業務効率化とは、業務プロセスを改善し時間や人材を捻出するための施策です。
同じ業務をおこなうとしても時間や人手が少なければ、そのほかブラッシュアップしたい業務に注力できたり、単純にコスト削減につながったりします。
業務効率化には、これらのような即効性の高いメリットだけでなく、長期的な目線から感じられるメリットもあります。
業務効率化のメリットを深く理解し、業務効率化のメリットを正しく享受できるようにしましょう。
業務効率化とは？
業務効率化とは、より少ない時間・少ない労力で業務を遂行させられるように、業務プロセスを改善することです。
非効率的におこなわれている業務の方法を改善して、より効率的な方法で業務をおこなえるようにする状態をさすといえるでしょう。
業務効率化のわかりやすい基準として「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、業務プロセスの見直しをおこなうと考えれば、具体的に理解しやすいのではないでしょうか。
企業全体で考えたときのムリ・ムダ・ムラは、それぞれの企業の規模や業態、経営状況などにより異なり、一概に「これが不要な業務である」とはいいがたいです。
しかし、ビジネスシーンで課題になりやすいポイントとして、以下のような状態があります。
- ムリ：負担の大きいスケジューリングでないか、負担の大きい作業でないか、など
- ムダ：不要な経費を使用していないか、人材・時間を割いていないか、など
- ムラ：業務をおこなう人によりレベルに差が出る、教える人により内容の偏りが出る、など
業務効率化をおこない「ムリ・ムダ・ムラ」がなくなると、企業全体の生産性が高まり、利益率の向上・コスト削減・従業員満足度の向上などにつながります。
業務効率化で得られるメリットについて、よりくわしく考えてみましょう。
業務効率化のメリット：時間や人材の確保
業務効率化の目に見えやすいメリットとして、時間や人材の確保ができることが挙げられます。
業務効率化によりひとつの業務にかかる時間を少なくできることで、ほかの業務に使える時間をより多く確保できることや、人材の確保が可能となります。
時間や人材の確保ができれば、既存事業のブラッシュアップのみならず、新規事業に取り組む余裕も生まれます。
時間や人材の確保がしやすくなることは、業務効率化をおこなうメリットのすべてに通ずる根幹の部分であるといえるでしょう。
業務効率化のメリット：生産性向上につながる
業務効率化をするうえで非常に大きなメリットは、生産性の向上といえるでしょう。
業務効率化から生産性が向上した状態とは、同じ作業をおこなうとしても、かかる時間や人員が少なくすむことを指します。
企業全体として時間・人員の捻出ができるだけでなく、利益率の向上・コスト削減・従業員ワークライフバランスの改善を見込めるのです。
業務効率化で生産性の向上が実現しやすいことは、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
業務効率化のメリット：コスト削減になる
業務効率化ができると、ひとつの作業にかかる時間が少なくなるため、人件費の削減につながります。
同じ業務に取り組むのであれば、かかる時間や人員が少なくすみ、人件費を削減できるほうが有益なのは、いうまでもない事実です。
業務効率化のツールを取り入れるなど、一時的なコストがかかるものはあるかもしれません。
しかし、長期目線で考えたときに、コスト削減につながる状態はメリットであるといえるでしょう。
業務効率化のメリット：利益率の向上に寄与する
業務効率化ができれば、利益率の向上が見込めます。
業務効率化では、同じ時間でできる業務の内容が増える、または同じ業務でもかかる時間が減る状態が見込まれるため、利益率向上になると考えられるためです。
利益率が向上すれば、企業としての業績も上がりますし、福利厚生などを含め従業員に還元することで、社内の士気が高まる可能性にもつながります。
どのような企業でも目標のひとつになる利益率の向上を実現しやすいことは、業務効率化のメリットといえるでしょう。
業務効率化のメリット：従業員満足度の向上になる
業務効率化の数字では見えないメリットとして、従業員満足度の向上があります。
業務効率化では、おなじ業務でも時間や人員が今までより必要なくなる状態が期待できます。
結果として残業時間を減らせる可能性や、同じ業務でも厳しいスケジュールを設けなくてよい可能性が高くなり、従業員の心や体の余裕につながると考えられるでしょう。
また、業務効率化は利益率の向上も期待できるため、利益が上がった分は従業員に還元できるような制度を整えられれば、満足度の向上が見込めます。
企業に対しての満足感は、そのまま従業員のやる気や全体の士気を高め、よりよい企業へと発展していく可能性が高まるでしょう。
業務効率化のメリット：離職率の低下につながる
業務効率化が離職率の低下につながりやすい理由は、大きく2つあります。
ひとつ目に、業務効率化は時短勤務やテレワークといった働き方改革につながるためです。
業務効率化をおこなうことで、子育てや介護といった「通常時間での就業が難しい状況になった従業員」でも、企業を離れず、自身のペースで働ける環境の基盤を作れます。
ふたつ目は、業務効率化で従業員満足度の向上を目指せるためです。
従業員が仕事やプライベートに満足できる環境を整えられ、やりがいがあり働きやすく、生活しやすいと感じられれば、企業から離れたくないと思う結果につながります。
離職率の低下につながることは、業務効率化のメリットといえるでしょう。
