従来、ファイルの受け渡しをする際には主にメールがもちいられてきましたが、近年はファイルの大容量化と多様なITツールの普及に伴い、受け渡しの手段が増えています。
その中でも、インターネットに接続さえできれば簡単に大容量ファイルの受け渡しが可能なクラウドサービスが、ビジネス・プライベートのシーンを問わず利用されています。
大容量ファイルの受け渡しに便利なクラウドサービスの種類と選び方についてみていきましょう。
大容量ファイルの受け渡し方法として考えられるものは？
大容量ファイルの受け渡しには、主に以下のような方法が考えられます。
- メール
- 記憶媒体（USB、ディスク、外付けHDDなど）
- ファイル転送サービス
- オンラインストレージ
- チャットツール
ファイルの受け渡し方法として最もポピュラーなのはメールを利用する方法でしょう。
また、ファイルをUSBやディスクにコピーし相手に手渡しするという方法も、従来多くもちいられてきた方法です。
しかし、現在では上記の方法は情報漏えいや紛失などセキュリティ面で問題があるとして、多くの企業で禁止されています。
これにより、メールや記憶媒体よりも安全かつ手軽に大容量ファイルの受け渡しが可能な方法として普及してきたのが、ファイル転送サービスやオンラインストレージなどの「クラウドサービス」です。
大容量ファイルの受け渡しにクラウドサービスが便利な理由
クラウドサービスが大容量ファイルの受け渡しに適している理由を確認していきましょう。
記録媒体やソフトを購入する必要がない
クラウドサービスの一番の利点は、記録媒体やソフトを購入する手間と費用がかからないことにあります。
インターネット上のサービスにアクセスし利用するだけなので、導入に時間がかかりません。
クラウドサービスは無料、もしくは容量やセキュリティレベルに合わせた料金プランから選んで利用することができ、必要にあわせて柔軟に変更することも可能です。
インターネットにアクセスできれば誰でも利用できる
クラウドサービスはインターネットを介して大容量ファイルを受け渡しするため、相手との距離を問わず、遠く離れた場所にいる場合でも時間をかけずにやりとりすることができます。
また、PCだけでなくタブレットやスマートフォンでも利用が可能で、相手がどのようなデバイスを利用しているかを問わない点もメリットでしょう。
大容量ファイル受け渡しに便利なクラウドサービス：ファイル転送サービス
大容量ファイルの受け渡しにもちいられているクラウドサービスには、おもにファイル転送サービスとオンラインストレージのふたつがあります。
送信者がWeb上にファイルをアップロードする点や、受信者がURLからアクセスしダウンロードする点はどちらも同じですが、ファイル転送サービスならではの特徴があります。
ファイルの受け渡しに特化している
ファイル転送サービスは、その名の通りファイルの転送に特化しているサービスです。
サービス上でおこなう操作が限られるため、シンプルで使いやすいという特徴があります。
細かい設定が不要で、ほとんどの場合は指定のサイト上にファイルをアップロードし、完了後にリンクを取得して相手に共有するだけで大容量ファイルが渡せます。
アカウント登録が必要ないものも多く、一時的な利用に適しているといえます。
ファイルの保存期限がある
ファイル転送サービスではアップロードしたファイルに保存期限があり、サービスによって3日、7日、60日などその期間はさまざまです。
中には保存期間を自由に設定できるファイル転送サービスもあります。
機密性の高いファイルは短い保存期間で送り、休日を挟んだり複数の人に一斉に送る場合は長めの保存期間で送るなど、状況によって使い分けることが多いようです。
広告が表示されることで無料利用ができるものが多い
ファイル転送サービスには無料のサービスも多くありますが、そのほとんどは広告が表示されることで無料で利用できるものです。
プライベートで友人に動画を送る際などには問題ありませんが、ビジネスに利用するのは避けた方がよいでしょう。
大容量ファイル受け渡しに便利なクラウドサービス：オンラインストレージ
大容量ファイルの受け渡しに利用できるクラウドサービスのひとつであるオンラインストレージには、ビジネスシーンでの利用に適した特徴が揃っています。
ファイルサーバーとして日常的に利用可能
オンラインストレージは、インターネット上のデータ保管場所として広く利用できるサービスです。
