他形式のファイルや紙書類をPDF化する方法はさまざまあります。
それぞれのPDF化のやり方には特徴があるので、PDF化したい書類の種類や規模、PDF化する目的から最適な方法を選ぶとよいでしょう。
PDF化の方法について、その特徴を紹介します。
書類や電子ファイルをPDF化する必要性
そもそもPDF化を行う必要性はどこにあるのでしょうか。
書類や電子ファイルをPDF化しておく必要性について、具体的に見ていきましょう。
ファイル共有をしやすくするため
PDF化されたファイルの特徴は「Acrobat Reader」というリーダーソフトさえインストールしておけば、環境を問わず閲覧できる点です。
特定のソフトで作成したファイルは、OSやソフトによって開けない場合があります。
一方、PDF化したファイルならば、WindowsでもMacでも、パソコンでもスマートフォンでも開くことができ利便性が高まります。
さらに、PDF化ファイルを圧縮するサービスはオンライン上でいくつも展開されています。
多くの環境で閲覧できる上、サイズを圧縮しやすいのがPDFファイルです。
このような特徴は、メールやチャットでファイルを共有したい場合に便利であると考えられて多く利用されています。
書類の劣化を防ぐため
経年劣化により、インクが薄くなったり紙がボロボロになったりしてしまう紙書類は見づらくなる、見ることができなくなる可能性があります。
しかし、書類をPDF化しておけば、年月が経過しても書類が劣化してしまうことがありません。
いつでも作成時のきれいな姿のまま、書類を閲覧や保存ができるのでPDFにしておくということがあります。
ファイルの管理をしやすくするため
PDF化したファイルは、作成した日時やタイトルによって簡単に検索できます。
ファイルの内容についても検索機能が使えるので、百ページの資料からでも閲覧したい部分をすぐに特定できます。
このように、PDF化したファイルは紙やその他のデータよりもファイル管理がしやすくなるのでPDFにする場合があります。
紛失・喪失リスクを軽減のため
紙資料の場合、誰かが持ち出して返却し忘れたり、家に持ち帰える最中に落としてしまったりする危険性があります。
また、家事や水害などで資料が丸ごと喪失してしまうリスクも考えなくてはなりません。
一方、PDF化されたファイルはパソコンの中から動きませんので、持ち出してどこかに忘れるという危険性を軽減できます。
しかし、PDF化されたファイルをUSBメモリ等に入れて持ち歩けば、紛失リスクは残り続けます。
これらを防ぐには、ネット上にデータを保存できるオンラインストレージでPDFファイルを保存しておくのが有効です。
オンラインストレージであればPDFファイルに限らず、ネットを介してファイルデータの共有が可能な上、データの保存場所が社外にあるので会社が災害にあってもデータを守れます。
印刷コストの削減のため
紙の書類を作る場合、紙代、インク代、プリンター代などがかかります。
1枚あたりのコストは数円かもしれませんが、積み重なれば大きな経費となります。
一方で、PDF化ファイルは印刷の必要がありません。
印刷コストを削減する必要があるなら、PDF化ファイルは有効な手段といえるでしょう。
PDF化ファイルの特徴と注意点
PDF化されたファイルは便利ですが、注意点もあります。
本格導入の前にPDF化ファイルの特徴と注意点を把握しておくことが重要です。
リーダーのみでは編集できない
PDF化したファイルを閲覧する際は、無料のリーダーアプリ「Acrobat Reader」を使います。
しかし、アプリは閲覧専門で、PDFファイルの内容を編集できるわけではありません。
PDF化したファイルを編集したいなら、別のソフトやオンラインのサービスを利用する必要があります。
手書き書類をそのままスキャンしただけでは文字列検索できない
手書きの書類をスキャンすれば、簡単にPDF化できます。
しかし、ただスキャンしただけでは、書類の中の文字は文字列データとして扱われません。
つまり、手書きの文字に対しては内容検索ができないということです。
手書き書類をPDF化し、かつ文字列検索できるようにするには、別途OCR（光学文字認識機能）を搭載したソフトが必要です。
内容を改ざんされたくないときは対策が必要
普段からPDF化ファイルをリーダーで開いている人は、「編集できないから安全だ」と思っているかもしれません。
しかし、PDF化ファイルは簡単に編集できます。
確かにリーダーだけではPDFファイルを編集できませんが、巷には有料、無料を問わずPDF編集用のソフトがたくさん出回っています。
また、Word等でPDF化したファイルを開き、Word形式で編集し再びPDF化するという方法もあります。
PDF化ファイルの改ざんを防ぐには、パスワードを設定したり、アクセス制限をかけたりする必要があります。
さらに、電子署名を利用すると内容を暗号化しつつ改ざんを防止できます。
他には、PDF化ファイルをクラウドストレージに保存し、アクセス制限をかけるという方法も考えられます。
PDF化するだけで安心せず、ファイルを守るための様々な手法を検討しておきましょう。
PDF化しないほうがよい書類もある
全ての紙書類をPDF化すると問題が起きる事もあります。
例えば請求書や領収書については、取引先がPDF形式での受け取りを承諾してくれるかどうか分かりません。
