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テレワークの効率化とは?テレワークを効率化する方法やツールを紹介

働き方コラム

目次

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    テレワーク自体が効率的な働き方に思われますが、テレワークであっても効率化を図らなければかえって作業効率が落ち、業務に支障が出ることがあります。

    テレワークの利点を活かし、生産性を上げるためには、テレワークの効率化を阻む課題を解決していかなけれなりません。

    テレワークの効率化を進める方法を考えていきましょう。

    テレワークを効率化する必要性

    テレワークが効率化に結び付かない理由として、効率化する必要性の理解や効率化するための課題の解決が後回しになっているということが考えられます。

    テレワークは導入したら終わりではなく、オフィスワークにはない良さやテレワークをより良いものにするための工夫や改善がテレワーク効率化に必要になります。

     

    テレワークの効率化を意識することがなぜ重要かと言えば、「ワークライフバランスの向上」というゴールがあるためです。

    ワークライフバランスとは、仕事と仕事以外の生活の調和を目指し、どちらも充実させる働き方のことです。

    ワークライフバランスを保てれば、ストレスを減らし、公私ともにパフォーマンスを上げ、やりがいを持った人生を送れるようになると考えられています。

    ワークライフバランスを向上させるには、テレワークの効率化を図り、「ワーク」のパフォーマンスも上げていく必要があるのです。

     

