ビジネスシーンにおいて、メールは多く利用されているコミュニケーションツールと言えます。
そのため、メールにファイルを添付するやり取りを業務として日常的に行っている方もいるでしょう。
しかし、メールで大容量のファイルのやり取りをおこなうのは適しているツールとは言えません。
また、もしもメールが漏洩してしまった場合、ファイルを盗み見られる可能性もあるため、メールにファイルを添付すること自体も控えた方が良いでしょう。
メール添付のファイル容量の制限やメールでのファイル添付リスクを理解し、制限があるメールでのファイル添付の代替案を用意しておきましょう。
メール添付のファイル容量制限で注意するべきポイント
メールは、ビジネスシーンでよく使われるツールであるため、多くの人がファイルのやり取りに使用しているはずです。
メールにファイルを添付し送信する際やメール添付のファイル容量制限のどのような点に注意するべきでしょうか。
メールに添付するファイルの容量は3MBまで
企業で使用しているメールサーバーは、受信できるサイズを3MBまでに設定している場所が多いです。
そのため、メールに添付できる容量の大きさは、3MBまでだと考えた方が良いでしょう。
3MB以上になってしまった場合、こちらから送ることができても受信側が受け取ることができない場合があります。
さらに、サーバーがパンクしてしまう可能性も考えられるため、できる限りファイルの容量は3MB以内に抑えるようにしましょう。
メールでのやり取りは円滑に進めることを意識してください。
ファイルの容量が大きいことで、円滑なやりとりができないことにならないよう、ファイルの容量には注意しましょう。
メール1通ごとに容量の制限がある
メールには、1通ごとに容量の制限があります。
さらに、メールサービスによってメールの容量制限も異なるため、サービスごとに確認しながら利用する必要があります。
具体的なサービスごとの1通あたりのメールの容量は、以下のとおりです。※記事公開時点の情報になり変更等が生じている場合があることをご了承ください。
- Gamil：25MB
- Yahoo!：25MB
- Outlook：25MB
- AOL：16MB
- Excite：25MB
さらに、受信ボックスにも制限がかけられていることがほとんどです。
大容量のファイルを添付することで、簡単に容量制限を超える可能性があります。
受信側のサーバーに負担をかけないためにも、大容量のファイルは添付しない方が良いでしょう。
メールのファイル添付は容量制限だけでなくリスクが多い
メールにファイルを添付することは、楽ではありますがリスクもあります。
メールのファイル添付にどのようなリスクがあるのか確認していきましょう。
情報漏洩に繋がるかもしれない
メールにファイルを添付することで、情報漏洩に繋がる恐れがあります。
Emotetやマルウェアなどのウイルスが流行しており、メールが第三者に流れる事件が多発しています。
メールが第三者に盗み見られることは情報漏洩であり、最悪の場合企業のブランドイメージも低下してしまうでしょう。
知らず知らずのうちにウイルスに感染してしまう事は大いにあり得ることで、気を付けていたとしても感染することはあります。
そのため、できる限りメールそのものに大切なファイルを添付することは、控えた方が良いかもしれません。
メールサーバーがパンクする
メールに大容量のファイルを添付することで、メールサーバーがパンクしてしまうことがあります。
メールサーバーがパンクすると、他の取引先とのメールも受信できず、仕事を中断せざるを得ません。
大事なミーティングなども後回しになってしまい、最悪の場合流れてしまうこともあるでしょう。
また、連絡がとれなくなることは信頼感をなくすことに繋がります。
そのため、メールサーバーに負担をかけることなく、いつでもスムーズにやりとりをおこなえるよう、メールにファイルを添付することは控えましょう。
容量制限があるメール添付で大容量ファイルは送れる？
容量の制限があると分かってはいても、メールにファイルを添付するしかないこともあるでしょう。
そういった場合は、どのようにメールで送付したら良いのでしょうか。
ファイルを分割する
大容量のファイルの場合は、分割することで送付することはできるでしょう。
ファイルを分割すれば、一つあたりの容量も減らすことができるため、メールサーバーに負担をかける心配がありません。
しかし、すべてのメールを送付した後の全体の容量が大きいことにかわりはないため、受信箱の容量が制限ぎりぎりになる可能性があります。
そういった場合は、前もって相手に「容量が大きいため、パンクしないよう気を付けてください」などと、注意喚起の文章も送ると良いでしょう。
