ビジネスにおける情報共有は欠かせないものとなっています。
情報共有の大切さを実感する事例から、情報共有の大切さを意識するメリットについても考えてみましょう。
また、情報共有の大切さをはき違えることで生じるリスク、情報共有の大切さを意識するために必要なことも併せて解説します。
情報共有の大切さとは
情報共有とは、社員一人一人がもつ情報を、チームあるいは組織内で共有することです。
ビジネスにおいて、情報共有の大切さが求められる理由は、情報共有の大切さを理解しないことで、情報共有不足や目的のない無駄な情報共有が生じるからです。
情報共有不足が生じると業務の属人化や業務効率の低下など、業務におけるさまざまな弊害が発生します。
また、目的のない情報共有がおこなわれることで、共有された情報を適切に活用することができません。
つまり、情報共有の目的である「業務効率化」や「生産性向上」を果たすためには、情報共有の大切さを正しく理解することが必要になるのです。
情報共有の大切さとはを理解することで、単なる日常業務のルーティンとしておこなってきた情報共有が、いかに価値のあるものであるかを実感することができるでしょう。
情報共有の大切さを実感する例とは
情報共有の大切さはどのようなシーンで感じられるのでしょうか。
具体的に、ある建設現場で生じた事例をもとに、情報共有を軽んじたばかりに生じたトラブルや本来こうすべきであったというケースをもとに解説します。
情報共有不足により多くのコストがかかった
建物を建設する際に、障害となるものはないかを現地で確認したにも関わらず、担当者のみに現地確認を任せてしまったことで、現地状況の確認漏れが生じました。
この事例では、障害物があることで工事を進めることができず、だいぶ前の段階まで引き返す事態となりました。
情報共有の大切さを理解していれば、現地の状況を複数人で共有したため、二重三重のチェックがおこなわれ、確認漏れを起こすこともなく、スムーズに工事を進めることができたはずです。
このトラブルによって、再度部品や資材を調達しなければならない金銭的コストや、これまでの作業にかけた時間が無駄になった時間的コストなど、余計なコストが発生する事態になりました。
このように、情報共有が不十分であったために、あらゆるコストが無駄に生じてしまった事例は、情報共有の大切さを実感できたケースといえるでしょう。
ストレスやコミュニケーション不足から信頼関係が悪化した
建設現場は、主に元請けや下請け、あるいは、土木業者や左官工事業者など、さまざまな関連会社が工事に関わります。
情報共有を怠ったばかりに、スケジュール通りに工事を進めることができなくなると、工事に関連する会社にも多大な迷惑がかかります。
それぞれの関連会社は、スケジュール調整や作業員の確保などの迷惑を被るため、確認を怠った業者に対して不信感を抱くようになります。
信頼関係のない現場で作業をすることは、コミュニケーション不足から作業員がストレスを感じたり、それによって生じた少しのミスが、大きな事故やトラブルにつながったりする可能性も捨てきれません。
多くの人が関わる仕事場では、工事遂行の情報共有以外にも、作業員同士のチームワークを高める気軽なコミュニケーションも、大切な情報共有のひとつであると実感できます。
スケジュール遅延により残業が増えた
工事に遅れが生じると、場合によっては地域住民に迷惑をかける事態にもなりうるため、予定していた期日に完成させようと、遅れを取り戻すことが求められます。
その場合、後ろにずれ込んだスケジュールを取り戻そうと、従業員に残業をお願いしなければならない事態が発生するかもしれません。
残業日数が増えることで、疲労やストレスが溜まり、日々の業務に支障をきたしてしまいます。
また、「今日も残業か」と感じながら仕事に向かうことは、モチベーションの低下や労働災害にもつながります。
こうしたネガティブな状況を考えると、改めて情報共有の大切さを実感せずにはいられないでしょう。
情報共有の大切さを適切に意識するメリット
情報共有の大切さを意識することで、どのようなメリットが得られるのかについて見ていきましょう。
現状とゴールを明確にできる
情報共有では、作業の進捗状況や顧客の情報を、複数人で共有するため、「今はどうなっているのか」「どういう状態にもっていきたいのか」という、現状とゴールを明確にすることができます。
現状とゴールが明確になれば、その間にある「必要なタスクは何か」が浮き彫りになっていきます。
可視化されたタスクを細分化し、緊急度や重要度、適正な担当者を考慮することで、次におこなうタスクが明確になり、実行しやすくなります。
