ICT化は、高度に情報化した現代において、生産性やサービスを向上させビジネスを強化するのに欠かせません。
ICT化の効果を高めるには、ICT化のメリットだけでなくデメリットも理解したうえで、適切に導入を進めることが大切です。
ITC化とは何か、ICT化のメリット・デメリット、ICT化の進め方と注意点を解説します。
ICT化とは
ICTとは「Information and Communication Technology」の略で、日本語では「情報通信技術」と表します。
ICTには、従来のIT（情報技術）に「Communicatiion（コミュニケーション）」が加わり、ネットワークを活用して情報のやりとりを活性化することに重点をおいている点が特徴です。
つまり、ICT化とは、ICTによって業務の生産性やサービスを向上させることを指します。
ICT化を適切に推進することは、ビジネスの競争力を高めることにつながります。
ICT化と似た「IT化」「デジタル化」「DX」との違い
ICT化は比較的最近になって使われるようになった用語です。
多くの方は、「IT化」の方がなじみがあるかもしれません。
「IT化」と「ICT化」は、混同して使われることも多いですが、次の違いがあります。
- 「IT化」はパソコンやインターネットなど情報機器や環境を整備すること
- 「ICT化」は環境整備だけでなく、通信やコミュニケーションを活用して業務を改善すること
ほかによく似た場面で使われる「デジタル化」「DX」の概要とICT化の違いもあわせて紹介します。
- 「デジタル化」は従来のアナログな業務をデジタル技術に置き換えること
- 「DX」は「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略で、デジタル化によってビジネスを変革すること
ICT化は業務や生産性の向上を目的とし、DXはさらに上位のビジネス自体を変革する、という意味合いの違いがあります。
ICT化のメリット
ICT化は、業務効率・生産性の向上に加えて、多様な働き方の実現や顧客サービスの向上といったメリットがあります。
それぞれICT化のメリットを見ていきましょう。
生産性や業務効率が向上する
ICT化でコミュニケーションツールやRPAなどを導入することで生産性や業務効率が向上します。
例えば、従来は時間をかけて訪問していた取引先との会議をWeb会議に変えることで、移動時間を削減し業務の効率化が可能です。
また、RPAを導入しルーチンワークを自動化すれば、解放された社員はほかの業務に従事でき、生産性が向上します。
このように、ICTで従来よりも時間や人の有効活用が可能となります。
多様な働き方が実現できる
モバイル端末やクラウドサービスなどのICTの導入によって、多様な働き方の実現も可能です。
例えば、リモートワーク環境を整えることで、育児や介護などで出社できない場合でも、在宅ワークが可能となります。
また、在宅ワークで通勤時間がなくなれば、その時間を家族との時間にあてたり、趣味や自己学習の時間にあてたり、とワークライフバランスを向上させることが可能です。
このように、ICT化によって社員が各自の環境に合わせて柔軟な働き方を選べるようになります。
顧客や取引先へのサービス向上が図れる
ICTの活用は、顧客や取引先に対するサービス向上にもつながります。
例えば、スマホを内線化するサービスを導入すれば、社員が外出中でも取引先からの電話を取り次ぐことができ、取引先は折り返しを待つ必要がなくなります。
また、機器の保守メンテナンスで位置情報を活用した作業員の手配や、遠隔サポートを取り入れれば、スピーディーで正確な対応が可能となり顧客満足度を高められます。
このように、ICTで顧客や取引先への対応のスピードや質を向上できます。
自動化によりミスを削減
AIやRPAを活用し作業を自動化することで、人的ミスを減らすことができます。
人と違い、AIやRPAは大量で長時間の作業でも疲れたり、集中力を切らしたりすることなく、正確に続けることができます。
ICT化により、単純作業に限らず、これまで人が担っていた高度なデータ分析なども自動化することで、人為的なミスを減らし精度を高めることが可能です。
データを有効活用できる
ICTの導入で、これまで使われなかったさまざまなデータを有効に活用できます。
例えば、社員のパソコンのログイン・ログアウト情報から勤務時間を把握し、正確な勤怠管理ができます。
また、お客さまとの通話データをAIで解析して、商品開発やサービスレベル向上につなげることも可能です。
このように、ICT化によりデータを有効に活用し業務改善を図れます。
ICT化のデメリット
一方で、ICT化にはセキュリティ面や導入コスト、業務フロー変更への反発といったデメリットもあります。
それぞれのICT化のデメリットを解説します。
セキュリティ面のリスクがある
