業務効率化の手法や業務効率化のアイデアはいろいろあります。
しかし、業務効率化の目的に沿った方法を取り入れられないと、効果を実感できない結果になりかねません。
業務効率化をしたいのにうまくいかない、思ったような効果が感じられない場合には、目的に合った方法を検討できていない可能性があります。
15個の業務効率化の手法やアイデアと業務効率化の進め方や成功のポイントを解説いたします。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務をおこなううえでの「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、業務にかかる時間や負担・コストなどを削減する取り組みです。
より利益をあげることや人員や時間を確保することは、企業にとって重要な業務となります。
業務効率化は企業全体の功績をのばすために不可欠な施策なのです。
業務効率化の要点となるムリ・ムダ・ムラの主な内容としては、以下に記載の内容が考えられます。
| ムリ | ・厳しいスケジューリングである
・不適切な人材配置をしている |
| ムダ | ・やらなくてもよい業務をおこなっている
・ひとつの動作に時間がかかる |
| ムラ | ・業務の質に偏りがある
・業務の量が不平等である |
さらに、業務効率化が進められると下記メリットが期待できます。
- 生産性が向上しリソースが生まれる
- 利益率が向上し業績向上が見込める
- コスト削減になる
- 従業員満足度の向上とともに離職率低下が見込める
適切に業務効率化をおこなえれば、働きやすい環境を整えられ、新規事業に着手する余裕をうむことも可能です。
業務効率化は企業の発展を目指すうえで、必要な取り組みだといえるでしょう。
業務効率化の進め方
業務効率化には効果が得られやすい、適切な進め方があります。
- 業務効率化の目的を明確にする
- 現在おこなっている業務を細かく把握する
- 目的にそって問題点を明らかにする
- 問題解決に有効な方法を検討する
- スケジューリングする
- 実行する
以上の順番で進めていけば業務効率化の効果が感じやすく、ルーティーンとなっている業務の中にも、業務効率化ができる部分が見つかる可能性もあります。
進め方の中でも重要なのが、目的を明確にすることです。
「リソースを確保して、従業員の負担を減らす」や「ムダを減らして生産性を向上させる」など目的を明確にすることで、問題を明らかにしやすくなります。
上記の方法で、ひとつずつ確実に業務効率化を進めていきましょう。
業務効率化の手法5選
まずは業務効率化の手法を5つご紹介いたします。
業務を自動化する
人の手でおこなっている業務を自動化できれば、リソースが空きます。
自動化の主な方法は「自動化できるツール」を取り入れることです。
自動化が可能な業務は各業種や業態により異なりますが、毎日同じ作業をしている・毎月同じ行程があるなどは、自動化できると業務効率化が進みやすい部分です。
業務をなくす
これまでルーティーンとしておこなってきた業務の中に、現在では不要になっている業務が潜んでいる場合があります。
以下のような事例が考えられるでしょう。
- 印刷し保管しているものは「本当に印刷の必要があるのか？」
- 毎日会議をしているものは「毎日おこなう必要があるのか？」
習慣化しているものこそ、疑問にもたなくなっている場合が多いです。
業務をなくすことができれば、ムダを徹底的に排除できます。
大幅な業務効率化を実現させやすいでしょう。
業務スケジュールを見直す
スケジュールを見直すのは、ムリを排除することで業務効率化につなげられます。
業務にムリがあると、一つひとつの業務に対する質がさがり、結果としてスムーズに業務完了まで進まない可能性があります。
モチベーションの維持もしづらいため集中力が続かず、効率的とはいえません。
スケジュールに余裕をもてるよう、見直しがおすすめです。
業務の優先順位を見直す
業務には優先順位がつけられますが、優先順位を間違えて業務を進めてしまうと、業務効率化は見込めません。
結果として焦って集中を欠く結果になったり、時間をかけるべき業務に時間を割けなくなってしまったりなどになるためです。
仕事の優先順位を見極められる「重要度・緊急度による時間管理のマトリクス」などを活用し、適切な時間管理から業務効率化ができるよう体制を整えることがおすすめです。
業務の偏りをなくす
業務量に偏りがあると、組織全体として効率的な業務はおこなえません。
どこか一箇所に業務が集中するとムリにつながったり、逆にやることがなく業務をしている時間が少ない箇所があると、時間のムダにつながったりすると考えられるためです。
組織や企業全体で考え、業務の偏りをなくす施策を取り入れることが、業務効率化に有効です。
業務効率化のアイデア10選
業務効率化になるツールや方法について、10個の業務効率化アイデアをご紹介いたします。
迅速な連絡に「チャットツール」を導入する
業務をおこなううえで必要となる他者とのやりとりは、業務効率化しやすい部分です。
チャットツールを導入すれば会話のような迅速なテンポでのやりとりが実現できます。
