もしメールを誤送信してしまったら、どのように対応をするべきでしょうか。
誤送信した相手に謝罪するのはもちろんですが、該当のメールの削除依頼も必要です。
特に個人情報や機密情報を含むメールを誤送信した場合、できるだけ被害を小さく抑えるため、適切に対処しなければなりません。
メール誤送信時の削除依頼の仕方や誤送信の予防策について確認していきましょう。
メール誤送信の削除依頼の必要性とは？
メールを誤送信したときには、送信した相手に削除をお願いしなければなりません。
個人情報や機密情報など、相手に渡してはいけない情報が含まれている場合、相手の手元に残ることをできるだけ防ぐためです。
たとえメールの記載内容に取扱いに注意を要する情報が含まれていない場合でも、誤送信はあってはならないことです。
ミスを重く受け止めている姿勢を示すためにも、謝罪とともに削除のお願いをする必要があるでしょう。
メール誤送信の削除依頼の前にすべきこと
メールの誤送信に気づいたときは「すぐに削除してもらわなければ」という気持ちが先走りがちになりますが、状況が深刻であればあるほど冷静な対応が必要です。
まず、メール誤送信への削除依頼の前にすべきことを押さえておきましょう。
上司へ報告する
まずメール誤送信の状況について上司に報告します。
具体的には、誤送信したメールの内容、送信先、送信日時、誤送信が起こった原因などの情報を共有します。
共有された情報を元に影響の程度を把握した上で、会社としてのその後の対応方法を検討します。
関係者に謝罪する
メール誤送信に関する現状把握ができたら、関係者に連絡をします。
このとき、すぐに削除のお願いに走らず、丁寧な謝罪から入るようにします。
また、合わせてミスの内容（宛先間違い、添付ファイルの間違い、本文の間違いなど）についても説明します。
このように謝罪と反省の気持ちを伝えたうえで、メールの削除を依頼しましょう。
メール誤送信の謝罪と削除依頼の仕方
実際にメール誤送信時の謝罪と削除依頼をする際には、どのような点に気をつけるべきでしょうか。
電話とメールで削除依頼と謝罪をする場合のそれぞれのポイントを押さえておきましょう。
電話での削除依頼と謝罪の仕方
誤送信の謝罪と削除依頼はメールで行うこともありますが、できるだけ電話を優先するのがよいでしょう。
すぐに電話がつながれば、メールが開封される前に削除してもらえる可能性があるからです。
謝罪の言葉を直接伝えると誠意が伝わりやすく、相手の反応もわかるので、良好な関係を維持するためにも電話が望ましいと言えます。
電話がつながったら、誤送信の事実を伝え丁寧に謝罪します。
また、相手が該当のメールを特定できるよう、送信日時や件名などを伝えます。
誤送信が起こってしまった理由を簡単に述べてもよいですが、言い訳と受け取られないよう気をつけましょう。
その上でメールの削除を依頼します。
メールでの削除依頼と謝罪の仕方
電話がつながらないときや大人数に連絡をとらなければならないときには、メールで謝罪することもあります。
すでに電話で事情を伝えた場合も、礼儀として改めてメールで謝罪すべきでしょう。
メールに書くべき内容は電話と同様で、「誤送信の事実」「謝罪の言葉」「ミスの内容」「削除依頼」です。
再発防止に努めることも書いておくとよいでしょう。すでに決まっている具体的な対策も記載すると、さらに誠意の伝わるメールになります。
また、メールをできるだけ早く確認してもらえるよう、特に件名を工夫しましょう。
【重要】【緊急】などの言葉を付けておくと見落とされにくくなります。
反省の気持ちを示そうとすると文章が長くなりがちですが、長すぎるメールは要点がわかりにくく、逆によくない印象を与えてしまうこともあります。
謝罪と削除のお願いが確実に相手に伝わるよう、簡潔なメールを心がけましょう。
メール誤送信の削除依頼の文例
メール誤送信の削除依頼をするときのメールの文例をご紹介します。
「宛先間違い」「添付ファイル間違い」「メール本文の間違い」のそれぞれについて、実際に使えるメールの例を以下に示します。
宛先間違いの場合のメール削除依頼の文例
件名：【重要】メール誤送信のお詫び
△△△株式会社
営業部 第1グループ
グループ長 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇〇の△△です。
先ほど○○様にお送りしました以下のメールは、宛先間違いによる誤送信です。
私の確認不足により、○○様に大変ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
- 送信日時：2022年8月25日（木）10：25
- 差出人：△△
- 件名：お問い合わせの件
お手数をおかけすることになり大変恐縮ですが、当該メールは開封せずに削除いただけますと幸いに存じます。
再度同様のミスを起こさないよう、今後は送信前の確認をより慎重に行ってまいります。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
今後とも何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇〇
△△
添付ファイル間違いの場合のメール削除依頼の文例
件名：【重要】メール誤送信のお詫び
△△△株式会社
営業部 第1グループ
グループ長 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇〇の△△です。
先ほど○○様にお送りしました以下のメールに添付しておりましたファイルに誤りがございました。
