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ICTのメリットとは?ビジネスシーンにおけるICTのメリット7選!

働き方コラム

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    ビジネスシーンでのICTのメリットは、生産性向上や利便性の向上などです。

    しかし、生産性の向上や利便性の向上は、ICTの表面的なメリットであり、これらのメリットをビジネスのどのような施策につなげられるかが重要なポイントとなります。

    ICTのメリットを最大限享受するためには、ICTがビジネスに与える影響や重要性を理解することが大切です。

    ICTがビジネスに与える影響・重要性を解説したうえで、遠隔地との通信・情報集約・顧客とのやりとり・働き方改革へのアプローチなどさまざまな観点から、ICTのメリットについて考えていきましょう。

    ICTのメリットはビジネスに与える影響とは

    ICTのメリットを知るためには、ICTとはなにか、ICTがビジネスシーンでどのような要素に影響を与えるのかを正しく知る必要があります。

    ICTのビジネスシーンにおける影響、重要性・必要性についてどのように考えられてきているのか解説します。

    そもそもICTとは?

    ICTは「Information and Communication Technology」の頭文字をとった略語で、和訳では情報通信技術となります。

    IT技術(コンピューター・アプリケーションなど)を使った通信の技術をICTと総称しており、人とインターネットをつなげたり、人と人がつながったりするツールとなります。

    PC・スマートフォンなどのデジタル機器や、メール・チャット・通信販売・インターネット検索などが、ICTに該当するといえるでしょう。

    似た言葉にITがありますが、ITは「情報技術」のため、ソフトウェアやアプリケーションなど、コンピューター関連の技術の総称となります。

    ITは情報技術の基盤となり、ICTは情報技術を用いた通信技術であると理解しましょう。

    ビジネスにおけるICTの立ち位置

    ICTはビジネスシーンにおいて、通信から情報管理などの非常に重要な役割を果たしているといえます。

    ビジネスシーンにおけるICTには「ITに通信技術(コミュニケーション機能)をくわえて、利便性向上から生産性向上、顧客満足度の向上」という役割があると考えられるためです。

    例えばIT化され電子化された資料は、電子化されたままの状態では、利便性や生産性の向上という目標を達成するには、不完全な状態だと考えられます。

    ICTの技術(情報通信技術)を利用したツールを導入することにより、以下のような状態が考えられるのです。

    • 電子化した資料を遠隔地から閲覧でき、利便性の向上につながる
    • 電子化した情報の集計などが迅速におこなえ、生産性の向上につながる

    ICT= 情報「通信」技術は、電子化した情報を他者と共有するために必要なツールであるため、ビジネスシーンにおいて重要な役割を果たしているといえるでしょう。

    ここからは、ビジネスシーンにおけるICTのメリットを、よりくわしく考えていきます。

    ICTのメリット:場所を問わず情報共有ができる

    ICTを用いたツールとして、メールやチャット・オンラインストレージなどの情報や資料共有できるツールがあります。

    これらのメールやチャットなどはスマートフォン・タブレット・PCなどどのようなデバイスからでもアクセスできるツールが多く、場所を問わずに共有が可能です。

    また、オンラインストレージでもマルチデバイス対応のツールを選ぶことで、いつでもどこにいても、迅速な情報共有が可能になります。

    例えば、ICTにより最新の情報を迅速に共有できれば、顧客から問い合わせがあった際に正確な情報を素早く答えられる状態を整えられます。

    顧客満足度を高める結果となるでしょう。

    場所を問わずに情報の共有や資料の閲覧ができれば、テレワーク促進につなげやすくなるなど企業として大きなメリットとなるでしょう。

    ICTのメリット:迅速に情報共有しやすい

    ICTの素晴らしいところは、スマートフォン・タブレット・PCなどのデバイスを所持していれば、必要なとき迅速に情報共有ができるところです。

    迅速な情報共有は、リアルタイムで起こっている出来事を把握しやすく、業態によっては顧客に正しい情報を届けるのに役立ちます。

    遠隔地などの売り上げデータを迅速に集計できれば、正しい経営判断も可能になると考えられます。

    どのような業態であっても、迅速な情報共有は、業務の効率化や生産性向上につながりやすいため、企業にとってICTを取り入れるメリットとなるでしょう。

    ICTのメリット:生産性の向上が見込める

    ICTを導入すると、さまざまな業務において生産性の向上が見込めるメリットがあります。

    ICTを用いたやりとりツールなどを活用すれば、場所や手持ちのデバイスを問わず、スムーズで迅速・または相手に合わせたやりとりの実現や、業務の自動化などができると考えられるためです。

    メールの活用例でいえば、自動送信設定は自分の手を止めずに、相手に合わせたタイミングでメール送信(業務)を遂行できるICT活用例となります。

    また、送受信したメールはクラウドで管理できれば、勤務地によりデバイスが変わる場合でもスムーズに業務に移ることが可能です。

    やりとりや業務などの生産性向上が見込める点は、コスト削減になったり働き方改革につなげられたりと、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

