クラウドストレージを使えば、オンライン上にデータを保存することができます。
また、複数人でデータを共有するのも楽です。
クラウドストレージの特徴を知れば、USBメモリや自社サーバーにはないメリットが見えてきます。
クラウドストレージのメリットと、そのメリットを享受するためのポイントについても解説します。
クラウドストレージとは
クラウドストレージとは、インターネット上にあるデータの保管場所です。
「オンラインストレージ」や「ファイル・ホスティングサービス」と呼ばれることもあります。
クラウドストレージの主な使い方としては、パソコン・スマートフォン・タブレット等で作成したファイルをインターネット上のクラウドストレージにアクセスしアップロードして保存します。
クラウドストレージは、インターネット環境さえあれば、ファイルを保存した場所にはどこからでもアクセスできます。
外出先から保存したファイルを閲覧・編集するのも容易です。
また、ファイルの制作者本人でなくとも、クラウドストレージへのアクセス権限を持っている人なら保存場所を参照できます。
クラウドストレージ上のファイルをパソコンへダウンロードすることも可能です。
元ファイルをそのままオンライン上に残し、ダウンロードしたファイルを編集するといった使い方もできます。
このような特徴を持つクラウドストレージは、ファイルの保存はもちろん、ファイルを誰かと共有したいときにも便利に使えるツールです。
クラウドストレージの種類
クラウドストレージには、無料で使えるものと有料のものがあります。
個人が私的範囲の中で使うのなら、無料クラウドストレージでも充分かもしれません。
ただし無料ストレージをビジネスで使うのは、難しい面があります。
無料ストレージは、容量が少なかったり、機能が制限されていたりするからです。
ビジネスで利用するなら、有料のクラウドストレージを使った方が良いでしょう。
有料のクラウドストレージでも、無料の試用プランがあるものなら契約に先立って試すことができます。
例えば国産のクラウドストレージ「セキュアSAMBA」は法人向けの有料サービスですが、フリープランも用意されています。
フリープランで使い勝手を試してから契約できるので、クラウドストレージならではのメリットを感じながら、じっくりサービスの導入を検討できるでしょう。
クラウドストレージのメリット：何人でもアクセスが可能
クラウドストレージのメリットは、何人でも保存データにアクセスが可能なことです。
USBメモリを使ってデータ保存をした場合を考えてみましょう。
もし複数人でデータを参照したくとも、今メモリを持っている人しかデータにアクセスできないため順番待ちになってしまいます。
データを各人のUSBメモリにコピーするとしても、コピーの手間がかかります。
クラウドストレージならアクセス権限さえ持っていれば、誰もがネット上にある1つのデータを同時に参照できます。
クラウドストレージのメリット：外出先から閲覧・編集できる
クラウドストレージのメリットは、ネット環境があればどこからでもアクセスできることです。
社外で仕事をする場合でも、データを閲覧・編集できます。
メモリを持ち歩く必要がないため、うっかり「商談にメモリを忘れた」という失敗はおきません。
さらに、物理的なメモリは紛失してしまう危険があります。
外出先でUSBメモリを落とし、情報が漏れてしまうのは避けたいことです。
クラウドストレージを使えば、このようなメモリ紛失のリスクを回避できます。
クラウドストレージのメリット：自動保存で保存漏れを防止
クラウドストレージのメリットは、自動保存機能を持つものがあるという点です。
自動保存機能のあるクラウドストレージなら、データを手動で保存する必要がありません。
保存ボタンを押さなくても、データの内容を常に最新に保ってくれます。
データを保存していないのにパソコンが強制終了してしまい、編集作業が振り出しに戻ってしまった経験がある人はいませんか。
自動保存機能を持ったクラウドストレージなら、このような悲劇は起こらないでしょう。
クラウドストレージのメリット：災害への備えができる
クラウドストレージのメリットは、災害に強いことです。
クラウドストレージの本体は、自社内部にはありませんので、社内に本体があるUSBメモリや自社サーバーなどとは違い、会社の災害に影響されないのは強みです。
