紙の書類やUSBメモリを用いた資料共有方法は、コストや効率性、安全性を考えると適切な資料共有方法とはいいがたいものです。
どのような方法やツールを用いて、資料共有をおこなうと良いのでしょうか。
そもそも資料共有とはなにか、資料共有が必要になるシーンや目的を改めて見直しながら、なぜ適切な資料共有が必要になるのか、さらには、資料共有の際に資料共有ツールを使うメリットについても考えてみましょう。
また、資料共有ツールを選ぶ際に意識したいポイントや、資料共有を効率化させる資料共有ツールについても解説します。
資料共有とは
資料共有とは、仕事に必要なデータや材料を相手と共有することです。
資料共有の例を挙げて説明すると、「会議資料を共有する」のであれば、会議をおこなううえで必要となるデータを、その会議に関わる人と共有することをいいます。
また、Web会議の普及やペーパーレス化が進んだこともあり、紙の資料以外に、デジタル化された資料も活用されています。
資料共有が必要になるシーン
資料共有が必要になるシーンについて、よくある例を挙げてみました。
- 会議やプレゼンの資料を事前に用意して参加者に共有する
- 営業の訪問先の情報や話す内容を同行者と共有する
- 人事労務に関する規程をまとめた資料を社員に共有する
- 議事録、業務報告など、おこなった業務の詳細を関係者と共有する
- 社内行事や会議に対するリマインドをする際に再度資料を添付する
仕事で資料共有が必要になるシーンは多岐にわたります。
いずれも、仕事に必要なデータを、自分以外の誰かにも知っておいてほしい、自分が知っておきたいと感じるシーンでは、基本的に資料共有がおこなわれると認識しておきましょう。
資料共有をする目的
資料共有をする目的として、主に2つのことが考えられます。
1つ目は、業務に必要なデータや情報の内容を、関係者全員が正しく把握するためです。
「資料の内容は〇〇さんしか知らない」のように、情報の属人化が生じると、その情報を知りたいときに、その都度担当者に確認する手間が発生してしまいます。
これは、業務効率を下げる要因となり、自分を含めてチームや部署間での業務の進行を妨げてしまいます。
2つ目の目的として、事実や現状を、正しい情報として資料にまとめて、目に見える形で共有するためです。
業務に必要なデータや情報を口頭で説明した場合、人から人へと伝わる過程で、事実が捻じ曲げられて伝わってしまう可能性も捨てきれません。
こうしたリスクやトラブルを避けるためにも、文字や数字による資料を作成して、正しい情報を共有する必要があるのです。
適切な資料共有が必要な理由
資料共有は、業務に必要なデータを相手と共有することですが、現代における適切な資料共有とは、デジタル技術を活用して効率化されていることが必要となります。
仮に、正しくまとめられた資料が共有されていたとしても、組織全体に共有されるまでに時間がかかりすぎてしまうと、求めている資料を手に入れるまで、業務やスケジュールの調整ができず、仕事のスピードを遅らせる原因となってしまいます。
そこで意識したいのが、効率的な資料共有という目的にあった方法やツールの選び方です。
社内でツールを取り入れる際に、情報伝達なのか、資料共有なのか、業務一元管理なのかという目的によって使うツールは変わります。
資料共有の際に、コミュニケーションや情報伝達をメインとしたツールを使うと、共有できるデータサイズが小さいことから使いにくく、かえって作業効率を低下させてしまうかもしれません。
したがって、適切な資料共有をおこなうのであれば、効率化された資料共有とその目的を果たせるツールを選べているかが重要になるのです。
資料共有に資料共有ツールを使うメリット
資料共有の際には、資料共有ツールを活用することで効率化に役立ちますが、ほかにどのようなメリットがあるかを見ていきましょう。
資料の検索がしやすい
共有された過去の資料を見返したいときに、求めている資料が見つからず、時間や手間がかかってしまったという経験をした人もいるのではないでしょうか。
また、資料に更新履歴が反映されていない場合、見つけた資料が最新のものかを、瞬時に判断することはできません。
あるいは、〇月×日時点で共有された資料がほしいというニーズがある場合、資料検索ができないのであれば、対応に時間がかかってしまいます。
資料共有ツールには、検索機能や編集履歴機能があり、目的の資料にスピーディーにたどり着くことができます。
資料共有ツールを使うことで、資料を検索する、更新履歴を反映した資料がほしいといった、共有された相手のニーズを満たしやすくなります。
情報漏えい対策になる
共有する資料の中には、絶対に外部に漏らしてはいけない資料も含まれています。
特に、社外の相手と資料を共有する際は、情報漏えいに対する注意が必要になります。
外部メモリや紙の資料は、物理的に持ち出すことができてしまうため、紛失や情報漏えいのリスクが生じてしまいます。
クラウドを利用した資料共有ツールであれば、物理的に資料を持ち出すことができないため、紛失や盗難にあうリスクを回避できます。
