仕事をしていく上で、データや資料、書類の整理をするためにファイル管理が必要になります。
ファイル管理は、どこに何があるのかしっかりと把握する必要があり、保管場所も全員が分かっている必要があります。
業務効率を下げずにファイル管理するには、クラウドの利用やクラウドストレージを活用することで解決できます。
ファイル管理をクラウドでするべき理由、クラウドストレージを活用したファイル管理の方法について解説します。
ファイル管理をクラウドでするべき理由
ファイル管理をクラウドでするべき理由として、何が挙げられるでしょうか。
ファイル管理にクラウドを使うべき理由を確認していきましょう。
整理がしやすく保管に便利だから
クラウドでファイル管理を管理すれば、整理しやすく保管も安全にできます。
クラウド上ではなくパソコン上での管理や紙での保管だと、いつ誰に見られてしまうかわかりませんし、紛失や消去のリスクも高くなります。
しかし、クラウドストレージは一元管理が可能であり、ファイルの場所も一目瞭然です。
乱雑に置かれる心配もないため、安心してファイルを保管することができます。
全員が同じものを共有できるから
クラウドストレージにファイルを保管しておけば、全員が同じものを同じ場所で確認することができます。
もしも各々が個別に保管する方法を取っていると、人によって保有している資料や書類は別物になってしまいます。
しかし、クラウドで保管していれば全員が同じものを共通して確認することができ、齟齬も生じないでしょう。
クラウドでファイルを保管するだけで、多くの従業員に共有することができるため、情報共有手段としてもクラウドでのファイル管理は有効です。
管理者権限をつけられるから
ファイルを管理する際、最も大切なことは「誰がファイルを管理・閲覧するのか」です。
クラウド以外で保管する場合、管理者以外が勝手にファイル内を編集できてしまい、問題に発展する可能性もあります。
しかし、クラウドにファイルを保管さえすれば管理者以外が編集することはできません。
ファイルを管理できる責任者を設定できるため、クラウドでファイル管理をするべきだと言えるでしょう。
ファイル管理をクラウドでするメリット
ファイル管理をクラウドですると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
クラウドでファイル管理をするメリットについて説明します。
どこでも閲覧可能
クラウドでファイルを管理することで、どこでも閲覧することが可能になります。
もしも、デスクトップに保管している場合、特定のパソコンからしか確認はできません。
しかし、クラウド上に保管していればどの媒体からも閲覧することができます。
閲覧場所を束縛しない点が、クラウドのメリットだと言えるでしょう。
ファイルを見れる人を選ぶことができる
クラウドで管理すると、あるファイルを確認できる人とできない人に区別することが可能です。
デスクトップへの保存や、個人に資料を配布するなどの方法で区別すると、いつ漏洩するか分かりません。
しかし、ユーザーとしての区別ができるクラウドの場合は、ユーザーの権限をつけることで意図的に区別することが可能です。
クラウドでファイルを管理すれば、漏洩のリスクを抑えることもでき、メリットだと言えるでしょう。
保管場所を周知できる
クラウドに保管するだけで、全員が保管場所を理解できるようになります。
クラウド以外で保管していると、各人によって保管場所が異なり、管理もしにくいです。
一方、クラウドストレージという管理できる場所があれば、全員が同じ場所に資料を保管することになり、一人ひとりが確認できるようになります。
ファイルの場所を周知できない点が、業務効率を下げる要因の一つです。
クラウドストレージで保管し一元管理するだけでなく、ファイルの管理場所を周知させることで業務効率も上がるでしょう。
クラウドでのファイル管理にはクラウドストレージが最適
クラウドのファイル管理にクラウドストレージが適している理由やメリットは、以下のとおりです。
- ファイルが一元管理できる
- ファイルが整理しやすい
- ファイルの閲覧できるユーザーを区別できる
- ファイル管理できる責任者を設定できる
クラウドでファイルを管理すると、管理責任者を決めて徹底的に管理することが可能になります。
ファイル管理は、アナログだろうと厳重におこなう必要があるでしょう。
クラウドの場合は、クラウドストレージを活用するだけで厳重な管理になるため、手間が省けます。
また、一元管理も可能なため、メンテナンスも簡単です。
このことから、クラウドストレージでのファイル管理はメリットも豊富で、電子化やデジタル化が進む中で適切な方法だと言えるでしょう。