    ICTのメリット:多様な働き方に対応できる

    ICTを導入することで、多様な働き方に対応しやすい環境づくりの促進ができます。

    場所を問わず情報のやりとりが可能になるため、テレワークで過去資料を閲覧したい場合や最新資料の共有なども、スムーズにおこなえる状態がつくれるのです。

    また、時短勤務などの促進には、業務に対する時間や人員の余裕が必要となります。

    ICTは生産性も向上し、人員に余裕ができる可能性も高まるため、多様な働き方に対応しやすい環境作りができると考えられます。

    働き方の多様化は、働き方改革の根幹ともいえる施策です。

    企業としてのイメージUPや従業員満足度向上、コスト削減などのメリットを教授できる可能性も高まるでしょう。

    ICTのメリット:セキュリティ対策になる

    ICTを活用したツールの導入で、高いセキュリティ対策が実現すると考えられます。

    紙などで資料を持ち歩いていれば、紛失による情報漏えいリスクや、破損などの危険性にさらされ続ける状態になります。

    一方、ICTで共有した情報は、インターネットに情報が保護された状態で保管できるため、セキュリティ対策になると考えられるのです。

    ただし、セキュリティ対策について考慮されたツールを使用しないと、マルウェアやフィッシングなどのリスクが高まる可能性があります。

    ICTからセキュリティ対策のメリットを教授するためには、使用するツールを厳選する必要があると理解しましょう。

    ICTのメリット:遠隔地とも密なやりとりがしやすい

    スマートフォン・タブレット・PCなどを使用して開催可能なWeb会議なども、ICTが駆使されているツールです。

    遠隔地とのやりとりの際、これまでは文面だけ・音声だけの方法しか、やりとり方法はありませんでした。

    顔をみて表情を感じ取りながら会話するというのは、相手の雰囲気や感情を汲み取りやすく、より密な関係を築ける可能性が高まります。

    ビジネスにおいて信頼関係などは、やりとりをスムーズにするため・顧客によい印象を与えるための大きな要員となります。

    ICTで表情や感情が伝わりやすい方法でのやりとりを実現させられることは、企業にとってメリットになるといえるでしょう。

    ICTのメリット:不正などが起こりにくい

    ICTを用いた情報共有・資料共有ツールでは、情報操作などの不正が起こりづらい環境をつくれるというメリットがあります。

    情報共有した人物・日時から情報・資料などを修正したときの詳細が追える機能が備わっているツールがあるためです。

    共有された情報の管理ログが追えれば、もし情報改ざんなどが起こった場合でも迅速な対処につながると考えられますし、そもそも不正・改ざんなどを抑制する効果も期待できます。

    不正や犯罪が限りなく起こりにくい環境を整えることは、企業努力として必要な部分です。

    不正などが起こりにくく、起こってしまったとしても迅速な対応が可能な環境を整えられることは、ICTによる重要で大きなメリットだといえるでしょう。

    ICTのメリットを効率よく取り入れるポイント

    ICTのメリットを効率的に取り入れるためのポイントは、業務にあったツールの導入と、企業がどうありたいか、具体的なイメージを定めることであるといえます。

    企業の規模や業態により、業務に合ったICTのツールは異なると考えられ、メリットを享受しやすい業務も異なるためです。

    また、ICTを取り入れることが目的となってしまうと、場合によっては、より手間のかかる結果となることや、非効率的な作業が増えてしまう可能性もあります。

    「顧客満足度の向上」「従業員満足度の向上」から企業の発展を目指すなど、ICTを活用することで、企業がどのような姿でありたいかのイメージを定めることが大切です。

    目標となる企業イメージに向かって、メリットを享受しやすくより効果的なICTを検討できれば、ICTのメリットを効率よく取り入れられるようになるでしょう。

    ICTのメリットを企業環境の改善に活用しよう

    ビジネスにおけるICTの役割を理解し、ICTのメリットを知っていることで、企業環境の改善に役立てられる可能性が高まります。

    企業環境の改善が進めば、顧客とのやりとりがスムーズに進む状態や、テレワークなどの導入で働き方の多様化が実現しやすくなり、企業として大きなメリットとなるでしょう。

    ICTにはメール・チャット・Web会議・オンラインストレージなどがあると解説しましたが、すべてにおいて企業の目指す状態にマッチし、セキュリティ対策が考慮されたツールを選ぶべきだといえます。

    中でも、資料共有に有効なオンラインストレージを選ぶ際は、機密資料のやりとりなどが発生しやすいことを考慮する必要があります。

    ログの確認やログイン時の二段階認証機能など、高いセキュリティ対策が施されたツールを選ぶことが大切です。

    オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、強固な認証技術を採用し、ログの確認だけでなく、そもそも情報閲覧においての権限付与などを個人ごとにおこなえるため、のぞきや不正などが起こりにくく安心できます。

    社内だけでなく社外の顧客とも、かんたんかつ迅速に資料をはじめとした情報共有がおこなえるため、ICTのメリットが最大限に活用できるのです。

    ICTのメリットから企業環境の改善をしたい場合には、無料から始められるセキュアSAMBAの導入を、ぜひご検討ください。

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