また、ログインの際には二段階認証やアカウント制限を設定することで、意図しない相手からのアクセスを阻止することが可能です。
資料共有の際は、会社や個人の貴重な情報を、多くの人と共有しているという意識を忘れてはいけません。
セキュリティ性の高い資料共有ツールを使うことで、安全な資料共有が可能になるのです。
多様な働き方に対応できる
外部メモリや紙媒体による資料共有は、人の手から手へと直接渡さなければならないため、出社や郵送が必要になり時間を要してしまいます。
しかし、場所や端末を問わず、資料共有ができれば、テレワークやモバイルワークのような多様な働き方の実現にもつながります。
さらに、判断力の速さが問われるビジネスシーンにおいては、スピーディーに資料共有ができることも、生産性向上に大きく貢献します。
クラウドを利用した資料共有ツールを使えば、クラウド上に共有された資料にアクセスすることで、どこにいても必要な資料をスピーディーに共有することができます。
資料共有ツールを活用することは、多様な働き方を実現させ、結果として組織力の向上にもつながるのです。
業務の属人化を防ぐ
資料共有の活用方法の例として、社内FAQを資料にまとめて共有することもできます。
たとえば、人事労務管理をおこなう部署に、社員からの問い合わせが集中することは、業務の進行を妨げてしまいかねません。
また、人事労務に関することは、その担当者でなければならないという、業務の属人化が発生してしまいます。
しかし、社内で頻繁に発生する質問やそれに対する回答を、資料共有ツールを使ってまとめておけば、誰もが場所や時間を問わずに社内FAQを閲覧することができます。
情報共有ツールを活用して、社内FAQを整備することで、業務の属人化を防ぐことができるのです。
ナレッジの蓄積ができる
共有される資料の中には、会社の成長に必要な知識や情報が詰め込まれており、資料が多くなるほど、これらの知識や情報は蓄積されていきます。
蓄積される知識や情報の例には、業務マニュアルや議事録のほかにも、契約書や稟議書などあらゆるテンプレートなども含まれます。
資料共有ツールを用いて、蓄積されたナレッジを多くの人と共有することで、資料を探す時間を削減したり、自己解決による生産性を向上させたりすることにつながります。
資料共有ツールを使うことで、人に依存せずに、蓄積されたナレッジの活用が可能になります。
資料共有ツール選びで意識したいポイント
資料共有ツールを選ぶ際に、どのような点を意識すればいいのかについて見ていきましょう。
自社の目的に沿っているか
資料共有ツールの中には、タスクやスケジュール管理などができるものがあります。
ビジネスツールの集大成のようなツールは便利そうに見えますが、すでに導入しているツールと被っている機能や、そもそも必要のない機能にもコストが発生していることに注意しましょう。
また、「多く使われているから」「ランキング1位だったから」という理由だけで、資料共有ツールを選ぶと、自社に合ったツールではないことで使いづらかったり、社内に浸透しなかったりという可能性も発生します。
資料共有における、ユーザーの数やデータ容量がどれぐらいか、そのツールを使うことでどのような効果を得たいのかを、ツール選びの際のポイントにしましょう。
誰もが簡単に使うことができるか
資料共有ツールに限った話ではありませんが、社内で使うツールは誰もが簡単に使うことができるかがポイントとなります。
その理由は、社内で多くの人に使われなければ、「資料共有の際には、このツールを使うものだ」という当然の意識を、社内に浸透させることができないからです。
特に、資料共有は、ITツールに詳しいか否かに関わらず、多くの場面でおこなわれます。
しかし、資料共有を効率化させるために導入したはずであるのに、そもそも使われないのであれば、コストは無駄になり、従来の資料共有方法が継続されてしまうかもしれません。
資料共有ツールを選ぶ際には、いかに簡単で使いやすいかがポイントになり、資料共有の効率化へと直結する大きな要素となることを意識しましょう。
お試しや無料プランがあるか
資料共有ツールが使いやすいか否かは、実際に使ってみないとわからないということもあるでしょう。
そこで、資料共有ツールのサービスを選ぶ際には、お試し期間や無料プランがあるツールを選び、実際に使ってみることをおすすめします。
お試し期間や無料プランは、データ容量やユーザー数が少ない、オプションをつけられないという制限がありますが、大まかな使い方や自社との相性は把握できるでしょう。
お試し期間や無料プランを利用してみて、使いやすい、効率化に効果があると判断をしてから有料プランへと移行することで、コストの無駄を防ぐことができます。
導入しているツールと連携できるか
すでに導入しているツールと連携できると、よりフレキシブルな業務遂行につながります。
シームレスにツールを連携できることで、ツールをまたいだ作業をスピーディーにおこなうことが可能です。
