会議前の資料共有や出張報告など、社内ではメールで社員同士の資料のやり取りが日常的に行われています。
多くの場合、社内への資料送付はメールへの添付によって行われているでしょう。
しかし、メールは資料送付方法として適切な手段とは言えません。
メールを使って資料を送付する場合に起こるさまざまな問題を踏まえた上で、社内への資料送付はメールよりオンラインストレージを利用する方が適している理由を確認していきましょう。
資料送付メールを社内に送るのは非効率
社内での資料送付メールの送受信は、さまざまな点で効率が悪い業務です。
送信者は送りたい資料の準備に加え、宛名や挨拶文などを書き、メールの体裁を整えなければなりません。
添付ファイルや宛先に誤りがないか慎重に確認しなければなりませんし、もし後で間違いに気づいたら再びメールを送りなおす必要もあります。
受信者の立場に立てば、ファイルを確認している間に更新されたファイルが送られてきたら、再度開き直さなければなりませんし、確認漏れや見落としの可能性もあります。
このように、社内での資料送付メールのやり取りにおいては、送信者、受信者とも無駄な時間と労力を割かれており、双方がミスをしやすい状態を作り出しているともいえるのです。
資料送付メールを社内に送る際の書き方のポイント
社内でのメールによる資料送付は非効率な業務ですが、メールを主なコミュニケーションツールとして採用している企業は今でも多くいます。
資料送付メールを社内に送る際のポイントを確認していきましょう。
わかりやすい件名をつける
資料送付メールであることが一目でわかる件名をつけましょう。
例えば「○○送付の件」「○○の資料をお送りします」などが適切です。
メールを見落とされないよう特に注意を促したいときには【ご確認お願いします】【要返信】などの文言を追加するとよいでしょう。
資料の概要を示すファイル名に設定する
ファイルを開かなくても資料の概要がわかるようなファイル名を設定することも大切です。
特に同様のファイルを何度も送る可能性がある場合には、日付やバージョンを含む名称にしておくと受信者にとってわかりやすくなります。
本文で資料の内容や目的を伝える
メールの本文には、添付した資料の内容や送付目的について簡潔に記載し、趣旨を理解してもらいファイルの開封を促します。
特に複数の資料を添付する場合には受信者にとってのわかりやすさを意識し、各ファイルの概要を列挙して記すとよいでしょう。
社内に送る資料送付メールの文例
社内への資料送付メールの文例を3パターンに分けて紹介します。
会議資料を事前送付する場合の文例
件名：事前資料送付の件（10月度○○プロジェクト会議）
プロジェクトメンバー各位
お疲れ様です。
標記の件につきまして、以下の資料を添付にてお送りします。
ご確認どうぞよろしくお願いいたします。
- 10月度○○プロジェクト会議議題
- ○○プロジェクト進捗管理表
営業部 △△
打ち合わせ後に資料を送付する場合の文例
件名：9/20○○社打ち合わせ議事録送付の件
○○さん
お疲れ様です。
9月20日に行いました○○社との打ち合わせの議事録をお送りします。
ご査収の程どうぞよろしくお願いいたします。
営業部 △△
報告書を提出する場合の文例
件名：顧客訪問報告書（9/25○○社人事部□□様）
営業部各位
お疲れ様です。
9月25日に○○社を訪問し人事部□□様と面談しましたので、添付にて報告書をお送りします。
ご査収くださいますようどうぞよろしくお願いいたします。
営業部 △△
資料共有に社内メールを利用する問題点
社内への資料共有をメールでするのは非効率かつミスが起こりやすい方法であるといいましたが、社内メールによる資料送付の問題点を具体的に確認していきましょう。
メール作成の手間がかかる
まず、資料の準備に加えてメール作成の手間がかかります。
社内であってもメールの体裁をある程度整えることを習慣とする会社は多く、宛名や「お疲れ様です」などの挨拶文を毎回書くことになります。
宛先の名前の漢字表記を調べるなど、メールを作るのに思わぬ時間を要することもあります。
メールの誤送信リスク
メールを使う限り必ず誤送信のリスクが伴います。
誤送信は宛先の誤り、添付ファイルの誤り、本文の誤りなど、メールの作成から送信に至る過程のさまざまな段階で起こります。
実際にメールの誤送信をしてしまったら、送信先に謝罪と訂正のメールを再度送ります。
それでも送ったメールは取り消せないので、受信者が訂正前のメールを見てしまい、混乱を招く可能性は排除できません。
また、閲覧権限のない人に資料を送ってしまうようなミスを起こすと、社内とはいえ内容によっては問題が大きくなる場合も考えられます。
資料を修正するたびに再送信が必要
一度送った資料を修正する際には、新たにメールを作成して修正ファイルを添付し再送する作業が必要になります。
ファイル名の付け方に配慮が足りなければ、そのファイルが修正前なのか修正後なのかわからなくなり、受信者の混乱の元になることもあります。
資料の修正は一度で完了するとは限りません。何度も修正が繰り返されれば、何度もメールを送ることになり、送信者、受信者ともにとってたいへん非効率です。
受信した資料の編集が困難
受信者にとって困るのは、資料の編集作業が行いにくいことです。
受信した添付ファイルに追記や修正を行いたい場合、ファイルをダウンロードし、編集の上再度メールに添付して返信するという煩雑な工程が必要です。
さらに問題になるのは複数の人がファイルを受信し編集する場合です。
なぜなら資料を編集している間に、ほかの人が変更を加えたファイルがメールで送られてくることがあるからです。
そうするとそれまで行ってきた作業が無駄になり、新しいファイルを一から編集しなければならなくなります。
過去のメールから資料が探しにくい
過去に送られてきた資料を参照したいとき、受信ボックスから該当の資料送付メールを見つけ出すのも大変な作業です。
メールが見つかってもそれが最新の資料かどうか確証が得られず、結局は送信者に連絡をして、最新版を再送してもらうこともあります。
容量の大きな資料のやり取りが難しい
メール添付に適するファイルの容量には限度があるため、サイズの大きなファイルを共有したいときにはメールは不向きです。
送受信可能なサイズに収まっていても、送信や受信に時間がかかったり、受信者のメールボックスの容量を圧迫したりするため、円滑なコミュニケーションの妨げになることがあります。
社内に資料共有メールを送るよりオンラインストレージを利用する効果
メールによる資料送付に伴う課題を解決する方法に、オンラインストレージの活用があります。
オンラインストレージとはインターネットを介し、クラウド上でファイルの共有を行うためのツールです。
メールと比較してオンラインストレージを用いたファイル共有には主に以下のメリットがあります。
- ストレージにファイルをアップロードすれば資料を共有できるので、メールを作成する手間が省ける
- 誤送信のリスクを低減できる
- アップロードしたファイルは必要なときに編集や削除を行うことができ、常に最新版に保たれる
- 容量の大きなファイルを共有できる
このようにオンラインストレージは、メールでの資料送付に伴う課題の多くを解消します。
オンラインストレージの導入は、社内の円滑なコミュニケーションを促進し、社員にとって快適な仕事環境を整備することにつながるでしょう。
社内の資料送付はメールよりセキュアSAMBA
社内でのメールによる資料送付に伴うさまざまな問題点についてお伝えした上で、解決策としてのオンラインストレージについてご紹介しました。
「セキュアSAMBA」は、会社のファイル管理・共有の課題解決を行う法人向けオンラインストレージです。
インターネットさえあれば場所や時間を選ばずに安全にファイル共有を行うことができるため、業務効率の向上が期待できます。
社内でのメールに代わる新たな資料共有方法として、無料から使えるセキュアSAMBAの活用をご検討ください。