また、複数メールを送付し相手も受信する手間につながるので良い方法とは言えないかもしれません。
解像度を下げる
ファイルの解像度を下げることで、ファイルの容量を下げることもできます。
この場合、全体的なファイルの容量が小さくなるため、1通のメールで容易に送ることできるでしょう。
しかし、解像度を下げることはファイル自体に影響を及ぼす可能性が高いです。
文章だけのファイルであればほぼ問題ありませんが、画像や図の多いファイルの場合は、見づらくなっているかもしれません。
解像度を下げることで起こり得るリスクも考えたうえで実行するかどうかを考える必要があるでしょう。
ファイルを圧縮する
ファイルを圧縮し、送付することもできます。
圧縮とは、大容量のファイルを容量の低い1つのファイルにまとめる方法で、メールに容易に添付することが可能です。
圧縮は、WindowsやMacなどOSに関わらず必ず搭載されている機能なので、無料でおこなうことができます。
しかし、企業によっては圧縮されたファイルが添付されたメールは、開けないシステムになっていることもあります。
そのため、圧縮されたファイルを送る際は、まずは相手に送っても大丈夫かどうかを確認する必要があるでしょう。
容量制限があるメール添付に代わるファイル送信方法
メールには容量制限があり、さらには送付できない場合もあります。
メール以外の方法でファイルを送付する場合はどのような方法があるのでしょうか。
ファイル転送サービスを利用する
ファイル転送サービスを使い、ファイルを送付する方法があります。
ファイル転送サービスとは、外部のサーバーに一時的にファイルを預け、預けた先のURLをメールで相手に共有するサービスのことです。
ファイル転送サービスであれば、大容量のファイルも容易に保管することができ、圧縮する必要もありません。
また、メールで送るのはURLだけなので、サーバーに負担を掛ける心配もないでしょう。
しかし、メールが第三者に見られてしまうとURL先でファイルがダウンロードされてしまうこともあります。
また、企業によってはファイル転送サービスのURLを開くことができないように、セキュリティ設定をされているところもあるでしょう。
そのため、ファイル転送サービスを利用する場合は数々の注意点を避けなければならず、使えないことがほとんどです。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージを利用して、ファイルを送付する方法もあります。
オンラインストレージは、アクセスできるユーザーを設定することができるため、万が一、第三者がアクセスを試みたとしてもアクセスできません。
そのため、安全にファイルを守ることができます。
オンラインストレージは数多くの会社が提供しており、多くの企業で導入がされているでしょう。
メールのように容量を気にする必要はなく、ファイル転送サービスのように漏洩の心配もありません。
このことから、ファイルを送付したい時はオンラインストレージの利用を考えることをおすすめします。
大容量ファイルの共有はオンラインストレージが適している
大容量のファイルを共有したいときは、オンラインストレージが最も適していると言えるでしょう。
オンラインストレージとは、契約したサーバーにファイルを保管するためのサービスです。
企業によって機能は異なりますが、ほとんどのオンラインストレージでは、ユーザーごとにアクセスの権限があったり、ファイルの閲覧と編集の権限まで設定できるようになっています。
オンラインストレージは、セキュリティ面が抜群に優れています。
また、バックアップ機能も搭載されているため、万が一ファイルが消えた場合でも復元が可能と言えるでしょう。
ファイルの容量が大きい場合でもパンクすることなく運用ができるため、問題にも発展しにくい特徴があります。
取引先や部署間のやりとりなど、オンラインストレージの使い方は様々です。
中には無料プランのサービスもあるため、一度使ってみて操作性を確認するのも良いのではないでしょうか。
メール添付のファイル容量制限の解決策にセキュアSAMBA
メールにファイルを添付する際、どうしても容量制限が気にかかることがあります。
制限を超えるとメールサーバーがパンクしたり、受信できない問題に発展する恐れがあるでしょう。
そのため、メール添付と違いファイル容量制限などを気にしなくても良いオンラインストレージを使用して、ファイルを共有することをおすすめします。
たとえば「セキュアSAMBA」は、国産のオンラインストレージであるため、情報漏洩のリスクは低く操作性も抜群です。
操作性を確認し、運用を考えるためにも無料から使えるセキュアSAMBAを是非お試しください。
