人手不足や働き方改革による作業時間の削減から、仕事の効率化の必要に迫られている中で、有益なツールを選び活用していく必要があります。。
仕事効率化のツールの選び方や導入の仕方、なるべく手軽に導入コストを抑えながら開始できる仕事効率化ツールを紹介します。
仕事効率化ツールとは
仕事を効率化するツールとは、最小限の手間で最大限の効率が出せるシステムを備えたデジタルツールやオンラインツールのことです。
慢性的に人手不足の現場で、働き方改革によって残業で乗り切ることもできず行き詰っている企業にとって、仕事を効率化するツールは突破口になります。
人的、時間的資源を最大限に有効活用できるようになるため、これから積極的な導入が望まれます。
仕事を効率化するツールを導入するメリット
仕事を効率化するツールを導入し、うまく運用できれば、公私ともに充実した生活を送ったり、チームワークの強化につながります。
仕事の効率化によってどのようなメリットがあるか確認していきましょう。
ワークライフバランスの向上
仕事と仕事以外の生活の調和を図り充実しようとするのが、ワークライフバランスの向上です。
仕事が効率化すれば、仕事以外の趣味や学習、休養などに時間を割けるため、心身ともに充足感のある人生を送れるようになります。
タスク共有の効率化
タスクの共有が容易に、確実になるため、情報の通知漏れや進捗がわからないといった事態を防げます。
検索で知りたい情報がすぐに入手できるので、「あれはどこやった？」と探し回らなくて済みます。
生産性が向上する
限られた人的資源を、最適な場所で最大限に使うためにも仕事を効率化するツールは必須です。
勤怠ツールを用いれば、毎日のタイムカードの打刻時間を人間が計算する必要がありません。
人間は別の作業に注力できるため、機械と人の手を分ければ生産性が向上するのです。
仕事を効率化させるためのツールの選び方
仕事の効率化ツールの選び方は、費用対効果があるかどうかがポイントです。
導入ハードルが低く、初心者でも扱いやすく、サポートが充実しているツールかどうか確認しましょう。
試用期間はあるか
お試しの無料期間やフリープランがあるかどうかは、初めてツールの導入を検討している企業にとっては重要なポイントです。
仕事の効率化ツールは導入コストやランニングコストがかかるため、最も費用対効果が高いものを決めるためには、「使ってみないとわからない」という点があります。
導入のリスクを最小限に抑えるためにも、フリープランがあるツールがおすすめです。
扱いやすさはどうか
ツールの活用に不慣れな企業でも、簡単な操作で扱えて、長期的な運用も複雑ではないツールを選びましょう。
使い方が複雑だと、企業全体に浸透するまでに時間がかかり、小さなストレスが蓄積され、なかなか効率化の軌道に乗らないという弊害も起こります。
また、サポートが充実しているかもツール選びのポイントです。
困った時にすぐに相談できるサービスがあると仕事の効率化につながります。
セキュリティ面はどうか
最重要課題として、セキュリティ面がどれだけ頑丈かという点があります。
悪意のあるなしに限らず第三者の侵入を許したり、うっかり個人情報を社外に持ち出してしまったり、という事態を避けるためには、セキュリティの強固なツールが必要です。
セキュリティに問題が起きた時も迅速な対応や自動修復ができるツールがいいでしょう。
仕事を効率化させるツールの活用ステップ
仕事の効率化ツールを活用するには、課題点を洗い出してから指導者の育成まで、最短で3つのステップがあります。
課題の洗い出し
課題を洗い出してツール導入の目的を明確にすることは、最小のコストで最大の効果が出せるツール選びに重要です。
課題の洗い出しはツールを熟知している人ではなく、何が問題でどうしたいかを経験している現場の社員に相談します。
「後任が変わるたびに、口頭でマニュアルの説明をしている」といった詳細な課題が見えてきます。
ツールの選択
ツールの選択は、挙がってきた課題の中で最も自社の人的コストを削減できる物から選びます。
「毎回マニュアルの説明をしている」例で言えば、ドキュメント管理ツールでクラウド上にマニュアルを保管し、コミュニケーションツールで自動送信する設定にしておく、といったことです。
指導者の育成
ツールの導入を開始する前に、各部署で数名を選出し、セミナーや勉強会、研修システムで指導ができるレベルに教育しておくことも必要です。
誰も仕事の効率化ツールを使用した経験がないと、全ての作業が遅くなり、問題が起きたときの解決が難しくなります。
24時間しっかりセキュリティ対策がとれているツールがいいでしょう。
仕事効率化ツール：コミュニケーションツール
場所を問わずコミュニケーションをとれるツールは早い段階で導入すべきです。
利用者の多いSlack、Chatwork、zoomであればコミュニケーションの問題のほとんどをカバーでき効率化につながります。
Slack
ビジネスチャット、音声、画像、ファイル共有ができる多機能な社内コミュニケーションツールです。
テーマごとにチャンネルを分け、アクセス権の有無まで細かく設定できるため、セキュリティ対策もできるチャットツールです。
Chatwork
