軽いファイルの場合はいつも通りメールに添付して送信すれば問題はありませんが、大容量の場合は、メールで大容量のファイルを送信することはおすすめできません。
そのため、大容量ファイル送信を考えているのであれば、メールに代わる方法で送信する必要があります。
大容量ファイルの送信のおすすめ方法と大容量ファイル送信サービスを選ぶ際のポイントを解説いたします。
メールで大容量ファイルの送信がおすすめできない理由
メールにファイルを添付する場合、ファイルの容量は2,3MB以下にすることがビジネスマナーとなっています。
それ以上の大容量ファイルの場合は、メールで送信することはおすすめできません。
メールで大容量ファイルを送信することがおすすめできない理由を解説します。
サーバ負荷がかかるため
一つ目は、「サーバに負荷がかかるため」です。
社内のメールサーバーに負荷がかかります。
負荷がかかりながらも無事送ることができたとしても、今度は相手のメールサーバーに負荷をかけてしまいます。
メールサーバーに負荷がかかると、他のメール送受信ができなくなったり、通信が遅くなったりと、業務に影響が出てしまう可能性があります。
そうならないためにメールサーバーにメール容量の制限をかけて、一定の容量を超えるとエラーになって送信することができないようにしていることがほとんどです。
相手に迷惑がかかるため
二つ目は、「相手に迷惑がかかるため」です。
近年ではスマートフォンやタブレットを利用するケースも多いため、Wi-Fiではなくモバイル通信でメールを受信していると、受信に長い時間がかかってしまったり、通信量がかさんでしまうため、受け取る側にとっては迷惑になってしまいます。
また、メールサーバーにメール容量の制限がかけられている場合に、添付ファイルを分割してメールを複数回に分けて送信する方法があります。
たとえば、100MBのファイルを10MBごとに分割すると10通のメールを送ることになるため、相手の受信メール数を増やしてしまうので、どちらにしろ迷惑をかけてしまいます。
さらに、一人あたりのメールボックスの容量は上限が決まっていることがほとんどです。
メールボックスの容量が上限いっぱいになると、受信するまでは他のメールを受け取れなくなるため、受信者だけではなく、ほかの送信者にも迷惑をかけてしまうことになります。
マナー違反だと思われてしまう
三つ目は、「マナー違反だと思われてしまうため」です。
サーバーに負荷がかかったり、相手に迷惑がかかってしまうため、大容量ファイルのメール送信はビジネスマナー違反と思われてしまうことがあります。
PPAP問題
最後は「PPAP問題」です。
PPAPとは、「Password付きZIPファイルを送ります」、「Passwordを送ります」、「Angoka（暗号化）Protocol（プロトコル）」の頭文字を取った略語で、添付ファイルをメールで送る場合に、パスワード付きZIPファイルで送信し、解凍するためのパスワードを別のメールで伝えることをいいます。
本来はセキュリティ対策の一環として実施されていたPPAPですが、最近は情報漏洩や誤送信対策として効果が薄いことや、ZIPファイルはウイルスチェックできないなどセキュリティ上の問題が提言されています。
また、メールを2通にわける必要があったり、暗号化や複合化の手間があるため、業務の効率も落ちることになります。
こうしたことからPPAPは問題視されていて、脱PPAPに向けた対策が推進されています。
PPAP問題によって、容量に関わらず、メールでファイルを送信すること自体を見直さなければならない状況になっているということになります。
大容量ファイル送信のおすすめ度別の方法
大容量ファイル送信の方法をおすすめ度別に解説します。
サーバーへ負荷をかけない、相手へ迷惑をかけない、マナー違反しない、PPAP対策とすべての課題をクリアしていることが最も望ましい方法となります。
おすすめ度（×）：メール
メールは、最も古くから利用されていてスタンダードな送信方法ではありますが、大容量ファイルの送信は、サーバ負荷や相手へ迷惑をかけるためマナー違反となります。
また、PPAP問題もあることからメールでのファイル送信はおすすめできません。
おすすめ度（△）：チャットツール
最近は、メールよりもChatwork、Slack、Microsoft Teamsなどのチャットツールを利用したやりとりが増えてきています。
メールよりも気軽にやりとりが可能で、ストレージ容量も数GB以上使用できることも多く、ファイル転送サービスの代わりとしても使用することが可能になってきています。
Chatworkを例にすると、ストレージ容量がフリープランでも5GBまで使用可能で、通信の全てがSSLで保護されるため、大容量のファイル送信ツールとして安心して使用することが可能です。
しかし、チャットツールは社内のやりとりはであれば問題ないかもしれませんが、社外とのやりとりには適していません。
