印鑑の撤廃などアナログからの脱却のため、デジタル化が急務である日本ですが、デジタル化には未だに課題や問題点があります。
デジタル化を問題なく進めていくために、デジタル化の課題・デジタル化の問題への対策について確認しましょう。
デジタル化の課題やデジタル化の問題が生じる原因
クラウドやAI技術など、デジタルツールの発展によりデジタル化が進められています。
しかし、デジタル化を進めていく上で生じる課題や問題点は少なくはなく、対策を考える必要があります。
デジタル化を進めていくうえで、デジタル化の推進を阻むような問題が生じるのは、以下のような原因が考えられます。
- 既存のやり方に依存している
- 上層部がアナログに固執している
- デジタルツールが多い
- 費用がない
- デジタルツールに強い従業員がいない
既存の業務の進め方やアナログな方法は、従業員が慣れている方法であるため脱却するのは難しいでしょうが、全体的にデジタル化が進んでいる現代において、自社だけがアナログの方法を進めていくわけにはいきません。
数多くあるデジタルツールから自社に合うツールを選び、デジタル化に慣れていく必要があります。
デジタルに慣れるためには、デジタルに強い従業員を増やしていくことが大切です。
会社全体でデジタル化に向けた動きができるよう、原因を解消できる対策を練りましょう。
デジタル化の課題・問題：デジタル化へ移行前
デジタル化による課題や問題点を、デジタル化へ移行する前に着目し確認します。
自社システムや既存のシステムからの脱却
自社システムや既存のアナログな方法から脱却することが大切です。
しかし、上層部がアナログの方法に慣れていたり、従業員の数が多くデジタル化への移行がしにくいこともあります。
デジタル化への移行は、会社全体でおこなわなければなりません。
一部の人間が反対している場合は、一度しっかりとデジタル化のメリットについて理解させることも大切です。
そのため、移行前のデジタル化への脱却が課題となります。
どれを導入するべきかわからない
デジタルツールは数が多く、どれを導入すれば良いのか分からない方もいるでしょう。
そんなときは、まず自社の何を解決したいのかを話し合う必要があります。
たとえば、災害時でも関係なく書類の確認をしたいと考えている場合は、どこでも確認ができるクラウドの導入を検討しましょう。
自社が抱えている問題点について改めて考え直し、それぞれの対策ができる具体例を出してからデジタルツールの検討をおこなってください。
多くのコストが必要となる
デジタル化を進めるためには、ツールの導入だけではなくデジタルに強いIT人材を増やさなければなりません。
そのため、導入のための費用だけではなく人件費もかかり、多くのコストが必須となります。
しかし、デジタル化は避けていけないほど重要とされているため、人材を増やすことは必須と考えたほうが良いでしょう。
コストを抑えることも大切ですが、「デジタル化を進めるためには必要なもの」と思うことも大切です。
デジタル化の課題・問題：デジタル化へ移行後
デジタル化へ移行したあとも、課題や問題点はあります。
移行後もスムーズに業務が進むよう、対策を練りましょう。
メンテナンスが必要
デジタルツールは、メンテナンスが必要なこともあります。
クラウドサービスなどは提供している会社がおこないますが、自社で構築したサーバーなどは自分たちでメンテナンスをしなければなりません。
そのため、ITに強い人材を確保し、給与やシフトの体制、業務内容なども考え直す必要があるでしょう。
ITスキルに詳しい人材が不足
デジタル化を進めていくためには、ITスキルが必須です。
ITスキルや知識は急に得られるものではないので、経験がある人を採用する、継続的に学習していく必要があります。
ITスキルに詳しい人材が従業員にいない場合、以下のような対策法をとる必要があります。
- ITに強い人材を採用する
- IT関連の資格取得を促進させるために無償で受験可能にする
いずれにせよ採用コストや、受験費用などコストはかかってしまうため、あらかじめ費やせるコストを決めておく必要があるでしょう。
情報漏洩のリスクが高まる恐れがある
デジタル化をすすめることで、サイバー攻撃の標的となってしまったり、操作ミスなどを起こしてしまう恐れがあります。