使いやすいビジネスチャットや音声通話を筆頭に、タスク共有やファイル共有が簡単にできるツールです。
初心者でもなじみやすいレイアウトで、導入時のストレスを最小限に抑えられるでしょう。
zoom
オンラインミーティングツールで、世界で75万社以上に利用されています。
画質、音質ともに優れており、最大で1000人まで参加が可能です。
画面共有でプレゼンテーションをしたり、会議のレコーディングをしたりと使い方はさまざまです。
仕事効率化ツール：タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクトの進捗管理にはTrello、Notionといった、タグ付けによる階層管理ができるツールがおすすめです。
Trello
カード型のタグで分けられた各プロジェクトの進捗状況が、視覚的にわかりやすく把握できるツールです。
予定通りに作業が進まない場合はタグの移動ですぐに軌道修正が可能です。
無料プランもあるので導入コストを抑えられます。
Notion
徹底したタグ管理でプロジェクトをカテゴライズでき、タグごとの階層で進捗や情報管理、マニュアル作成などが可能です。
タグはテキストスタイルやカンバンスタイルなどフィルタリングで見た目が変わるので、情報の整理がしやすくなります。
仕事効率化ツール：ファイル共有ツール
ファイル共有ツールは生産性を高めるためにはなくてはならないツールです。
中でも効率のいいツールとしてはセキュアSAMBAやNotePMがおすすめです。
セキュアSAMBA
中小企業に特化した使いやすいオンラインストレージです。
デジタル化に慣れていない人でも扱えるシンプルな操作性と、何名でも無制限に利用できるプラン、徹底したサポート体制が特徴です。
NotePM
ナレッジ共有のための社内wikiツールです。
属人化しやすいノウハウやマニュアルを効率よくクラウド化でき、各チャットツールとの連携も可能です。
検索機能に優れているためすぐに知りたい情報へたどり着けます。
Googleドライブ
Googleが提供するファイル共有ツールで、GmailやGoogleカレンダー、文書管理ツールなどとも連携しています。
コストパフォーマンスが高く、二週間の無料期間もあります。
Googleになじみがあり、試しに使ってみたい企業におすすめです。
仕事効率化ツール：勤怠管理ツール
勤怠管理ツールはオンライン上で勤務時間、休憩時間の打刻が可能です。
終業時間や超過勤務の計算も自動で行ってくれるため、労務管理が楽になるジョブカン、IEYASUがおすすめです。
ジョブカン
オンライン打刻管理に特化した勤怠管理ツールです。
ICカード打刻や指静脈認証打刻など、さまざまな打刻方法を持ち、詳細に労働時間の管理ができます。
変形労働時間制など複雑な休暇の対応におすすめです。
IEYASU
完全無料で始められる勤怠管理ツールです。
管理に必要な基本的な要素がそろっており、導入コストをかなり抑えられるため、予算の割けない中小企業やベンチャー企業におすすめです。
ただし、無料プランではデータ保持期間が短いので注意しましょう。
仕事効率化ツール：名刺管理ツール
名刺管理ツールはこれまでのような名刺交換や名刺の保管をオンラインで行うツールです。
有名なSansan、CAMCADなどを活用できれば、名刺をなくしたり探したりすることもなく、大量の名刺が束になることもありません。
Sansan
紙やオンラインで受け取った名刺を99.9％の精度でデータ化し、相手の氏名や連絡先などの顧客情報を一括で管理できるツールです。
オンライン名刺交換や紙の名刺の発注などもすべてSansan上で行なえるため、顧客情報の蓄積や業務フローの短縮に活躍します。
CAMCAD
スマートフォンでも使えるオンライン名刺管理ツールです。
社内の個人単位で交換した名刺の顧客情報を細かく設定して共有し、新規の顧客開拓や営業の成功率を上げます。
仕事効率化ツール：契約・決裁管理ツール
契約・決裁管理ツールは印鑑がなければできなかった手続きを、オンライン上で締結できるツールです。
クラウドサインとX-point cloudを紹介します。
クラウドサイン
紙の書類と印鑑をオンライン上で再現し、キーボードの入力だけで契約を完了させるツールです。
アナログ作業の象徴である捺印作業がなくなるため、ハンコ社会を根底から覆すシステムです。
X-point cloud
これまで使っていたような申請書や稟議書をそのままスキャンしたような画面に、直接入力していく決裁管理ツールです。
オンラインが苦手な人でも違和感なく作業を継続できる仕組みになっています。
仕事の効率化に役立つツールを使おう
仕事の効率化に役立つツールは、導入目的とコストを考え、費用対効果が最も高くなるものを選びましょう。
試しに使ってみるなら、無料プランの取り扱いがあるものから選択するのもおすすめです。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」はセキュリティの強固さや安全性が特徴です。
安心してオンラインストレージをお使いになりたい方は、セキュアSAMBAのフリープランからお試しください。