情報共有の大切さを意識すると、現状とゴールが明確になり、タスクが可視化されるため、スムーズな業務遂行が可能になります。
情報共有に対する責任をもてる
たとえば、「A会社との契約は〇〇な状態です」「Bプロジェクトの進捗状況はこうです」などの情報を共有することは、自分が情報の発信元となるため、共有する情報には責任をもたなければいけません。
世間では、ソースが明らかでない「〜らしいよ」「どこかで聞いたんだけど」のような情報をSNSで拡散したことで、思わぬ事態に発展したケースも多く聞かれます。
ビジネスにおいても同様で、情報共有の大切さを意識せずにいると、こうした信憑性のない情報を共有するリスクが発生してしまいます。
共有した情報に誤りが生じると、正しい情報を得るために時間も手間もかかるため、業務をスムーズに進めることができません。
情報共有は、業務効率化のために重要であることが意識できれば、正しい情報を共有しなければいけないと、情報共有に対する責任をもつことができるのです。
よりよい人材育成につながる
新人や部下の育成において、「指示型」のコーチングばかりをおこなっていると、指示通りの成果を上げることは可能であっても、育成される人材は、能動的に考えたり動いたりすることができなくなってしまいます。
そのため、「指示」だけではなく「情報共有の大切さ」を意識してコーチングすることで、新人や部下は自分なりの解決策を考えたり、創意工夫して仕事の進め方を考えたりすることができます。
具体的な方法として、部下にアドバイスを求められた際に、「こうしなさい」ではなく、「まずはあなたの意見を聞かせてください」と、相手の意見を共有してみましょう。
情報共有の大切さを意識したコーチングでは、相手の意見を引き出すための時間が必要となるうえに、ときには自分と反する答えが返ってくるかもしれません。
しかし、自分なりに考えた意見や選別した情報を共有することは、仕事に正面から立ち向かう人材の育成に役立ちます。
情報共有の大切さを意識したコーチングでは、プロジェクトメンバー全員の戦略化を目指したよりよい人材育成が可能になるのです。
ステークホルダーに価値を提供できる
ステークホルダーとは、経営者や社員のほか、顧客や取引先、行政機関や各種団体など、企業と利害関係にある存在のことをいいます。
社内外だけではなく、こうしたステークホルダーとの間における情報共有の大切さを意識することで、信頼関係を築き、よりよい価値を提供することができるのです。
具体例を挙げると、広義においては、社会問題に対する取り組み内容や、企業がもつ有用な情報を共有することで、ステークホルダーとの信頼関係の構築や、期待に応えられるサービスの提供が可能になります。
プロジェクトや事業者単位などの狭義においては、情報共有の大切さを実感する例にも挙げたように、適切な相手に適切なタイミングで情報共有をおこなうことで、無駄なタスクが生じることを阻止できます。
関係者は、求めている情報が適切に共有されていること、および、自らが発信した情報がスムーズに共有されていることで、次におこなうべきタスクが明確になり、集中した作業が可能になります。
情報共有の大切さを意識すると、ステークホルダーとのよりよい関係性の構築や働きやすい仕事場の提供など、あらゆる価値を提供することにつながるのです。
情報共有の大切さをはき違えるリスク
情報共有は大切だと意識し実行していても、その大切さをはき違えることで、思わぬリスクを生んでしまうかもしれません。
どのようなリスクが生じるのかについて見ていきましょう。
どこまで情報共有すればいいかわからない
情報共有の大切さをはき違えてしまうと、どこまで情報共有すればいいかが不明瞭になりがちです。
情報共有が大切だと意識しすぎることで、あれもこれも情報共有しなければならない、あるいは、共有する情報に関係する人だと思い込んで、情報共有の範囲を過剰に拡大してしまう懸念があります。
その結果、共有する情報や相手の選別に時間がとられてしまい、本来の業務に支障が生じることで、情報共有の本来の目的である効率のよい業務を進めることができなくなります。
むやみに情報を共有するのではなく、「この情報を共有することの目的は何か」「共有する相手にどのようなメリットがあるか」という、目的や効果を考えることが重要となるでしょう。
不必要な情報が入ってくる
情報共有の大切さをはき違えると、自分にとって不必要な情報が多くなり、今以上にメールやチャットが増えたり、会議に時間を割かれたりして、タスクの進行に支障をきたすリスクが発生します。
自分の業務に関連性のない情報は、意思決定のスピードを遅くする原因ともなりうることにも注意が必要です。
