ビジネスの中ではファイルを安全に他者と共有することが求められます。
特に社外にファイル共有する際は、情報漏洩リスクが大きくなります。
どのような手段で社外にファイル共有するのかは、しっかり検討したいところです。
社外へのファイル共有方法や自社に適したファイル共有方法を選ぶためのポイントを見ていきましょう。
社外にファイル共有をするシーンや必要性は多い
日々の業務を振り返ってみると、社外にファイル共有するシーンは意外と多いことに気が付くのではないでしょうか。
社外へのファイル共有は、生産性や業務効率を高めることにつながります。
例えば下請け業者に発注書やプロジェクト計画を共有することで、外注手続きをスムーズに進められます。
最新製品のカタログを共有すれば、遠隔地の顧客との商談が容易になります。
また、テレワークが広まる中で、社外の従業員とファイル共有し、共同作業を進めていく必要もあるでしょう。
このように社外とファイル共有をするシーンや必要性は多いものです。
外部との安全で効率的なファイル共有手段を確立することが、業務進行の助けになるのではないでしょうか。
社外にファイル共有する方法：USBメモリを使う
USBメモリを使ってファイル共有をするのは、手軽ではありますがセキュリティ面での不安が大きいです。
USBメモリで社外にファイル共有するメリット
USBメモリを使ったファイル共有は、導入がしやすいというメリットがあります。
USBメモリは大容量のものでも安価で手に入りますし、ランニングコストはかかりません。
ドラッグアンドドロップでファイルを保存、移動できる操作手順もシンプルで、比較的使いやすいツールです。
USBメモリで社外にファイル共有するデメリット
USBメモリで社外にファイル共有するには、共有相手に手渡しする、もしくは郵送で送る必要があります。
どちらにしろ相手と情報共有するまでに時間がかかります。
また、途中で紛失してしまったり、誰かに盗まれたりする危険性があります。
USBメモリは一度手元から離れてしまえば、遠隔で内容を消去することができません。
アクセスコントロールがしづらいので、情報漏洩リスクが高いツールといえます。
さらにUSBメモリがウイルスの感染経路になるケースもあり、多数のパソコン間で共同使用するのは危険です。
社外にファイル共有する方法：メールを使う
普段から社外とのやり取りにメールを使っている企業も多いでしょう。
メールの添付機能を使えば、社外とのファイル共有が可能です。
しかし、メールを使ったファイル共有はUSBメモリ同様に、セキュリティリスクが高い方法といえます。
メールで社外にファイル共有するメリット
メールソフトはパソコンやタブレットなどに標準装備されていることが多いので、コスト0で導入できます。
通信料を除けば、ランニングコストもかかりません。
普段から社外の連絡手段にメールを用いている企業なら、新しいツールの使い方を覚える必要もありません。
メールを使ったことがある人なら、誰でも簡単に社外の相手とファイル共有できます。
メールで社外にファイル共有するデメリット
メールを使った社外へのファイル共有は、情報漏洩のリスクがあります。
本来ファイルを送るはずだった相手とは違うアドレスにメールを送ってしまえば、簡単に情報が漏洩してしまいます。
またメールの内容を悪意ある第三者に盗み見られるかもしれず、通信上のセキュリティリスクは高くなります。
対策として、添付ファイルの内容を隠せるパスワード付きzipファイルが使われたこともあります。
しかし、この方法は根本的な解決法にはなっていません。
それは、受信者にファイルを開くためのパスワードを盗み見られる可能性があるからです。
メールを使って安全にファイル共有するのは難しいのです。
他にも大きいファイルはメールに添付できないなど、利便性の面でもデメリットがあります。
社外にファイル共有する方法：ファイル転送サービス
ファイル転送サービスとは、インターネット上の空間にファイルを置いておき、その場所のURLを共有する方法です。
ファイル転送サービスで社外にファイル共有するメリット
ファイル転送サービスは大容量ファイルを扱えるので、サイズが大きなファイルを社外共有したいというときに便利です。
有料サービスなら安全性を高める様々な工夫をしている業者が多く、セキュリティ面でも安心感があります。
ファイル転送サービスで社外にファイル共有するデメリット
ファイル転送サービスはデータの受け渡しに機能が特化しているので、共有したファイル上で共同作業がしたいというようなシーンには向いていません。
また、データの保存期間が決まっているサービスもあり、送り手側でバックアップを取っておくなどの注意が必要です。
なお、ファイル転送サービスには無料のものと有料のものがあります。
無料のものはセキュリティ面でリスクがあり、有料のものはランニングコストがかかります。
社外にファイル共有する方法：グループウェア
グループウェアは社内のコミュニケーションを支援するツールですが、社外とのファイル共有機能を持つ物もあります。
グループウェアで社外にファイル共有するメリット
グループウェアを使えば外注している企業とファイルを共有して、業務の流れをスムーズにできます。
加えて社内での部署別スケジュールや連絡事項を共有することもできるので、業務全体を効率化するのに便利です。
セキュリティ機能が高いサービスを選択すれば、情報漏洩リスクを防ぎながら容量の大きなファイルを共有することが可能です。
グループウェアで社外にファイル共有するデメリット
グループウェアの主な役割は社内でのコミュニケーションを円滑にすることです。
