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見積書送付メールの書き方と見積書送付メールに代わる手段とは?

業務効率化ノウハウ

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    メールに見積書を添付して送付する方法は日常的な業務としても多く利用されていることでしょう。

    送った見積書がメールの山に埋もれることなく、相手に届き理解してもらえるよう、見積書送付メールの書き方のポイントを押さえておきましょう。

    しかし、見積書をメール送付することはリスクがある方法であることも理解しておかなければいけません。

    メールの宛先や添付ファイルの間違いは、情報の流出につながるとともに、相手の信頼を損ねて商談を停滞させる原因やトラブルにつながります。

    見積書送付メールの適切な利用とより安全な見積書送付メールに代わる手段についても確認していきましょう。

    見積書送付メールとは?

    見積書送付メールとは商品やサービスの概要と費用が記載された見積書が添付されたメールを指します。

    見積書は商談の初期段階でおおよその費用を提示するために作成されることもありますし、商談の最終段階で受注を確定させるために作成されることもあります。

    複数パターンの見積書を提示して相手のニーズに合うものを絞り込んだり、交渉の経過とともに作り直したりすることもあります。

    見積書送付メールは見積書を添付するメールですから、提案内容が相手にとって理解しやすいよう、要点を押さえた書き方が求められます。

    見積書送付メールを書くときのポイント

    見積書送付メールを書くときに押さえておくべき書き方のポイントを確認しましょう。

    受注に向けて商談を進めるには、ビジネスマナーを押さえつつ、提案内容が相手に伝わるメールを書くことが重要です。

    わかりやすい件名をつける

    確実にメールを開封してもらえるよう、見積書送付メールであることがわかりやすい件名をつけましょう。

    メールを開いてもらい、反応が得られて初めて商談の次の段階に進むことができます。

    商談を停滞させないために、件名を工夫して開封を促すことが大切です。

    具体的な方法として、件名に「見積書」の文字を入れると見落とされにくくなります。

    また、早く返信してもらいたい場合には「至急ご確認ください」「重要」などの文言を含めるとよいでしょう。

    適切なファイル形式で添付する

    メールの場合、見積書は添付ファイルとして送付するのが一般的です。

    見積書は顧客に提示する正式な書類ですから、作成時のワードやエクセルのまま相手に送るのは避け、編集できない状態(PDFなど)のファイルにしておきましょう。

    ファイル名は見積書であること、商品・サービス名、会社名、日付などがわかるようにしておくとよいでしょう。

    見積書の内容を補足する

    メールの本文では、見積書の内容がわかりやすいよう、必要に応じて補足説明を行います。

    商品名やサービス名だけではその内容が伝わりにくい場合は、どのような商品・サービスの見積書なのか明記しておくと丁寧です。

    特に、複数の商品・サービスの見積もりを送る場合は、それぞれの特徴や違いについて要点を押さえて説明します。

    追加でオプションを提案する場合も、本文に説明を加えた上で、合わせて見積書を提示するとよいでしょう。

    返信期限を伝える

    相手からの反応を確実に得られるよう、返信期限を伝えることも大切です。

    返信期限は見積書の期限として説明してもよいでしょう。

    期限を明記することによって、相手に「返信しなければいけない」と意識させることができます。

    また、もし返信がない場合も、あらかじめ期限を伝えておけば「期限としてお伝えしておりました○月○日を過ぎましたが、ご検討状況はいかがでしょうか」など、催促しやすくなります。

    見積書送付メールを送信する前の確認事項

    見積書を送信する前には以下の最終確認を行いましょう。

    • 見積書の宛先(会社名、部署、担当者名)
    • 発行日
    • 押印(必要に応じて)
    • 有効期限
    • 金額(税込・税別の明記)
    • 納期
    • メールの宛先設定
    • 添付ファイルとファイル形式(編集できない形式)