ICT化ではインターネットを利用することが多いため、サイバー攻撃や情報流出などのセキュリティリスクと隣り合わせです。
例えば、クラウドサービスを利用する場合、サービス事業者のセキュリティ対策が不十分だとサイバー攻撃によって業務が停止する可能性があります。
また、顧客情報や社内情報にアクセス可能なモバイル端末を社外で紛失・盗難した場合、情報流出が懸念されます。
このようにICT化にはセキュリティリスクが伴うことを認識し、セキュリティ対策の整ったサービスを選定したり、自社でセキュリティ対策を行うことが大切です。
導入や教育にコストがかかる
ICT化のための環境整備やツール、サービスの導入にはコストがかかります。
直接的なコストとしては、モバイル端末やソフトウェア購入、サービス利用料などの費用があります。
また、忘れてならないのは、導入の検討や専門知識のある要員の手配、社員教育にも時間とコストがかかる点です。
ICT化を進める際には、それに見合う効果が見込めるかをしっかりと検討しましょう。
従来のやり方を変えることへの反発がある
ICT化でツール等を導入し業務プロセスを大きく変えると、使いこなせない社員からの反発も予想されます。
特にITリテラシーが低く、従来のアナログな業務に慣れた層は、仕事のやり方が変わることに懸念を抱きます。
強引に導入すると、モチベーションの低下や、使いこなせないことで、かえって作業効率が低下することもありえます。
ICT化の効果を高めるには、現場利用者にツールやサービス導入の目的やメリットを伝え、使いこなせない層をサポートすることが重要です。
ICT化の適切な進め方
ICT化は、一般に次のようなプロセスで導入します。
- 準備
- 計画・環境構築
- セキュリティ対策・教育
- 導入・評価
各プロセスのポイントを解説します。
準備
製品やサービス導入目的や対象業務、予算などICT化の方針をまとめ、組織的な合意を得ます。
また、具体的に導入を進めるため、システム部門、総務部門、現場部署などから推進体制を構築します。
計画・環境構築
ICT化によって解消したい具体的な課題を洗い出し、それにマッチした製品やサービスを比較検討・決定します。
また、必要に応じて社内にシステム環境の構築やセキュリティ対策を行います。
教育
ICTの導入で変更となる業務フローや社内ルール、ツールのマニュアルなどを整備します。
それらを管理部門や現場部署の利用者に対して、研修などで教育します。
導入・評価
実際にICT化のツールやサービスを導入します。操作方法や新しい業務フローが浸透するまでは利用者に対するサポートを継続します。
導入後は、業務効率化や生産性向上などの目的が達成されているか、定量的・定性的に情報を収集して評価し、必要に応じて改善を図ります。
ICT化を進めるうえでの注意点
ICT化は業務効率や生産性を向上させ、ビジネスに大きなメリットをもたらしますが、やり方を誤ると十分な効果を発揮できません。
ICT化を進めるうえで注意すべきポイントを紹介します。
セキュリティ対策やITリテラシー向上を図る
ICT化によるセキュリティリスクに対応するため、セキュリティ対策やITリテラシー教育が重要です。
例えば、リモートワーク用に配布するモバイル端末の紛失・盗難に備えたMDM（モバイルデバイス管理）の導入や、サイバー攻撃に備えたセキュリティソフトの導入といったシステム面の対策が有効です。
また、ミスや不注意によるセキュリティ事故を防ぐため、利用者のセキュリティ知識やITリテラシーの向上も欠かせません。
現場の意見を大切にする
ICT化の効果を高めるには、現場の意見を取り入れることが重要です。
経営トップの号令で、現場ニーズのないICT化を行なってもうまくいかないのは明らかでしょう。
計画段階から現場部署を体制に組み込んで検討を進めることが大切です。
現状業務の課題や要望をしっかりと引き出し、それを解消できるツールやサービスを選定することで、ICT化の効果を最大限に発揮できるようにしましょう。
効果を測定し改善を図る
ICT化ではツールやサービスを導入したあとの効果を測定し、必要に応じて改善を図ることが大切です。
ICT化は手段であり、業務効率化や生産性向上が目的です。
導入後に効果を測定し、期待した効果が得られなければ、ツールやサービスの見直しや、場合によっては廃止の決断も必要でしょう。
効果が低いサービスにムダな利用料を支払い続けるということのないように、しっかりと評価して改善することが大切です。
ICT化のメリット・デメリットを理解してICT化を進めよう
ICTをうまく活用できれば、業務の効率化や、多様な働き方を実現し、企業にとっても社員にとっても大きなメリットが期待できます。
セキュリティ対策や現場の意見を重視する点に注意し、ICT化のメリット・デメリットを理解したうえで効果的なICT化を実現させましょう。
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