私の確認不足により、○○様に大変ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
- 送信日時：2022年8月25日（木）10：25
- 差出人：△△
- 件名：お問い合わせの件
- 添付ファイル名：製品情報.pdf
正しいファイルは本メールに添付しております。
お手数をおかけすることになり大変恐縮ですが、当該メールの添付ファイルは開封せずに削除いただけますと幸いに存じます。
再度同様のミスを起こさないよう、今後は送信前の確認をより慎重に行ってまいります。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
今後とも何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇〇
△△
メール本文の間違いの場合のメール削除依頼の文例
件名：【重要】メール誤送信のお詫び
△△△株式会社
営業部 第1グループ
グループ長 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇〇の△△です。
先ほど○○様にお送りしました以下のメールの本文（価格情報）に誤りがございました。
私の確認不足により、○○様に大変ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
- 送信日時：2022年8月25日（木）10：25
- 差出人：△△
- 件名：お問い合わせの件
内容を訂正しましたメールを改めてお送りいたします。
お手数をおかけすることになり大変恐縮ですが、当該メールは開封せずに削除いただけますと幸いに存じます。
再度同様のミスを起こさないよう、今後は送信前の確認をより慎重に行ってまいります。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
今後とも何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇〇
△△
メール誤送信の削除依頼をしてもリスクは残る
メールの誤送信をしてしまった場合に速やかに削除を依頼することは大切です。
しかし、すでに相手がメールを開封していれば、その内容はすでに相手に伝わってしまっています。
また、誤って送った添付ファイルを相手がダウンロードし、PCに保存することも完全には避けられません。
特に誤送信したメールに個人情報や機密情報が含まれていた場合は大きなリスクが残ります。
メールの削除依頼をしても、一旦送ってしまったメールを確実に取り消す方法はないということを理解しておかなければなりません。
メール誤送信を防ぐための対策
メール誤送信はリスクの高いミスなので、あらかじめメール誤送信が起こらないように対策を立てることが重要です。
メール誤送信を防ぐための主な対策を確認していきましょう。
送信前にダブルチェックを行う
メール送信前の丁寧なダブルチェックは当然必要です。作成したメールをすぐに送信せず、一度下書きフォルダに保存し、時間をおいてから送付するだけでも、ミスに気づきやすくなります。
宛先欄のオートコンプリート機能は無効にしておき、アドレスの誤入力を防ぎましょう。
可能であれば、第三者にチェックしてもらってから送信すれば、よりリスクは低くなります。
しかし、第三者によるチェックには互いに手間がかかるためおろそかになる可能性が高いですし、人の目による確認には限界があることを理解しておかなければなりません。
添付ファイルを暗号化する
添付ファイルの誤送信によるリスクを下げるには暗号化が役立ちます。
開封パスワードを送る前に誤送信に気づけば、相手が添付ファイルを開くことがないためです。
しかし、ミスに気づかないままパスワードを送ってしまうと、情報は流出してしまいます。
誤送信防止システムを利用する
人による確認には限界があるので、システムを使って誤送信を防止することも大切です。
メール配信ソフトを使って「To」「Cc」「Bcc」の誤設定を防ぐ、送信前に確認を促すウインドウが表示されるようにする、送信ボタンを押してから一定の時間をおいて送信されるように設定する、送信後一定の時間内であれば送信を取り消せる機能を使うなど、さまざまな方法があります。
いずれも誤送信を完全に防ぐものではありませんが、人による確認作業をサポートしてくれます。
メール以外でのコミュニケーションを選択する
最も誤送信リスクを下げるのは、そもそもメールを使わないようにすることです。
現在ではビジネスチャットやオンラインストレージなど、メールに代わるコミュニケーションツールが普及しています。
これらのツールを使えば宛先を間違いにくくなりますし、添付ファイルやメッセージの内容は後で削除することができます。
誤送信によるトラブルを避けるため、ビジネスにおけるコミュニケーションをできるだけメール以外のツールにシフトするよう検討してはいかがでしょうか。
メール誤送信対策にオンラインストレージを活用しよう
さまざまな情報をやり取りするビジネス上のコミュニケーションにおいて、メールの誤送信は大きなリスクです。
しかしながらメールを使う以上、誤送信のミスを完全には避けることはできません。
そこで役立つのがオンラインストレージという選択肢です。
クラウド上に情報を保管するため、万一間違いのあるファイルをアップロードしてしまっても、後で削除することができます。
特に個人情報や機密情報を取り扱う場合には、必ず導入すべきツールです。
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