    見積書は正式な価格提示書類ですので、誤記は禁物です。

    また、メールの宛先設定ミスや添付ファイルの間違いがないこともよく確認してください。

    見積書送付メールの文例

    見積書送付メールの具体的な文例を紹介します。

    見積書をメールに添付する場合の書き方と、見積書郵送後に送るメールの書き方の2パターンを見ていきましょう。

    見積書をメールに添付する場合の文例

    件名:【重要】見積書をお送りします(株式会社〇〇〇)

    △△△株式会社

    営業部 ○○様

    平素より大変お世話になっております。

    株式会社〇〇〇の△△です。

    先日ご提案いたしました弊社サービスのお見積書を添付にてお送りいたします。

    ご査収の程どうぞよろしくお願い申し上げます。

    基本のプランAには、オプションとしてさらに充実したサポートを追加していただくことができます。

    プランAにオプションを追加したお見積もりも合わせて添付いたしますので、ご検討いただけますと幸いです。

    添付ファイル

    • ファイル名:見積書(プランA)_〇〇〇社_2022年〇月5日.pdf
    • ファイル名:見積書(プランA+オプション)_〇〇〇社_2022年〇月5日.pdf

    なお、見積書の有効期限は2022年〇月30日です。

    恐れ入りますが期限までにご検討状況をお聞かせいただけますよう、お願い申し上げます。

    ご不明な点やご要望などがございましたらお気軽にお問い合わせください。

    今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

    株式会社〇〇〇 △△

    見積書を郵送したことをメールで伝える場合の文例

    件名:【ご確認のお願い】お見積書送付の件(株式会社〇〇〇)

    △△△株式会社

    営業部 ○○様

    平素より大変お世話になっております。

    株式会社〇〇〇の△△です。

    先日ご提案いたしました弊社サービスのお見積書を○○様宛に本日郵送にてお送りいたしました。

    お忙しい中恐れ入りますが、ご査収の程どうぞよろしくお願い申し上げます。

    基本のプランAには、オプションとしてさらに充実したサポートを追加していただくことができます。

    プランAにオプションを追加したお見積もりも合わせてお送りいたしましたので、ご検討いただけますと幸いです。

    送付書類

    • 見積書(プランA)
    • 見積書(プランA+オプション)

    なお、見積書の有効期限は2022年〇月30日です。

    お手数をおかけいたしますが、期限までにご検討状況をお聞かせいただけますよう、お願い申し上げます。

    ご不明な点やご要望などがございましたらお気軽にお問い合わせください。

    今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

    株式会社〇〇〇 △△

    見積書のメール送付は宛先間違いやファイルの誤送信に注意

    見積書をメールで送付する際には、誤送信や誤記載などのリスクや課題が残ります。

    「宛先のアドレスを誤って入力した」「To・Cc・Bccの設定を誤った」「異なるファイルを添付してしまった」など、誤送信は誰にでも起こり得ます。

    万一誤送信が起こると、送信先に説明と謝罪をし、削除を依頼しなければなりませんし、商談相手との信頼関係にも影響しかねません。

    また、情報の流出によって、内容次第では自社にも損害を与える恐れがあります。

    このようなメールやファイルの誤送信リスクを低減するため、オンラインストレージに見積書をアップロードする方法が選択されるようになってきています。

    オンラインストレージは、クラウド上でファイル共有を行えるサービスです。

    オンラインストレージを使うことによって宛先間違いのリスクを減らすことができますし、万一間違ったファイルを保存してしまっても、気づいたときに削除することが可能です。

    メールに代わる見積書送付方法として、オンラインストレージは有効な手段であると言えるでしょう。

    見積書送付はメールよりオンラインストレージを利用しよう

    見積書の送付は商談成功のための重要なステップであり、見積書送付メール作成のポイントを知っておくことは大切です。

    しかし、メールで見積書を送付すると誤送信リスクが大きな課題として残ります。

    メールというツールを使う限り誤送信のリスクを伴うため、メールに代わる手段を検討することも重要です。

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