なぜならやりとりをしている相手方の企業も同じチャットツールを使用している必要があるためです。
相手に応じてこちらが複数のチャットツールを切り替えるわけにもいかないため、大容量ファイルの送信手段としてはあまり現実的ではありません。
おすすめ度（〇）：ファイル転送サービス
ファイル転送サービスとは、送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、受信者にアップロード先のダウンロードURLを教えて、ファイルをインターネット上から直接ダウンロードしてもらうサービスです。
インターネットサービスを利用するため、メールサーバーに負荷はかかりませんし、相手へ迷惑にもならないことに加えて、PPAP問題もクリアしていることになるため、おすすめの方法のひとつです。
無料で利用できるサービスも数多くありますが、セキュリティ面に不安があるため、ビジネスでは有料版を使用することが推奨されています。
また、ログ管理できないサービスが多く、いつだれがダウンロードしたかのログが取られていないため、トラブル発生時に原因究明が難しくなるという難点があるので注意が必要です。
おすすめ度（◎）：オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上のストレージサービスで、クラウド事業者からインターネット上にあるファイルサーバーを借りるサービスになります。
インターネット上にあるので、インターネットにさえ繋がっていればいつでもどこからでもアクセスすることが可能です。
また、社外のユーザーにもファイルを共有することもできます。
ファイル転送サービスと同様にインターネットサービスを利用するため、メールサーバーに負荷はかかりませんし、相手へ迷惑にもならないことに加えて、PPAP問題もクリアしています。
さらに、誰がいつ何のファイルに対して何をしたかのログ収集も行っているため、トラブル時の原因究明も迅速に行うことができるため、大容量ファイルの送信する方法としては最もおすすめの方法になります。
大容量ファイル送信サービスを選ぶ際のポイント
大容量ファイル送信サービスを選ぶ際のポイントを解説します。
ただ単に送れるだけでなく安全に大容量ファイル送信ができるかどうかも意識しましょう。
パスワード設定が可能
メールでファイルを送信する際は、パスワード付きZIPファイルを添付するPPAPで送信することが多いと思います。
メールではなく大容量ファイル送信サービスを利用する場合も、パスワードを設定できることが重要です。
ZIPファイルだとウイルスチェックができないため、ZIPに圧縮しなくてもパスワードをかけることができることが望ましいです。
ファイルの暗号化
ファイルが自動的に暗号化されることで、盗聴による情報漏洩のリスクが格段に軽減されます。
また、ファイルだけではなく、通信経路が暗号化されているとさらに安心して利用することができます。
容量制限
チャットツールやファイル転送サービスは一度に送信可能なデータ量が決まっていることが多いです。
ファイルの容量上限は大きければ大きいほどいざというときに対応できて便利です。
ダウンロード期限
ファイル転送サービスは無料版の場合は、1週間でURLが期限切れになってファイルが削除されるなど、ダウンロード期限が強制的に定められていることが多いです。
長期にわたってファイル共有をしたい場合には不便なため、無期限の選択肢があるサービスが便利です。
アクセス制限
ユーザー認証しなければファイルを参照することができないようにしたり、権限によって編集/参照を設定できるアクセス制限機能があるとセキュリティ事故のリスクが軽減されます。
誤ってダウンロードURLを第三者に知られた場合も認証情報がないとアクセスできないため、安心して利用することができます。
ログ管理機能
万が一、セキュリティ事故が発生して情報漏洩などが起きてしまった場合、誰がいつ何のファイルに対して何をしたかのログがあれば、原因究明に役立てることができます。
ログ収集と容易にログを閲覧できるログ管理機能がある大容量ファイル送信サービスがおすすめです。
大容量ファイルの送信にセキュアSAMBAがおすすめ
大容量ファイルの送信にはオンラインストレージ「セキュアSAMBA」がおすすめです。
「セキュアSAMBA」は、インターネットにさえ繋がっていれば、いつでも、どこでも、PC、スマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからファイル共有を行うことができます。
アクセス経路とファイルはすべて暗号化されていたり、アクセス権の設定はもちろん、端末認証や二段階認証などのセキュリティ機能も充実していて、強固なセキュリティで安心して利用することが可能です。
ユーザーの操作ログを取得でき、トラブル発生時の原因究明に役立てることもできます。
セキュアSAMBAは無料から使えるので大容量ファイル送信の方法としてご検討ください。