たとえば、オンライン会議中に資料を共有したい際に、Web会議システムとドキュメント作成ツールが連携されていれば、ドキュメント変換の手間を省くことができます。
ツール同士の連携、あるいは、ツールとシステムの連携が充実していれば、より利便性が高められ、使いやすい資料共有ツールであると感じられることでしょう。
サポート機能は充実しているか
資料共有ツールを使う際は、サポート機能が充実しているかを意識すると、万が一の際でも、スピーディーに問題を解決できます。
ここでいうサポート機能とは、自社に合ったプランや導入後の活用方法など、サービスサポートから、システム障害などのトラブル対応のことをいいます。
サポート機能が充実していると、ツールを利用することで生じる問題に対し、解決方法を提示してくれるため、ツールに対する満足度を向上させることができます。
また、システム障害のように自社では対応しきれないトラブルにも対応が可能なので、迅速な復旧をサポートしてくれます。
充実したサポート機能があれば、課題解決までの時間や手間を省けるというメリットがあるのです。
ビジネス利用に特化しているか
資料共有ツールの多くは、基本的にビジネス利用を目的として設計されています。
ビジネスに特化した資料共有ツールでは、発行できるアカウントの数が多く、十分なデータ容量を確保することが可能です。
また、管理者が一元管理をおこなえることで、より高い安全性と管理業務の効率化を図っています。
ビジネスツールとして資料共有ツールを選ぶのであれば、安全や安心、効率性を備えたビジネスに特化したツールを選ぶことをおすすめします。
業務効率化に役立つ資料共有ツール
業務効率化に役立つ資料共有ツールの主なサービスと特徴について紹介していきます。
オンラインストレージ
ビジネスに特化したオンラインストレージの主なサービスとして、「Dropbox」「セキュアSAMBA」「Googleドライブ」などが挙げられます。
オンラインストレージは、大容量データでもスピーディーに共有できるという特徴があります。
法人向けのサービスであれば、セキュリティ機能が充実していることから、機密性の高い資料でも安心して共有することができます。
情報ストック
共有された資料をストックできる情報ストックツールには、主なサービスとして「Stock」が挙げられます。
情報ストックツールとして代表的な「Stock」は、ノートと呼ばれる機能を使って、テキストや画像、スライドなどをリアルタイムに共有することができます。
議事録や取引先の会社情報やこれまでの経緯、社内における問い合わせ内容など、リアルタイムに共有された資料から、あとから見返したい資料まで、ツールを使って残していくことができます。
Web会議システム
zoomやGoogleMeetなどのWeb会議システムは、一見すると資料共有とは関連性が薄いように感じられますが、対面で顔を見ながら資料共有ができるツールです。
Web会議システムは、表情や声を用いた対話をしながら、資料を共有することができるので、細かいニュアンスが伝わりやすいという特徴があります。
Web会議システムによる資料共有では、テレワークやモバイルワークなど、どこからでも会議ができるうえに、これまで配布していた紙の資料が不要になります。
多様な働き方やコスト削減につながる資料共有ツールとして多くの企業で導入されています。
オンラインホワイトボード
新しい資料共有ツールとして注目を浴びているのが、オンラインホワイトボードです。主なサービスには、「Microsoft Whiteboard」や「Miro」が挙げられます。
これまでの対面による会議では、ディスカッションや直感的なアイディアを書き込めるホワイトボードは、アナログな手法ではありながら、実は重要なツールでした。
オンライン会議でホワイトボードが使えない不便さを解消できるのが、オンラインホワイトボードです。
オンラインホワイトボードは、共有された画面上で、参加者がお互いに書き込みや付箋の貼り付けなどをおこなうことが可能です。
オンラインホワイトボードに書き込まれた情報は、ツール上に保存されるため、以前のようにホワイトボードの内容を書き写す手間を省くことができます。
テレワークやモバイルワークなど、多様な働き方に対応できる資料共有ツールとして、オンラインホワイトボードを積極的に活用してみるのもよいでしょう。
適切な資料共有方法と資料共有ツールを選ぼう
現代のビジネスシーンにおける適切な資料共有方法とは、デジタル技術を活用して、いかに効率よく資料共有ができるかがポイントとなります。
適切な資料共有の方法として、資料共有ツールを使うことで、効率性や安全性を高め、さらには多様な働き方の実現にもつながります。
資料共有ツールを選ぶ際には、使いやすさやサポート機能など、導入後によい効果をもたらしてくれるかを意識しましょう。
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