日常業務のなかでファイルサーバーとして利用しながら、ファイル共有の用途でも活用することができます。
もともとオンラインストレージに保管しているファイルなら、そのまま保存場所のURLを共有するだけで渡すことができるため、わざわざ大容量ファイルをアップロードしなおす手間がかかりません。
ファイルの保存期限がない
オンラインストレージは長期的にファイルを保存することを前提としたサービスのため、基本的にファイルの保存期限がありません。
そのため、大容量ファイルを渡したい相手が休日や多忙により数日間ファイルの受け取りを忘れてしまっても、再度アップロードしたりURLを送ったりするという手間がかかりません。
ファイルやフォルダ単位で権限設定ができる
オンラインストレージは、ファイルやフォルダ単位で細かく権限を設定することが可能です。
アクセス権限、閲覧・編集権限、ダウンロード権限などの種類があり、相手にURLを送信したあとでも権限を変更できるので、機密性が高いファイルを送りたい場合や、誤送信対策をしたい場合に適しています。
暗号化されるものが多い
オンラインストレージには、セキュリティ対策として通信やファイルそのものを暗号化できるサービスがあります。
万が一保存しているファイルに不正アクセスされた場合でも、暗号化されていれば悪用することはできず、安全性が高くなります。
利用履歴が残る
利用履歴やアクセスログが残る点は、ファイル転送サービスにはないオンラインストレージの特徴です。
ログイン・閲覧・ダウンロードの履歴と、それらをおこなったアカウントの情報を確認することができ、情報漏えいが発生してしまった際はすばやく流出元を特定することが可能です。
大容量ファイルの受け渡しに利用するクラウドサービスの選び方
大容量ファイルの受け渡しに利用するクラウドサービスを、ファイル転送サービスとオンラインストレージのどちらにするか、またそれぞれに多くのサービスがあるなかでどれを選ぶか、迷うこともあるかもしれません。
クラウドサービスを選ぶ際のポイントを確認していきましょう。
容量で選ぶ
送りたい大容量ファイルに対応できる容量があるかどうかは大事なポイントです。
無料のサービスはデータ量に制限があることが多いため、無料にこだわる場合はファイルを分割するなどの手間がかかることを覚悟しなければならないでしょう。
セキュリティ対策で選ぶ
機密性が高いファイルを送る場合、セキュリティ対策がどの程度施されているかの確認が不可欠です。
ファイル転送サービスの利用は避け、SSL通信やファイル暗号化が可能なオンラインストレージを選ぶとよいでしょう。
権限設定や利用履歴の有無で選ぶ
権限設定や利用履歴の有無は情報漏えい対策には必須のポイントです。
個人情報や機密情報を含むファイルを共有する際は、必ずこれらの機能があるオンラインストレージを選ぶようにしましょう。
広告の有無で選ぶ
無料で利用できるクラウドサービスには、広告が表示されるものが多くあります。
プライベートでの利用なら影響はありませんが、ビジネスシーンでは広告なしのサービスを選ぶことが推奨されます。
利用頻度にあわせて選ぶ
大容量ファイルの共有を日常的におこなう場合や回数が多い場合は、オンラインストレージを利用することで、アップロードの手間を減らしセキュリティ対策をおこなうことができます。
一時的な利用のみで終わる場合やごくたまにしか大容量ファイルの受け渡しが発生しない場合は、シンプルで使いやすいファイル転送サービスが適しているでしょう。
ビジネスシーンの大容量ファイル受け渡しにはセキュアSAMBA
大容量ファイルの受け渡しには、記録媒体やソフトを購入する必要がなく、インターネットにアクセスできれば誰でも使える、クラウドサービスの利用が適しています。
ファイル転送サービスはシンプルで使いやすいのが特徴で、一時的な利用やプライベートでの利用に適しています。
ビジネスシーンで機密性が高い大容量ファイルを渡す場合は、セキュリティ性が高いオンラインストレージの利用がおすすめです。
4,000社以上の導入実績がある「セキュアSAMBA」は、アクセス経路とファイルが全て暗号化され、セキュリティに優れているのが特長のオンラインストレージです。
様々なデバイスからアクセスが可能で、シンプルな画面と使いやすさも支持されています。
大容量ファイルの受け渡しに適した方法を探しているなら、ぜひ無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