そのため、共有する情報のレベルに応じ、階層別に情報を管理するシステムの構築やルールを遵守することが必要になります。
具体的な取り組みとして、不要なCCメールを送らない、あるいは、関連性の低い情報が共有され続けるようであれば、共有してきた相手にフィードバックをおこなうこともよいでしょう。
情報への飢餓感をもってしまう
情報共有の大切さをはき違えると、充足感の有無に関わらず、どれだけ情報を集めても情報が足りないと思い、情報への飢餓感をもってしまうリスクがあります。
実際には、業務に必要な情報は共有されているはずであり、情報に飢えていると錯覚していることも考えられます。
しかし、情報共有の大切さをはき違えてしまうことで、情報が多いほうが有利だと思い込んでしまい、その結果、情報の適否よりも、情報を集めることに時間や労力を注ぎ込んだ分、生産性が削られてしまいます。
共有された情報は、あくまでも業務に活用するためのものであると位置づけ、蓄積と活用のバランスをとりながら情報共有をおこないましょう。
複数のツールで溢れかえる
現代は、情報共有のための便利なツールが多く普及しています。
しかし、情報共有の大切さをはき違え、情報共有自体の効率化を過剰に求めることで、社内で複数のツールが乱立してしまうことも考えられます。
複数のツールが社内に溢れかえることで、ツールを管理するための管理のように、無駄なプロセスを引き起こしてしまいます。
あるいは、部署ごとに異なるツールを使っていることで、情報共有のたびにツールを切り替え、同じ内容を入力する手間が増えてしまうかもしれません。
これらの現象は、表面的には小さな問題ではあっても、積み重ねることで、トラブルや社員自身のストレスにつながることも考えられます。
そのため、社内ツールはIT知識のレベルに関わらず、全員が使いやすいと感じるかを重視することで、ツールの乱立を防ぐことができるでしょう。
情報共有に対する無駄な手間やストレスを生じさせないことも、情報共有の大切さのひとつであり、最新のツールをいかに使いこなせるかではないことに注意しましょう。
情報共有の大切さを意識するために必要なこと
情報共有の大切さを意識するために、どのようなことが必要になるかについて見ていきましょう。
情報共有しない社員とのギャップを埋める
社内では、情報共有に対する個人の意識に差があることも事実です。
しかし、情報共有の大切さに対する意識の差を放置していると、生産性低下や業務の属人化に直結してしまいます。
情報共有に対する社員間でのギャップを埋めるために、情報共有の有無で生じるメリットデメリットを説明しましょう。
メリット・デメリットを正しく知ることで、自分が得た情報はメンバーに開示し、同様に、自分も情報を得たいと意識させることが期待できます。
情報共有の大切さを意識するためには、社員間での情報共有に対する意識の差を埋めることが必要になるのです。
情報共有の仕組みの存在を明確にする
情報共有の大切さを意識する前に、社員はそもそもどうやって情報共有すべきか、あるいは、どのような手段を使うべきかがわからないということも考えられます。
情報共有をすること自体に、手間やストレスが生じないよう、組織全体で情報共有のルールや仕組み、ツールを整備することが必要になります。
また、ITスキルのレベルに関わらず、社員全員に対してルールや仕組みの存在を明確に提示して説明することも大切です。
適正な情報共有ツールの活用
情報共有の大切さを意識するためには、適切な情報共有ツールが活用できることが必要です。
これは、情報共有ツールは数多くあるため、利用する人数や業種、あるいはによって向き不向きがあるためです。
しかし、部署によって異なるツールを使うと、情報共有の幅が狭まってしまうこと、あるいは、ツールの管理がしづらくなるといったデメリットが発生します。
組織全体でストレスなく使えることはもちろんですが、そのツールを使うことで、「情報共有の目的に対する効果が得られるか」にポイントを置いて、ツール選びをすることも必要です。
どんなツールを使うかによって、活用や蓄積できる情報量も異なるでしょう。
情報共有の大切さを適切に理解しよう
正しく情報共有の大切さを意識することで、タスクが可視化され、業務効率化やよりよい人材の確保や育成ができるなど、さまざまなメリットがもたらされます。
もたらされたメリットは、会社の大きな財産になるため、組織の成長も期待できるでしょう。
しかし、情報共有の大切さをはき違えると、適切な情報共有ができなくなるリスクが生じることもあるため注意が必要です。
組織全体で情報共有の大切さを適切に理解することで、価値のある情報共有につながるでしょう。