外部ファイル共有機能はあまり全面的にアピールされていないので、適したグループウェアサービスを探すのは難しいかもしれません。
また、導入にはコストがかかる上、多機能すぎて使いこなせない可能性もあります。
社外とのファイル共有をメインにサービスを選びたいなら、グループウェア以外の方法を探したほうが良いでしょう。
社外にファイル共有する方法：クラウドストレージサービス
クラウドストレージサービスはネット上のデータ貯蔵庫にファイルを保管し、それを複数人で共有する方法です。
単なるファイル共有だけでなく、共同作業にも向いています。
クラウドストレージサービスで社外にファイル共有するメリット
クラウドストレージサービスは、大容量ファイルでも社外と共有しやすいです。
安全性を高める機能も充実しています。
アクセス権限を細かく設定できるので、編集機能をロックして閲覧だけを許可するという形でのファイル共有も可能です。
また、共有ファイル上で共同作業を行うのにも向いています。
編集内容を常に反映するため、共有相手は最新のファイルをいつでも参照できます。
テレワークにも使い勝手が良いサービスといえるでしょう。
プランを選ぶだけで容量を柔軟に変えられること、様々なデバイスから利用できることもメリットです。
クラウドストレージサービスで社外にファイル共有するデメリット
クラウドストレージサービスには無料版と有料版がありますが、無料版はセキュリティやサポート面で不安があります。
業務用として導入するなら有料版のクラウドストレージサービスが向いていますが、ランニングコストがかかります。
また、クラウドストレージサービスの便利な機能を使いこなすには、従業員が使い方を学ぶ必要があります。
社外ファイル共有方法を選択するときの比較ポイント
社外にファイル共有する方法は、いくつもあります。
また、同じ手段でもサービス提供事業者によって機能性に違いが出てきます。
自社にとって最適な社外ファイル共有方法を選ぶための比較ポイントを見てみましょう。
セキュリティ機能
社外にファイル共有する際、大変重要なのがセキュリティ機能の充実性です。
内容が暗号化されていることは大前提ですが、その暗号化手段が脆弱では意味がありません。
2段階認証、生体認証などログイン機能の安全性も確認しましょう。
アクセス権限を細かく設定できる、アクセスログを記録しているなど、不正アクセスに強い仕組みを持っているかも重要です。
容量
どのぐらいの容量のファイルを共有できるかは、ファイル共有方法によってかなり異なります。
容量が大きいプランを契約しようとすれば、その分コストも増えます。
ビジネスの内容によって送受信するファイルサイズは変わってきますので、自社に必要な容量を見極めることが大事です。
コスト
イニシャルコストやランニングコストからファイル共有方法を比較する視点も必要です。
社外とのファイル共有シーンは今後も増えることが予想されます。
ずっと使い続けることを考えれば、予算に無理がある手段を導入することは難しいでしょう。
扱いやすさ
セキュリティ機能が高いファイル共有方法を導入しても、複雑な手順を要するものだと誤操作を起こしてしまう危険性があります。
また、使い勝手が悪いサービスを嫌い、こっそりメールやUSBメモリなどの安全性が低いツールを使う従業員がでてこないとも限りません。
社外とのファイル共有手段には、誰でも簡単に扱えるものを選びましょう。
使用端末の幅広さ
タブレットやスマートフォンはどんどん高機能になっており、これらの端末を使って仕事をする会社もあるでしょう。
パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでも使えるファイル共有方法を選択した方が、使えるシーンは広がります。
ただし、いろいろな端末で使えば、その分セキュリティリスクは高まります。
使用端末の幅を広げるなら、その分情報漏洩対策をすることが必要になってきます。
利用シーン
ファイル共有をするシーンを具体的に考えることも大切です。
ただファイルを送受信するだけでよいのか、あるいは共同作業がしたいのかで選択肢は変わってきます。
もしファイル共有後の共同作業を見込んでいるなら、クラウドストレージサービスが最も適した方法といえるでしょう。
社外ファイル共有の安全性を高めるポイント
社外ファイル共有の安全性を高めるポイントを紹介します。
ファイル共有のルールを明確化する
社外とファイル共有するときのルールを決めて、セキュリティ対策をすることが必要です。
どんなセキュリティの堅牢なサービスを使っていても、従業員の認識が甘ければ情報漏洩につながります。
社外とのファイル共有はどのような時に行うのか、どういった方法で行うのかを明確にルール化して情報を守りましょう。
すべての従業員がファイル共有手段について理解できるようにする
新ツールを導入しても使い方が従業員に浸透していなければ、共有権限設定のミスなども起こりやすくなります。
また、新しいツールへの理解ができないゆえに、会社で禁止されているUSBメモリなどを使用してファイル共有をしようとする従業員が現れるかもしれません。
ITスキルがあまりない従業員、年配の従業員にも社外とのファイル共有方法を分かりやすく伝えましょう。
クラウドストレージサービスは社外ファイル共有に最適
クラウドストレージサービスはセキュリティ面や利便性が高く、社外ファイル共有に最適なツールです。
また、共有したファイル上での共同作業もしやすいため、テレワークに向いています。
クラウドストレージサービスに興味を持たれた方は、多くの中小企業に利用されている国産オンラインストレージ「セキュアSAMBA」を利用してみてください。