そのため、情報漏洩のリスクが非常に高くなり、セキュリティレベルを上げるための対策が必要です。
しかし、アナログの場合も情報漏洩のリスクは高いため、セキュリティ面に関してはどちらの場合も徹底しなければならないでしょう。
デジタルにおける対策はアナログとは異なるため、セキュリティに強い専門家へ相談したり、セキュリティレベルの高いツールを導入するなどして、サイバー攻撃に備えてください。
また、利用する人間自体のセキュリティ知識やリテラシー向上の取り組みも必要となるでしょう。
デジタル化の課題・問題を対策する方法
デジタル化の課題や問題への対策法について、確認しましょう。
セキュリティ対策の徹底
デジタル化を進めるということは、サイバー攻撃の標的になりやすくなるという面もあります。
サイバー攻撃は日々進化しており、実際に顧客の情報が流出している事件も多発しています。
いつサイバー攻撃が来ても問題ないように、セキュリティ対策を徹底しましょう。
おもに、以下のような対策をおこなうと良いでしょう。
- セキュリティレベルが高いツールを導入する
- ウイルス対策ソフトなどを導入する
- 従業員がセキュリティリスクを上げないよう行動する
いくら便利なツールを導入したとしても、利用しているユーザーがセキュリティ面に疎い場合、トラブルを減少させることができません。
定期的に研修などを通じて、従業員の意識改革もおこないましょう。
全社員が一丸となる
デジタルツールを導入したとしても、使えない人がひとりでもいたら導入した意味がありません。
全従業員が使いこなせるよう、定期的な研修やテストなどをおこない、使い方に慣らせることも必要です。
また、日常的に使えるよう業務体制を変えることも対策として挙げられます。
担当者をつける
デジタルツールの管理ができる担当者をつけるようにしましょう。
とくにクラウドを導入する場合は、ビッグデータを扱うことになるため、データに強い人材を担当につける必要があります。
デジタルツールは業務効率を上げたり、自動化ができるようになったりと便利な面も多いですが、知識のある担当者がいないと使いこなすことができません。
ITに強い人材がいない場合は採用面接をおこなったり、IT関連の資格を取得させるために受験費用を負担したりなど、IT人材を増やす取り組みをおこないましょう。
操作性の重視
デジタル化を進めていくうえで大切なのは、導入するツールの操作性です。
研修などをおこなって慣れてもらうことも大切ですが、一番は誰もが直感的に使えることが大事です。
そのため、たくさんあるツールを検討していくなかでも、コストや機能面も大切ではありますが操作性が簡単なものを導入するようにしましょう。
たとえば、インターネット上で全て対応できる電子申請などを取り入れる場合も、難しい操作はなく簡単におこなえるものを利用したほうが、従業員も積極的に使ってくれます。
従業員にデジタル化に慣れてもらうためにも、操作性を重要視して導入の検討をおこなうようにしましょう。
デジタル化の課題や問題の解消にセキュアSAMBA
デジタル化を進めていくうえで浮上する問題は、以下のとおりです。
- ITやデジタルに強い人材が必要
- コストがかかってしまう
- 全員が使いこなせなければならない
- どれを導入すればよいかわからない
どの課題も、デジタル化を進めるためには解決しなければならないものです。
また、デジタルツールは数が多く、まずはどれを導入すればよいのか分からない方も多いかもしれません。
企業によって解決すべき問題点は異なりますが、国が推進しているクラウドファースト戦略と同様にまずはクラウドの導入を検討してみてはどうでしょうか。
クラウドサービスの導入であれば、国産オンラインストレージ「セキュアSAMBA」をご検討ください。
データやファイルのやり取り、保管が主な機能であるオンラインストレージであれば、難しい知識や操作は不要です。
国産のクラウドサービスであるためセキュリティ面も安心ですし、操作性がシンプルなので誰でも直感的に利用することができます。
デジタル化全ての問題を解決することはできませんが、無料から使えるセキュアSAMBAの導入によりデジタル化を進めることができるでしょう。
