デジタル化の推進においては、デジタル化の必要性やメリットを正しく理解することが大切です。
一方、デジタル化の推進が求められるなかでは、デジタル化の必要性を理解せずにデジタル化に取り組んでいる企業も多いかもしれません。
デジタル化の効果が最大限発揮できるように、「デジタル化はなぜ必要なのか」について考えてみましょう。
デジタル化はなぜ必要？
デジタル化が必要とされるのにはいくつかの理由があります。
デジタル化の必要性について深掘りしていきましょう。
「2025年の崖」問題を解決するため
デジタル化は、2025年の崖を乗り越えるために必要とされています。
そもそも「2025年の崖」というのは、経済産業省が2018年に発行した「DXレポート」内で使われた言葉で、デジタル化が遅れている日本の危機的状況を表す言葉です。
DXレポートでは、多くの日本企業でデジタル化やDXが進んでおらず、このままデジタル化やDXが進まなければ、2025年以降に巨額の経済損失が生じるといわれています。
2025年の崖問題が引き起こすのは経済損失だけではなく、日本の国際社会における競争力の低下や既存システムのメンテナンス不可、システムトラブルの増加などさまざまな問題です。
この2025年の崖を乗り越え、日本企業がデジタル社会の敗者とならないためにもデジタル化は必要とされているのです。
業務効率を改善するため
デジタル化は業務効率を改善するためにも欠かせません。
アナログな手法で進めていた業務をデジタル化することで、時間や手間の大幅な削減が可能になります。
さらには、生産性の向上や残業時間の削減、多様な働き方の実現などさまざまなメリットに繋がっていきます。
デジタル化は業務効率化および業務効率化によって生まれるメリット確保のために必要なのです。
人手不足に対応するため
デジタル化を進めることで、今まで人の手でおこなっていた業務をデジタルツールにさせることができます。
つまり、人手不足の状況であっても業務をきちんと回していけるということです。
ほかにも、デジタル化によってテレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方を実現することで、優秀な人材を確保しやすくなり人手不足の解消に役立ちます。
デジタル化は人手不足の現状に対応したり、人手不足を解消したりするのに必要ということです。
事業継続性を確保するため
災害やテロ、感染症の流行などの非常時において、事業を早期に回復させ、継続していくためにデジタル化は必要です。
例えば、デジタル化が進んでいれば、オフィスが被害を受けたとしても遠隔地で業務を継続することができます。
また、普段からデジタル化に積極的な企業は、非常時の事業継続性が確保されている企業として取引先からの信頼に繋がるというメリットがあります。
事業継続性を確保することや、非常時においても取引先からの信頼を得るためにデジタル化は必要なのです。
デジタル化は必要性だけでなくメリットも多い
デジタル化の必要性はさまざまな課題を解決するためというだけでなく、デジタル化にはメリットがあるからこそ進めるべきということもいえます。
デジタル化によってもたらされるメリットを紹介します。
コスト削減
デジタル化にはコスト削減の効果があります。
どのようなコストが削減できるかというと以下が例になります。
- テレワークの実施による交通費の削減
- オフィスの省スペース化によるオフィス賃料の削減
- ペーパーレス化による印刷・書類の保管コストの削減
- 生産性向上による人件費の削減
当然、削減できるコストだけではなく、デジタルツールの導入コストなどデジタル化によって発生する費用もありますが、長期的な視点で考えると、デジタル化によるコスト削減効果は大きなものになるでしょう。
売上アップ
デジタル化によって生産性が向上することで、従来のアナログな手法よりも高い成果を出すことができます。
また、デジタル化を進めることで、従来のアナログな手法では不可能だった顧客対応も可能になります。
例えば、AIの自動応答システムによる問合せ対応、オンライン販売を通じた遠隔地の顧客との取引などです。
デジタル化によって生産性と顧客満足度の両方を向上させることで売上アップに繋がるのです。
情報共有の質やスピードの向上
デジタル化は、組織で働く上で欠かせない情報共有の質やスピードの向上に大きく貢献します。
例えば、タスク管理ツールを使えば従業員からの報告を待つことなくプロジェクトの進捗を確実に把握できますし、ビジネスチャットを使えばコミュニケーションのスピードが上がります。
情報共有の質やスピードの向上は、ミスの防止や業務効率化にも効果的です。
デジタル化の必要性を考えるポイント
「一般的なデジタル化の必要性やメリットは分かったけど、自社にとっての具体的な必要性やメリットがいまいち分からない」「自社にはデジタル化は必要ないのでは？」と考えている方もいるかもしれません。
そのような方に向けて、デジタル化の必要性を考えるときのポイントを紹介します。
社内の不便な点に着目する
まずは、デジタル化のことを考えずに社内の不便な点を挙げてみましょう。
- タイムカードの打刻・集計が面倒
- メールの宛先をいちいち選ぶのが面倒
- 上司からの指示が口頭・メール・電話などさまざまで分かりづらい
- 必要な資料がすぐに見つからなくて探す時間がもったいない
- 会議資料を人数分印刷して製本するのが面倒