このような書類は取引先が承諾してくれた上で、初めてPDF化に踏み切れます。
もし「手書きの請求書でないと受け取れない」という取引先があれば、無理にPDF化しないほうが良いでしょう。
PDF化する方法・やり方：紙書類などの場合
紙書類をPDF化する方法について、具体的なやり方を解説します。
スキャナを使う
オフィスにスキャナ（複合機）があるなら、これが一番手軽な方法です。
ファイルの保存形式を「PDF」としてスキャンすれば、書類はPDFファイル化されてパソコンに取り込まれます。
加えてOCRが使えるソフトを用いれば、手書き文字もデジタルデータとして扱えるようになります。
スマートフォンアプリの機能を利用する
スキャナを所有していない場合でも、スマートフォンがあれば書類をPDF化できます。
iPhoneの場合は、「メモ」アプリがPDF化機能を持っています。
まず「メモ」アプリを開いて、キーボード上のカメラアイコンをタップします。
表示されたメニューから「書類をスキャン」を選び、PDF化したい書類を撮影し「保存」をクリックします。
Andoroidの場合は、「Googleドライブ」を開いて、右下の「＋」アイコンをタップします。
「スキャン」を選択してPDF化したい書類を撮影し、「保存」をクリックします。
外注する
PDF化したい書類が多い場合、すべて社内で処理すると大変な手間になってしまいます。
本来の業務もある中、PDF化の作業ばかりに人手を割いてはいられないでしょう。
このような場合は、PDF化の作業を外注してみてはどうでしょうか。
スキャニング代行や書類電子化サービスなどのキーワードで業者を調べてみてください。
多様な業者がPDF化サービスを展開しているのが分かるでしょう。
ただし重要な書類の扱いを任せることになるので、業者選びは慎重に行うべきです。
選定の際には、料金だけでなくセキュリティ面についても比較するようにしましょう。
PDF化する方法・やり方：データやファイルの場合
オフィスソフトで作ったファイルなど、もともとデータだったものをPDF化するやり方を紹介します。
仮想プリンターを利用する
仮想プリンターとは形を持たないプリンターで、紙ではなくデータ形式でファイルを出力できます。
Windows10/11ならば「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンターがあらかじめインストールされています。
「印刷」メニューの中から送信先のプリンターを選ぶ際に「Microsoft Print to PDF」を選択すれば、ファイルをPDFとして保存できます。
また、仮想プリンターを利用できるフリーソフトを利用する方法もあります。
オフィスソフトの機能を使う
オフィスソフトには、PDF化機能を有しているものが多いです。
WordやExcelのファイルをPDFとして保存する場合、保存時のファイル形式に「PDF」を選ぶだけなので簡単です。
Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートの場合は、「ダウンロード」→「PDF」と選択すればPDF化されたファイルを端末に保存できます。
オフィスソフトで作成したファイルをPDF化するなら、ソフト内の機能を使うとよいでしょう。
PDF化フリーソフト・オンラインサービスを使う
PDF化向けのフリーソフトを使えば、ファイルやデータをPDF化することが可能です。
ただしソフトによっては文字化けの可能性もあるので、クオリティの高いものを探す必要があるでしょう。
またファイルをアップロードすると、PDF化してくれるオンラインツールもあります。
PDF開発元のAdobeも、ファイルをPDF化してダウンロードできるオンラインツールを提供しています。
有料PDF化ソフトを使う
無料でファイルをPDFする方法はいくつもありますが、業務でPDFをフル活用したい場合は有料ソフトの購入を検討してください。
有料ソフトなら、PDFにかかわる様々な機能が利用できます。
各種ファイルからPDFを作成できるのはもちろん、PDF内のコンテンツを直接編集したり、PDF化したファイルを暗号化したりできるソフトもあります。
有料ソフトとしては、PDF開発元のAdobeが提供する「Adobe Acrobat」が有名です。
サブスクリプション形式の契約になり、割高感はありますがその分高機能です。
低価格で買い切り型のソフトも発売されていますので、機能と価格を比較しながらどれを導入すべきか考えてみましょう。
適切なPDF化の方法で作成したデータ管理にセキュアSAMBA
PDF化したファイルは安全な場所に保存し、適切に管理される必要があります。
誰でも見られる、編集できる状態でPDFファイルを放置しておくと、内容を改ざんされるかもしれません。
PDF化ファイルを適切に管理するには、オンラインストレージを活用してみてはいかがでしょうか。
セキュアSAMBAは、多くのセキュリティ機能を備えたオンラインストレージです。
ログ取得に加え、グローバルIPアドレスや端末の制限、パスワードポリシー設定などが可能です。
PDF化ファイルの安全な置き場所として、ぜひ無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
