性があります。
PCが苦手な従業員でも使いやすいツールを選びましょう。
セキュリティが安全か確認する
社内情報共有ツールでやりとりする情報には、個人情報や会社の機密情報など外部に漏れてはいけない情報が多数存在します。
そのため、社内情報共有ツールを選ぶ際にはセキュリティ対策にも目を向けましょう。
例えば、通信が暗号化されるのか、アクセス権限を設定できるのかなどです。
なお、社内情報共有ツールには無料・有料どちらもありますが、大切な社内情報を扱うわけですから、セキュリティが安心な有料サービスを利用することをおすすめします。
なるべく1つで済むツールを選ぶ
社内情報共有ツールを導入するときには、できるだけそのツール内でさまざまな作業ができるものを選びましょう。
なぜなら、〇〇の作業のときはツール1、△△のときはツール2など、細かい使い分けが必要になると業務効率が下がってしまうからです。
ただし、既にほかのデジタルツールを導入している場合は、重複する機能を持つツールを導入することで混乱が生じる可能性があります。
既存のツールとの使い分けに注意しつつ、できるだけツール内でさまざまな作業が完結するツールを選びましょう。
オンラインストレージも社内情報共有ツールのひとつ！
社内情報共有ツールを導入することで、情報共有のスピードが上がったり、コミュニケーションが活性化したりとさまざまなメリットを得られます。
中でもオンラインストレージは、業務効率化に貢献するだけでなく、テレワークの推進など多様な働き方の実現にも役立つツールです。
オンラインストレージには無料で使用できるサービスもありますが、セキュリティを考えると法人向けの有料サービスを使うほうが安全です。
中小企業に最も選ばれているオンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、ローカルフォルダのような操作感で、誰でも簡単に利用できます。
また、8つのセキュリティ対策を標準搭載しており、セキュリティ対策も万全です。
安全で使いやすい社内情報共有ツールとして、ぜひ無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