ファイル管理にクラウドストレージを選ぶポイント
ファイル管理をするために、クラウドストレージを選ぶ際はどのようなポイントに気を付けるべきでしょうか。
クラウドでファイル管理をしようと考えた際にクラウドストレージを選ぶポイントについて説明します。
ストレージの容量
ストレージの容量を確認しましょう。
ファイルを管理していけばいくほど、ファイルは増えていきます。
増えていった際に、容量がパンクし保管できなくなってしまうと大変です。
容量オーバーにならないよう、事前に余裕のある容量かどうか確認してください。
費用がどれくらいかかるか
クラウドストレージを使用するのに、どれくらいの費用がかかるのか、前もって確認しましょう。
コスパの良いクラウドストレージを決めるためには、以下のポイントについて確認してください。
- 何人が使うのか
- 今後ファイルはどれくらい増えていくのか
- 頻繁に使うのか、それとも管理だけか
滅多に使う人も使う日もないのに、高額な費用をかけるのはもったいないです。
使う頻度や人数を把握して、費用を決めるようにしましょう。
サポート体制は充実しているか
クラウドストレージの中には、24時間サポート体制が整っているものもあります。
もしも困ったことがあった際に、すぐに確認がとれるクラウドを選ぶようにしましょう。
クラウドには、大切な資料を保管するはずです。
いざという時に使えないと困るのは自分自身であるため、万が一の時にすぐに対処できるクラウドストレージを選ぶようにしましょう。
あらゆる媒体でも使用できるか
パソコンだけしか使えない場合、社内でしか使えず不便に感じることもあります。
取引先や社外で使う際にスマートフォンでも確認できたほうが、使い勝手が良いでしょう。
操作性は良いか
マニュアルを読み込まなくても、感覚的に操作できるクラウドストレージを選んでください。
一人だけが使用するのであれば、操作性はそこまで重要ではありません。
しかし、たくさんの従業員が使用するのであれば、誰もが使い勝手よく操作できるものを選ぶべきでしょう。
また、操作が難しく毎回のようにマニュアルを読まなければならない場合、業務効率も下がります。
できるかぎりシンプルで分かりやすく、必要な機能が備わっているクラウドストレージを選びましょう。
企業のファイル管理に必要なクラウドストレージの機能
企業でクラウドストレージを導入する際、どんな機能が必要でしょうか。
ビジネス利用にクラウドストレージを選ぶポイントと、必要な機能についても確認しましょう。
強い認証機能
ファイルは機密情報が含まれている可能性もあるため、セキュリティ面には気を付けなければなりません。
そのため、第三者ではなくふさわしい人物が閲覧していると認証できる機能が備わっていると良いでしょう。
近年は、顔認証や二段階認証なども増えてきており、認証機能が強くなっている傾向です。
情報漏洩を防ぐためにも、強い認証機能がついているクラウドストレージを導入しましょう。
使用できるユーザーの権限
使用できるユーザーの権限が、管理できるクラウドストレージを選びましょう。
たとえば、役職を持っている従業員と社員を区別したり、部署ごとに区別できると、情報の混乱も生じにくく整理もしやすいです。
社内だけではなく社外への情報漏洩も抑えることができるため、ユーザー権限の管理方法について確認しておきましょう。
ログを管理できる機能
ログを管理できる機能があると、誰がいつどのファイルを閲覧していたのか分かるようになります。
監視に近い機能ですが、もしもトラブルが生じた場合、誰のどの行為が原因だったのか、解決のための原因究明もおこなえます。
企業機密や情報を管理するためのものであるため、監視できる機能があると便利でしょう。
バージョンを管理できる機能
バージョンを管理できる機能があると、間違ってファイルを削除してしまった際に、戻すことができます。
管理者権限がある人のみ削除できるようにするのが一番良いですが、企業によって従業員への権限のつけ方は異なります。
もしもトラブルが生じた際、落ち着いて元に戻せる機能がついていれば、安心して従業員に任せることができるでしょう。
ファイル管理をクラウドでするならセキュアSAMBA
ファイル管理にクラウドを活用すると、簡単にファイルの整理ができ、周知させることが可能です。
機密情報や顧客情報など、漏洩してはいけない書類を徹底して保管するためにも、クラウドストレージを活用しましょう。
クラウドストレージを活用する際は、セキュリティ面やサポート体制が充実しているサービスである「セキュアSAMBA」をお試しください。
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