業務効率化のメリット：優秀な人材の確保につながる
業務効率化により、従業員の待遇面などをよりよい状態へと社内環境を整えやすいため、優秀な人材を確保できる可能性が高まります。
労働時間や給与面の適正化や、テレワークなどの働き方の選択肢が増やせることなど、労働者にとって魅力的な環境を作れれば、働きたいと思う人材が増えるでしょう。
労働者から選ばれる企業になることは、その分優秀な人材からも選ばれる可能性も高まります。
優秀な人材の確保につながり、企業としての質を向上させられることは、業務効率化をおこなうメリットでしょう。
業務効率化のメリット：働き方改革につながる
業務効率化で業務行程や方法を見直すことは、働き方改革につながります。
業務効率化に必要だといわれる、書類などのデジタル化・業務行程の自動化は、テレワークや時短勤務・フレックス制度などの働き方に適合するためです。
働き方改革は、少子高齢化での働き手の不足や、育児・介護との両立などで今までの働き方ができなくなった従業員に対して、効果的なアプローチができます。
業務効率化で働き方改革につながりやすいことは、従業員満足度や離職率の低下につながる大きなメリットでしょう。
業務効率化のメリットを獲得できない原因
企業が業務効率化のメリットを獲得できないのには、いくつかの要因があると考えられます。
業務効率化のメリットを獲得できない原因について、考えてみましょう。
環境変化を望まない声がある
環境変化を望まない声が自社内にあると、業務効率化のメリットを感じられない可能性が高いと考えられます。
業務効率化には、現状のやり方を変えていく状態が必須になります。
そのため「今どうにかなっているから、やり方は変えなくていい」などの、変化を好まない・新しいやり方を望まない声が大きいと、業務効率化はなかなか進みません。
また、非協力的な人材がいれば、最適な業務効率化を導入するのは非常に難しいと考えられます。
業務効率化の施策をやり始めても、「本当はほかのツールを取り入れたいけど、ここはそのままにしておこう」など中途半端な状態になれば、業務効率化のメリットは獲得しづらいでしょう。
何から手をつけるべきか明確でない
業務効率化しようとしても、どこから手をつければよいのかがわからない状況になっている場合は、注意が必要です。
なにをすればよいかわからない状況は、すなわち「業務効率化が必要である問題点」が定まっていない状態であると考えられます。
問題点がはっきりしなければ、業務効率化しているつもりでも実は無駄な施策になり、むしろ仕事が増えてしまうこともあります。
何から手をつけるべきか明確出ないという時点で、業務効率化のメリットを適切に享受することは難しいといえるでしょう。
業務効率化の全体像をイメージできていない
業務効率化の理解や認知が浅く、業務効率化をおこなう目的を含めた全体像をイメージできていないと、メリットを最大限感じられない可能性が高いです。
業務プロセスの細部のやり方を変更することで、業務効率化はおこなえます。
しかし、業務効率化をおこなったその先になにをしたいのか、企業をどのような状態に導きたいのかまでの全体像をイメージできていないと、メリットを正しく獲得できない可能性が高まります。
- 人員確保できたから「新規事業を立ち上げたい」のか？
- コスト削減できたから「福利厚生を充実させ従業員満足度をあげたい」のか？
業務効率化という施策の全体像をイメージできないと、メリットを最大限に獲得は難しいと考えられるでしょう。
業務効率化のメリットを最大化するためのポイント
業務効率化のメリットを最大化するためのポイントは、自社が業務効率化から考えられるメリットを踏まえ「どうなりたいか」を、明確で具体的にイメージすることです。
業務効率化の広義な目的である「自社をより発展させたい」だけでは、すべきことが明確になりづらいです。
狭義ともいえる目の前の目標を定めることで、何から手をつけるべきか明確になってきます。
企業により、業務効率化すべきポイントや優先的に業務効率化したほうがよい事案は異なるため、以下を明確にし、行動することがおすすめです。
- 【STEP1】自社（場合によっては部署や店舗）が目指す状態を明確にする
- 【STEP2】目指す姿までのステップを細分化する
- 【STEP3】まず手をつけるべき業務効率化を把握する
- 【STEP4】業務効率化の全体像を上層社員に共有し理解を得る
- 【STEP5】業務効率化の施策をおこなう
目的を明確に持ち、すべきことを的確にクリアしていければ、業務効率化のメリットを最大化できる可能性が高まるでしょう。
業務効率化のメリットを企業の発展につなげよう
業務効率化の目に見えやすく即効性の高いメリットは、時間や人材・コスト面に余裕ができることが挙げられます。
時間・人材・コスト面に余裕が生まれることは、企業を発展させるための施策を実現しやすくなるのです。
業務効率化をおこなう最大のメリットは、物理的な余裕ができることで、働き方改革や従業員満足の向上・新規事業進出など、企業の新たな発展が目指せる部分だといえるでしょう。
効果的だとされる業務効率化の中でも、どのような業態でも必要になる場面が多く、働き方改革には必須の施策に、デジタル・IT化があります。
デジタル・IT化が進めばテレワークへの移行がしやすく、マルチデバイス対応のオンラインストレージを利用するなどで業務効率化がはかれます。
業務効率化のためにオンラインストレージ導入の際には、マルチデバイスから使用可能・アクセス権限機能で取引先などとのデータ共有もスムーズな「セキュアSAMBA」を、ぜひご検討ください。
