デジタル化とは、アナログからデジタルへの変換（デジタイゼーション）や、デジタル技術による新しいビジネスモデルや付加価値の創造（デジタライゼーション）などを指す言葉です。
このようなデジタル化の成功は、DX実現に向けて必要不可欠なステップです。
しかしながら、デジタル化の重要性は広く共有されているものの、「良いデジタル化」と「悪いデジタル化」の違いについては十分意識されているでしょうか。
曖昧なイメージのまま取り組みを進めてしまうと、「悪いデジタル化」に向かってしまい、業務効率向上やビジネス拡大などの本来のデジタル化の目的を達成できない可能性があります。
そのため「良いデジタル化」を理解し、ゴールとして意識することが大切です。
良いデジタル化とは
「良いデジタル化」に必要な主な要素を以下に挙げてみましょう。
- データがメンバー間で共有される
- 場所や端末を選ばずデータにアクセスできる
- データが蓄積され資産となる
- デジタル化されたデータが市場分析やマーケティングに活用される
デジタル化において大切なことは、「データ化された情報が以前よりもビジネスに役立つようになる」ことです。
ですから、データはメンバー間で共有され、関係者の誰もが最新の情報にアクセスできる環境を整える必要があります。
スマートフォンなどのモバイル端末からデータにアクセスできるようにすることは典型的な取り組みのひとつです。
これまで個人の手元に埋もれていた情報が共有され、適切に保管されるようになると、情報は将来にわたって蓄積され、会社の資産となります。
資産化された価値のあるデータはビジネスに活用され、市場分析やマーケティングの質を向上させる企業の力となります。
このように「良いデジタル化」は、「ビジネスをよりよいものにする」ものであると言えるでしょう。
悪いデジタル化とは
「悪いデジタル化」の例を以下に挙げてみましょう。
- パソコンに取り込んでいるだけでデータを活用できていない
- データの共有ができていない
- 目視による確認や手入力が必要
データが共有され活用される「良いデジタル化」とは対照的に、情報をパソコンに取り込んだだけで満足しているケースなどが当てはまります。
情報がパソコンで見られるようになっても、適切に共有されていなければ会社の資産とは言えず、ビジネスに厚みを持たせる力にはならないでしょう。
また、デジタル化と言いながら目視による確認や手入力作業が残されているようなケースでは、データ化の強みが十分に生かされていないため、事務作業やデータ分析の正確性や効率を高めているとは言えません。
悪いデジタル化とは効果的でない、表面上のみデジタル化している風などの状態を指すことができるでしょう。
良いデジタル化を促進するべき理由
「良いデジタル化」を促進するべき理由に焦点を当てると、複数のメリットを挙げることができます。
良いデジタル化がもたらす効果から良いデジタル化を実現する必要性を理解しておきましょう。
業務効率が向上する
多くの人が目に見える効果を最初に期待するのが「良いデジタル化」による業務効率向上です。
「良いデジタル化」によって、さまざまな手続きにかかる手間と時間が削減されます。
電子署名や電子ハンコの導入はその代表的な例です。
業務効率の向上は人件費の削減に寄与するだけでなく、関わる人々の時間と労力がより有意義に使えるようになる点が最も大きなメリットです。
繰り返し作業やストレスのかかる仕事から人々を解放し、それぞれが本来行うべき仕事に力を注げるようになります。
柔軟な働き方が可能になる
「良いデジタル化」は、職場を多様な働き方ができる環境へと大きく前進させます。
「良いデジタル化」が成功すれば、データが共有され、場所や端末を選ばず関係者がいつでもアクセスできます。
そのため、テレワーク下でもパフォーマンスに問題が生じにくくなります。
また、固定された時間に縛られないフレックスタイム制も導入しやすくなります。
柔軟な働き方は、コロナ禍を境に社会からますます強く求められるようになりました。
「良いデジタル化」によって働き方が多様化すれば、従業員の満足度が上がるとともに、企業の社会的価値を高めることにもつながります。
ビジネスの成長につながる
「良いデジタル化」が行われると、蓄積されたデータを効率よく分析できるようになり、ビジネスを成長させるための企業の基礎的な力が強化されます。
ビジネスを成長させるには、マーケティング戦略を練り上げたり、実施した施策の効果を測定し改善を加えたりすることが必要ですが、そのためにはベースとなるデータの量と質が求められます。
「良いデジタル化」によって豊富で良質なデータが蓄積されれば、ビジネスの成長のための材料として大きな価値を持つようになります。
データを保護できる
「良いデジタル化」には、大切なデータが災害などによって失われることを防ぐというメリットもあります。
例えば紙での保管は、火事による焼失など現物が失われるリスクがあります。
また、共有されていないデータは保存先のパソコン内のデータが何らかの理由で完全に失われれば、復活させることは困難です。
「良いデジタル化」によって適切にデータが管理されていれば、情報としての資産を守ることができます。
データの保護は事業継続性の強化にもつながるため、会社の信頼性を高める要素にもなります。
良いデジタル化を実現するためのポイント
「良いデジタル化」を進めるプロセスにおいて押さえるべきポイントを紹介します。
課題を分析する
デジタル化の作業を始める前に、まず自社の抱える課題を分析し、把握することが大切です。
例えば、業務効率向上の観点で「繰り返しの作業に従業員の時間と労力が割かれている」、データ保護の観点で「個人のローカルフォルダに重要なデータが保管されている」など、「良いデジタル化」によって解決可能な領域にフォーカスを当てて自社の課題を洗い出します。
こうして、デジタル化に取り組むことで改善が見込める自社の課題とは何かを理解します。
目的を明確にする
自社の課題の分析を踏まえて、「なぜデジタル化に取り組む必要があるのか」という目的を明確にし、社内で共有します。
例えば「出社しなければ業務を行えないためテレワークが導入できない」という課題に対して、「テレワークを導入するため、書類の申請と承認の全てのプロセスをデジタル化する」という目的を掲げます。
こうして、デジタル化の取り組みによって目指すゴールを明らかにします。
優先順位を決める
デジタル化に取り組む目的が明確化されたら、目的達成のための施策に優先順位をつけます。
多くの施策に一度に取りかかるのではなく、優先順位の高いものから順に、狭い範囲に絞ってやり始めることが成功のポイントであると言われます。
部署や数人のグループなどに限ってトライアルを行い、成功体験を得てから実施範囲を広げるとよいでしょう。
自社に適したツールを導入する
最後に、デジタル化を行うためのツールを選定して導入します。
ツール選定の際に重要なポイントの1つが「セキュリティ」です。
大切なデータを安全に保護し、将来にわたる資産として維持するには、高いレベルのセキュリティが求められます。
代表的なツールにオンラインストレージが挙げられます。
導入実績や使いやすさに加え、セキュリティレベルを確認し、データの保管場所として信頼できるサービスを選びましょう。
データを適切に保管し良いデジタル化を進めよう
「良いデジタル化」ではデータがメンバー間で共有されることが基本です。
そのため、データを整理して保管する場所としてオンラインストレージを利用する企業が増えています。
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