上記のように自社が抱える課題点を出してみるといいでしょう。
どのような仕事でも必ず不便なことや面倒に感じることはあるはずです。
実は、デジタル化の必要性はこのような不便・面倒なことに隠れています。
例えば、タイムカードの打刻が面倒であれば勤怠管理ツールを使用し、各自のPCやスマホから打刻ができますし、集計も自動でおこなえます。
ほかにも、メールの宛先を選ぶのが面倒な場合は、ビジネスチャットのグループチャットを活用すれば解決できます。
このように、業務の中で「もっとこうだったらいいのにな」「この作業は面倒だな」という点を考えることでデジタル化の必要性が見えてくるはずです。
残業の原因に着目する
残業の原因に着目するとデジタル化の必要性が見えてくることがあります。
例えば、日中は顧客の対応で手一杯、営業時間後に残業して事務作業を済ませているような場合は、顧客対応を効率化するツールを導入することで残業時間の削減に繋がるかもしれません。
また、目先の仕事に追われて重要な仕事が終わらずに残業をしているような場合、タスク管理ツールを導入し、期限や優先度を可視化することも効果的でしょう。
「なぜ従業員が残業をしているのか」という原因に着目することでデジタル化の必要性が見えてきます。
既存ツールに着目する
既存ツールに着目することもデジタル化の必要性発見に繋がります。
- 既存ツールの使いにくい点はないか
- 既存ツール導入時の目的は達成できているか
- 既存ツールより安くてコスパの良いツールはないか
上記のように、既に導入されているデジタルツールに着目することで、新たなデジタルツールの導入などデジタル化推進の必要性を感じられる場合があります。
デジタル化が急速に進んでいる現代では次々に新たなサービスが登場しています。
また、感染症によるパンデミックのように、今後も新たな問題が生じる可能性もゼロではありません。
「既存ツールは現在の課題解決に適しているか」「もっと良いサービスはないか」という視点も忘れないようにしましょう。
デジタル化の必要性を考えたらすべきこと
デジタル化の必要性を考えたら、いよいよデジタル化の実行に移りましょう。
デジタル化の進め方について解説します。
デジタル化の目的を定める
まずはデジタル化の目的について考えていきましょう。
デジタル化の目的は経営層が主体となって考える必要があります。
なぜならデジタル化の目的とは、すなわち「デジタル化によって会社をどのようにしていきたいか」という経営戦略にも直結するからです。
業務効率化やコスト削減、顧客満足度の向上など、デジタル化の目的は企業によってさまざまです。
デジタル化によって何を実現したいのかという観点でデジタル化の目的を考えましょう。
デジタル化できる業務を探す
続いて、デジタル化をおこなう業務を選定していきます。
デジタル化できる業務を探す際には「デジタル化の必要性を考えるポイント」でご紹介したように、社内の不便なことや面倒なことに目を向ける方法がおすすめです。
デジタル化について学ぶ
デジタル化を推進する際には、経営層・従業員ともにデジタル化に関する知識を習得する必要があります。
そもそもなぜデジタル化を推進するのかや、デジタル化のメリット、デジタル化における注意点などを知識として頭に入れておくのです。
研修などでデジタル化について学ぶことで、デジタル化が浸透しやすくなりますし、社員のITリテラシーも高まります。
導入しやすいツールを選定する
デジタル化を実現するデジタルツールの選定も重要なステップです。
- デジタル化の目的に合ったツールか
- セキュリティ対策は万全か
- 誰もが使いやすいツールか
デジタルツールを選定する際には、上記のポイントは必ず確認するようにしましょう。
ほかには、利用人数が増えたときの料金体系や取引先などの外部とも利用しやすいかなどを確認しておくと安心です。
定期的な効果測定をおこなう
デジタル化はデジタルツールを導入したら終わりではありません。
定期的な効果測定をおこない、自社のデジタル化を見直すことも大切です。
当初設定した目的や目標は達成できているか、導入したデジタルツールは使いにくくないかなどを確認しましょう。
効果測定の結果に基づいて、目標の再設定やデジタル化の推進方法の見直しなどをおこないます。
デジタル化の必要性から正しくデジタル化を進めよう
デジタル化の必要性について解説しました。現在、デジタル化の推進が叫ばれている理由がお分かりいただけたと思います。
デジタル化を適切に進めるには、デジタル化の必要性やメリットを理解しておくことが大切です。
これを機に、今一度、自社におけるデジタル化の必要性について考えてみましょう。
また、適切にデジタル化を進めるためにもう一つ重要なのが、適切なデジタルツールを導入することです。
デジタルツールを導入する際には、デジタル化の目的に合っているかや、セキュリティ対策が万全か、使いやすいツールかどうかを確認しましょう。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、業務効率の改善や事業継続性の確保などさまざまな場面で活躍するデジタルツールです。
また、通信の暗号化やアクセス権限の設定など、安心のセキュリティ対策が標準搭載されています。
使い勝手については、ローカルフォルダのような操作感で誰でも簡単に使えるツールです。
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