例えば火災に遭って会社のビルが丸ごと無くなってしまったとしても、クラウドストレージ内のデータは無事である可能性が高いので、災害対策、BCPの一環としてバックアップにも活用できます。
クラウドストレージのメリット：共同作業がしやすい
クラウドストレージのメリットは、共同作業のしやすさです。
共同作業したい相手にアクセス権限を与え、クラウドストレージの場所（URL）を教えれば、簡単にファイルやデータを共有できます。
社内でリモートワークをする場合はもちろん、社外の人に仕事を外注するときも、とても便利です。
特に1つのファイルを複数人で仕上げていくような仕事はクラウドストレージを使うと効率的に進められるでしょう。
クラウドストレージのメリット：容量不足への対応も簡単
クラウドストレージのメリットは、容量を簡単に拡張できることです。
サイズの大きなデータをたくさん保存し続けていると、メモリが容量不足に陥ることがあります。
こんな時物理メモリを使ってデータを保存している場合は、新しい製品を買い足さなくてはなりません。
容量不足のたびにメモリを買い足していると、あちこちにデータが分散してしまう事態も起こりえます。
その点クラウドストレージならば、容量が不足したらより大きな容量が使えるプランにアップグレードすればよいだけです。
契約プランを変えれば、保存場所の大きさを簡単に調整できます。
クラウドストレージのメリット：コストを抑えられる
クラウドストレージのメリットは、コストを抑えられることです。
大量のデータを保存するには、自社サーバーを導入するという方法もあります。
しかし、自社サーバーを設置するには多くの初期費用が必要になります。
さらに設置後は、サーバーを適切に運用していくため人的コストをかけなくてはなりません。
また、自社サーバーの場合は、セキュリティ対策もすべて行う必要があります。
一方、クラウドストレージの初期費用はとても低く抑えられます。
無料の試用プランから始めれば、コスト0でスタート可能です。
さらに使用期間の分だけ費用を払うサブスクリプション型なので、運用中の費用も節約できます。
運用やセキュリティ保全についても、クラウドストレージ業者が代行してくれます。
クラウドストレージのメリットを得るためには？
便利なクラウドストレージですが、メリットを最大限活かすためには業者選びやセキュリティ面に注意が必要です。
クラウドストレージのメリットを享受するためのポイントや注意点を解説します。
自社に合った機能を提供してくれるサービスを探す
クラウドストレージは、カスタマイズしにくいという特徴もあります。
業者があらかじめ用意したサービスを使うので、自社に合わせて機能を自由に変更することはできません。
そのためクラウドストレージを選ぶ際は、自社が必要としている機能を備えているかに注目することが大事です。
クラウドストレージに何を求めているのかを、最初に整理しておくと良いでしょう。
セキュリティリスク対策を比較
オンラインストレージ上にあるデータは、アクセス権限さえあれば世界中から参照できます。
パスワードが漏れてしまえば世界中へデータが漏洩してしまう危険性もはらんでいるということです。
どこからでもアクセスできるというオンラインストレージのメリットをデメリットにしないために、従業員全員でパスワード管理の重要さを共有しましょう。
また、退職者、転職者のアカウントは消去し、会社に関係がある人間だけがオンラインストレージにアクセスできるようにします。
外部の人間とデータを共有する際は、アクセス権限を細かく設定してください。
編集をされたくないデータには編集権限を付加しないようにしましょう。
オンラインストレージを選ぶ際に、セキュリティ対策をしっかり行っている業者を選ぶことも大事です。
例えばセキュアSAMBAでは、アップロードされるすべてのファイルをスキャンできるウイルスチェックオプションを提供しています。
クラウドストレージのメリットをセキュアSAMBAで体感しよう
クラウドストレージは、どこからでもアクセスできるインターネット上のデータ保管庫です。
クラウドストレージを利用することで、社外での商談やリモートワーク、共同作業に役立つなどのメリットを多くの場面で実感できることでしょう。
ビジネス利用のクラウドストレージサービスを選ぶなら中小企業に多く利用されている「セキュアSAMBA」を試してみてください。
無理から始められるセキュアSAMBAで、クラウドストレージのメリットを体感してみてはいかがでしょうか。