    テレワークを効率化しないと生じるデメリット

    テレワークの効率化ができていないと、業務上の問題点を見過ごしたり、管理体制が甘くなったりする可能性があります。

    テレワークの効率化ができていないことで生じるデメリットを確認していきましょう。

    仕事の様子を可視化できず問題点に気づけない

    オフィス勤務であれば仕事の様子を目視できるので、「何か問題がありそう」「何か困っていそう」といった社員の課題に気づけます。

    しかし、テレワークでは社員一人一人の様子をリアルタイムで可視化できないため、課題が未解決のまま見過ごされることがあります。

    コミュニケーションが不足し情報共有ができない

    テレワークは一人で作業をするため、周囲の状況がわからず情報が伝わらなかったり、ちょっとした相談ができなかったりすることがあります。

    クラウドツールの活用や頻繁なオンラインミーティングをするなど、積極的に動かなければ情報共有がしにくくなり、プロジェクトの全体像が見えにくくなります。

    管理体制が甘くなり生産性が落ちる

    テレワークの効率化を考えないと「勤務時間」の概念がゆるくなり、だらだらと仕事をして生産性が落ちてしまいます。

    社員の自己管理はもちろんのこと、企業としてもリモート社員の業務・勤怠管理をしっかりと行う必要があります。

    テレワークの効率化を阻む課題

    テレワークの効率化を阻む課題としては、環境的な要因だけでなく、個人の素質による部分もあります。

    どのような課題がテレワークの効率化を阻む要因になっているのでしょうか。

    できる人とできない人の差がある

    テレワークの効率化を阻む要因として、社員個人の性格による差があります。

    能動的な行動や自己管理ができる人は、積極的に問題提起や解決に取り組むことができます。

    しかし、受け身姿勢で指示待ちタイプの人は、能力を最大限に活かせないまま効率的に働けません。

    相談事を伝える力がない

    聞きたいこと、知りたいことなど情報や相談事を伝えることが苦手な人も、効率の良い働き方が難しいタイプです。

    仕事の能力値が高くても、伝える力がないためにパフォーマンスが落ちてしまうのはもったいないでしょう。

    オン・オフの切り替えがしにくい

    オフィス勤務のように、出社して自宅(プライベート)と仕事を切り離せなくなるため、オン・オフを切り替えができなくなります。

    結果として緊張感を保ちにくくなり、集中力が続きにくくなるのです。

    自宅だと誘惑が多い

    仕事場である自宅では、集中力を妨げるものが多いのも問題です。

    上司や周囲の目がないため、いつでも動画が見られてしまう、スマホゲームができてしまう、テレビの音が聞こえてしまうといった誘惑があります。

    自己管理をしっかりしていないとなかなか仕事がはかどりません。

    孤独の作業でモチベーションが下がる

    チャットツールでつながりながらの作業はできますが、基本的にテレワークは一人で行います。

    視界の中で人間を感じることができないため、黙々と作業することが苦手な人にとっては孤独感を感じやすくなるでしょう。

    テレワークの効率化を進める方法

    テレワークの効率化を進めるには、環境を整え、人材の短所をフォローしながらパフォーマンスを高めていく必要があります。

    テレワークの効率化を進めるために必要なことを確認していきましょう。

    ワークスペースを整える

    テレワークが適切に進められるようなワークスペースを整えることが大切です。

    性能のいいノートパソコンの貸与や高速インターネット回線の通信費の補助など、快適な環境を整備しましょう。

    そのほか、モニタースタンドや低反発クッションなど、デスク周りのテレワークグッズをそろえるだけでも作業効率が上がります。

    進捗状況のこまめな確認

    相談事を言語化するのが苦手なコミュニケーション力が低いタイプの社員には、企業(上司)側からの積極的なフォローが欠かせません。

    始業時と就業時のミーティングや、仕事中もこまめにチャットツールで連絡を取るなど、進捗管理を丁寧に行いましょう。

    業務の可視化を行う

    クラウドツールを使った情報共有や、計画から遂行までの進捗を細かく記録していくことで、業務を可視化できます。

    誰が何をどこまで進めているのか、納期までに何をすればよいのか把握できるようになり、協力体制を取りやすくなります。

    成果の評価を明確にする

    評価の対象を「労働時間」ではなく、「成果」にシフトしましょう。

    あらかじめ目標を細分化して、マイルストーンごとの成果物を決めておき、進捗を管理するのです。

    人事評価の基準を達成した成果物に定めれば、説明のつかない理不尽な評価を受けることもなくなり、仕事のモチベーションが上がります。

    ナレッジ共有を徹底する

    テレワークにおいてナレッジ共有の徹底は必須です。

    企業の利益になる細々としたノウハウが溜まってきても、一人で作業をしていると、一人で解決して終わりにしてしまうことがあります。

    誰もがその問題を解決できるように、クラウドツールを利用して会社全体で共有しましょう。

    オンライン会議で積極的にコミュニケーションをする

    「相手が察してくれるのを待つ」という姿勢では、効率のいいテレワークはできません。

    業務の可視化、目標の共有、問題点の洗い出しをするためにも、オンラインミーティングでは積極的に議論に参加しましょう。

    また、個人の姿勢に頼らずに発言しやすい雰囲気づくりなどは運営側にも求められます。

    週1~出社する

    週に何日かオフィスに出社する日を作ることで、業務にメリハリをつけ、テレワークの効率化を狙う企業もあります。

    出社すると対面でコミュニケーションがとれるので、安心感の獲得や気分転換にもつながります。

    また、テレワークとオフィス勤務を柔軟に取り入れるハイブリッドワークという取り組みも拡大してきています。

    テレワークを効率化するクラウドツール

    テレワークを効率化するためにはクラウドツールの活用が必須となります。

    クラウドツールとは、インターネット環境があればどの端末からでも利用できるクラウドサービスを、手軽かつ多機能に使えるようになるツールです。

    チャットツール、Web会議ツール、オンラインストレージ、オンライン勤怠ツールはクラウドツールのひとつです。

     

    チャットツール

    チャットツールの代表的なものには、Chatwork、Slack、Talknoteなどがあります。

    テキストのやり取りだけでなく、ファイルの送信やボイスチャット、働き過ぎを防ぐオーバーワーク機能など、各ツールによって多様な機能を備えています。

    チャットツールは、テレワークでの主なコミュニケーション手段に利用ができるほか、業務自体を効率化するためにも活用ができるでしょう。

    Web会議ツール

    Web会議ツールの代表的なものには、Zoom、Google Meet、などがあります。

    複数人で会議に参加し、自分が見ているネット画面を会議の参加者と共有できます。

    無料で利用できるものもあり、小規模、あるいはマンツーマンでミーティングをする際にはランニングコストもかかりません。

    Web会議ツールは、テキストではないコミュニケーション手段としてテレワークでも活用する場面は多いでしょう。

    オンラインストレージ

    オンラインストレージはインターネット上にあるファイルの保管庫です。

    これまではUSBメモリや外付けのハードディスクなどに保存するのが一般的でしたが、テレワークではデータ共有手段としては効果的ではありません。

    オンラインストレージを利用することで、インターネットに接続できる環境さえ用意できれば、テレワークであってもデータ共有や保存が容易に行えます。

    また、複数のパソコンやデバイスを利用しながらファイル共有ができるのでテレワークには、オンラインストレージの準備は必須と言えるでしょう。

    オンライン勤怠ツール

    オンライン勤怠ツールの代表的なものには、IEYASU、オツトメ!、ジョブカンなどがあります。

    チャットツールと連携をして簡単に勤怠管理ができ、累計の労働時間などが簡単に管理、把握できます。

    勤怠状況の可視化は勤務状態の確認だけでなく、長時間労働の予防にもつながるのでテレワークでは用意しておく必要があるでしょう。

    テレワークは効率化がしやすい働き方

    テレワークは導入したら終わりではなく、ワークスペースを整え、業務を可視化して積極的にコミュニケーションをとっていく必要があります。

    テレワークは適切な運用をすれば、オフィス勤務よりはるかに効率のいい働き方ができます。

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    テレワークの効率化に向けて、無料から使えるセキュアSAMBAを導入することから始めてみてはいかがでしょうか。

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