堅苦しい文章でなくてもよい場合も多く、簡単に気持ちが伝えられるリアクション機能などもあるため、時間のムダを減らせるでしょう。
トラブル予防で「マニュアル」を作成する
同じ業務を何人もの人でおこなう場合などには、業務マニュアルの作成が有効です。
マニュアルは業務の漏れを防ぎ、質に偏りが出づらくなることでトラブル予防に効果を発揮します。また、やるべき業務が明確化できます。
トラブル回避・作業の明確化で、ムダな時間を減らせる可能性が高まるでしょう。
時間のムダをなくすため「Web会議」を導入する
Web会議では、全員がおなじ場所に集まらなくても会議ができます。
そのため、移動時間や会議室手配などの時間がかかりません。また紙ではなくWeb上で資料共有などができるため、資料準備のアナログな部分の手間も省けます。
主に時間のムダをなくす観点から、業務効率化につながるでしょう。
負担軽減のため「アウトソーシング」を活用する
自社内の業務を外部に委託する、アウトソーシングという方法があります。
アウトソーシングすれば、お願いした業務分の時間がそのまま負担軽減になるのです。
アウトソーシングは時間・人材確保ができるうえ、選ぶサービスによってはコスト削減の可能性もある方法だといえるでしょう。
PC効率化のため「ショートカットキー一覧」を作成する
すぐに取り入れられる業務効率化に、PC作業でショートカットキーを取り入れる方法があります。
ショートカットキーの活用は、業務にかかる時間を減らしやすい施策であり、「ショートカットキー一覧」を作成してしまえば、誰でもかんたんに取り入れられます。
業務のムダやムラをなくすのに効果的でしょう。
集中力持続のため「ポモドーロ法」での業務を推奨する
集中力を持続させやすいとして、ポモドーロ法という時間管理方法の人気が高まっています。
ポモドーロ法を大まかに説明すると、25分作業をして5分休むという方法です。
長時間作業を続けるよりも集中力が持続しやすく、総合してみると効率的に業務を遂行できる可能性が高いです。
業務のムラや時間のムダ排除につながりやすい施策でしょう。
適材適所となるように「人員配置の検討」をし直す
得意・不得意を考慮しない人材配置は、時間のムダや業務の質にムラがでやすいです。
得意であれば効率よく業務をしやすく、不得意であれば手が進まず質も下がることは必然でしょう。
一度決めたからとその形に囚われず、そのつど柔軟な人員配置をし直せば、業務効率化になる可能性が高まります。
助け合いができるように「タスクの見える化」をおこなう
タスクの見える化は、業務のムリ・ムラを取り除く方法として有効な方法です。
一人ひとりが抱えている業務の進行状態を複数人で共有することで、助け合いながらより迅速に質のよい業務をおこなう狙いがあります。
主に生産性向上のメリットを感じやすい施策となるでしょう。
業務が集中しないように「小分けにして業務を依頼」する
小分けにして業務を依頼する方法は、他者に仕事をお願いするとき、集中力やモチベーションの維持に効果的な方法です。
例えば30個の書類整理をお願いしたい場合でも、10個ずつ業務を依頼します。
依頼される側は、一気に多くの業務依頼を受けるよりも気持ちの維持がしやすくなり、より効率的に業務完了が見込まれるでしょう。
迅速な資料共有のため「オンラインストレージ」を導入する
業務効率化に有効な施策であるのが、オンラインストレージです。
オンラインストレージを活用すれば、場所や利用デバイスを問わずに資料共有が可能なものもあるため、必要なタイミングで迅速なやりとりが実現します。
同時進行で資料の編集なども可能なため、ムダな時間を省き効率的に業務を進められるでしょう。
業務効率化は手法やアイデアだけでは実現しない
業務効率化を進めるうえでもっとも重要だといえるのが、業務効率化の「目的」を明確にもつことです。
いろいろな手法やアイデアがありましたが、業務効率化の要点となる「ムリ・ムダ・ムラ」のどの部分に効果があるのかが異なるためです。
選んだ手法が人員確保や時間確保に有効なものだった場合には、主な目標がコスト削減であれば大きく効果が感じられない結果になりかねません。
業務効率化の手法やアイデアは、あくまでも目的があってこそ納得のいく効果を発揮すると理解し、効果的な方法や必要に応じたツールを選ぶようにしましょう。
業務効率化の手法・アイデアは自社に合うものを取り入れよう
業務効率化の手法・アイデアはいろいろありますが、業務効率化のどういった部分に効果的なのかが異なります。
「会社をよりよくしたい」など抽象的なビジョンだけで行動するのではなく、業務効率化でなにを実現させたいのか具体的な目標の設定が必要となるでしょう。
中でも業務効率化の実現が目的設定されたツールなどは、満足のいく効果が得られやすいと考えられます。
メールで資料共有しているため時間がかかっている、資料のやりとりを複数の手段でおこなっていて効率が悪いと感じる場合には、オンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」は無料から始められ、資料共有など他者とのスムーズなやりとりに期待できます。
時間のムダを排除できる業務効率化ツールとして、無料から使えるセキュアSAMBAを取り入れてみてはいかがでしょうか。
