業務効率化は、働き方改革を実現させるうえで必須だといえます。
業務効率化は、働き方改革の目標である働き手の確保・働き方の多様化に対して、有効的にアプローチできるためです。
ただし業務効率化の中でも、働き方改革の促進に大きく関わる施策を理解しておかなければ、働き方改革の促進に直接つながらない可能性も考えられます。
業務効率化が働き方改革に必須な理由を理解するとともに、働き方改革に生かせる業務効率化について考えていきましょう。
業務効率化は働き方改革に必須条件
業務効率化は働き方改革が目指す状態を実現させるための基盤として、必須条件だと考えられます。
そもそも働き方改革の推進がされはじめたのは「少子高齢化に伴う労働者の減少」そして「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」に、日本が直面しているためです。
そして働き方改革が目指す状態は「働き方を根本から変え、少子高齢化から来る働き手の不足を解消し、労働者が家族と過ごす時間やプライベートの時間を充実させること」となっています。
以下は、働き方改革の目的について、厚生労働省が公表している内容です。
働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。
引用：雇用・労働「働き方改革」の実現に向けて
働き方改革の目的である「個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会の実現」は、以下のような状態をつくる必要があると考えられるでしょう。
- テレワークなどの在宅勤務できる
- 定時で業務を終了できる
- 時短勤務で帰れる
- 休みの日に問題なく休める
業務効率化で実現可能な状態の中には、ひとつの業務に対してかかる時間を短くすること、人員を少なくすることがあります。
そして業務効率化の施策の中には、働き方の多様化を実現させやすくなる施策もあります。
業務効率化により「生産性の向上から時短勤務の促進」「自動化ツールの導入からテレワーク促進」など、働き方改革に必要な状態の基盤が作れると考えられるのです。
業務効率化は、働き方改革の土台として必要であるため、業務効率化は働き方改革に必須であるといえるのでしょう。
業務効率化が働き方改革に与える影響
業務効率化は働き方改革によい影響を与える場合が多いですが、業務効率化の事案の中でもどのような施策が働き方改革によりよい影響を与えるのでしょうか。
働き方改革に関係が深い業務効率化の例を考えていきましょう。
業務を自動化する
業務効率化の中でも業務の自動化は、人の手が関わらずにすむ大きな施策だといえます。
人の手を頼りにしない方法で業務が進められることは、従業員への物理的負担が減り、時間を捻出できる結果となるのです。
必要な業務が短くすめば、その分残業の時間も減る状態が考えられます。
また、時短社員への切り替えや、出勤日数自体を少なく調整できる状態へもつながる可能性が高まります。
業務の自動化は、働き方改革に必要となる「働き方の多様化」への働きかけとして、有効でしょう。
誰でも取り組める仕組みをつくる
業務効率化として社内の誰でも取り組める仕組みをつくる施策も、働き方改革につながると考えられます。
仕組み化から業務効率化を図るには、以下の取り組みが有効です。
- マニュアルを作成する
- チーム化して複数名で業務を遂行できる体制を整える
- 進捗共有をチャットグループなど使用して密で迅速におこなう
うえに挙げた取り組みは、働き方改革に有効だと考えられ、テレワークや時短勤務・フレックス制度の導入などにも効果が期待できます。
仕組み化をすることで、働き方の選択肢が増やせることは、働き方改革にもよい影響を与えられるでしょう。
マルチデバイス対応の資料共有ツールを取り入れる
情報共有・資料共有の際にマルチデバイス対応の共有ツールを取り入れられると、社内だけでなく社外で勤務する際にも、スムーズな共有が可能になります。
マルチデバイス対応でどこにいても情報・資料共有できると、テレワークの移行がしやすいことにつながるでしょう。
ほかにも、会社の外にいても取引先や顧客とのやりとりを実現できる可能性が高まり、働き方の多様化に有効だと考えられます。
業務効率化でマルチデバイス対応の資料・情報共有ツールを取り入れられれば、働き方改革への有効なアプローチとなるでしょう。
資料共有をデジタル化する
業務効率化を考えたときに有効な施策であるのが、デジタル文化を取り入れることです。
デジタル文化を取り入れられれば、インターネット上でのやりとりを実現でき、紙文化からの脱却で資料のファイリングや過去資料の閲覧などにも時間を要さなくなります。
インターネット上で情報のやりとりが実現する状態、出社しなくても業務に必要な資料の閲覧が可能になる状態は、テレワーク促進へ大きな効果が期待できます。
業務効率化で資料共有をデジタル化させると、働き方改革の促進に対しての大きな働きかけとなるでしょう。
ITシステムを導入する
タスク管理や会議・勤怠管理・会計業務・情報共有などにITシステムを導入すれば、業務効率化につながると考えられます。
上記のITシステムやツールの導入が進めば、遠隔地でも勤務ができスムーズなやりとりを実現できる可能性が高まります。
- テレワーク
- 時短勤務
- フレックス勤務制度
- 業務委託
などの働き方も可能になるのです。
情報などのやりとり関連にITシステム導入ができれば、場所を問わず業務遂行ができる可能性が広がるため、働き方改革へのダイレクトなアプローチができるでしょう。
業務効率化で働き方改革を進めるポイント
業務効率化で働き方改革を進めるポイントは、働き方改革に効果がある施策をおこなうことだといえます。
業務効率化の中にも、働き方改革に求められる状態が作りづらい施策があるためです。
そもそも、業務効率化が進まない企業の状態は、以下のようなポイントに問題がある可能性が高いと考えられます。
- 優先順位があいまいである
- 不要な業務に気づけていない
- 誰でもできる部分でも一定の個人に属人化している
- 自動化できる部分でも属人化している
- 紙文化などアナログな方法で業務管理している
主に働き方改革につながるのは「テレワーク」や「就業時間の最適化」「時短勤務」などに効果がある施策が挙げられます。
業務効率化の中でも、以上の部分に効果的な施策を取り入れなければ、働き方改革の促進につなげることは難しいのです。
業務効率化への課題は、企業それぞれで異なります。
業務効率化を成功させ働き方改革の促進を目指すには、まず自社の現状を適切に把握することが必要です。
現状の把握からさらに課題を明確にし、働き方改革にアプローチできる業務効率化案を模索するのが、大切なポイントだと理解しましょう。
業務効率化を成功させ働き方改革の促進につなげよう
業務効率化は働き方改革にとって必須であり、働き方改革の基盤となる施策であることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
業務効率化の中でも、業務の自動化・資料共有のオンライン化・情報共有などのIT化は、労働力の削減や働き方の多様化が実現しやすく、働き方改革にも効果の高い施策であると考えられます。
そして資料共有のオンライン化・情報共有などのIT化は、どのような事業にも必要となる場面が多くある施策です。
資料共有のオンライン化ができる方法として、インターネット上で資料保管や情報のやりとりができるツールのオンラインストレージがあります。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、情報の共有・閲覧などマルチデバイスに対応しており、どのような場所からでもスムーズなやりとりが実現できます。
セキュリティ対策にも力を入れているため、テレワークの促進など働き方の多様化にもマッチするツールです。
自社の状況を把握し、業務効率化すべき内容を把握した際に、書類デジタル化やデータのデジタル化に懸念がある場合には、無料から使えるセキュアSAMBAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
