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写真送付はメールが適切?ビジネスでの写真送付メールの文例と代替方法

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    Zipファイルはメール添付よりオンラインストレージを使うべき理由

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    ビジネスシーンで写真を送る必要が出てきたとき、適切な送付方法はどのようなものなのか、メールで送る際はどのようなことに注意すればよいのか迷うこともあるでしょう。

    メールでの写真送付自体はビジネスマナーに反するものではありませんが、気をつけるべき点や、メールよりも適した方法がいくつかあります。

    写真送付をメールでする場合のマナーや文例、写真送付に適したメール以外の方法について見てみましょう。

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    写真送付はメールが適切な手段?

    取引先や顧客に写真を送付する必要が出てきたとき、一番はじめに思いつく方法が、メールへの添付ではないでしょうか。

    写真の枚数が少なく容量が小さい場合や普段から業務に関するやりとりをメールでおこなっている相手に送る場合は、メールに添付して送ってもよいでしょう。

    しかし、容量が大きい場合は相手がデータの受信や開封をする際に時間がかかったり、重要な情報を含むものの場合は誤送信や漏えいのリスクがあったりと注意すべき点が多いため、メールが写真送付に最適な手段であるとはいえません。

    セキュリティリスクや送受信の手間を考えて、容量が小さい場合や秘匿性が低い場合はメール添付、容量が大きく秘匿性が高い場合はデータ転送サービスやオンラインストレージを利用するなど、使い分けをすることが望ましいでしょう。

    写真送付をメールでする際のビジネスマナー

    写真をメールで送付する際にビジネス観点で必要なマナーを確認していきましょう。

    データが複数の場合はフォルダにまとめる

    写真が1~2点の場合はそのまま添付してもよいですが、3~4点、またはそれ以上の数になる場合は、フォルダにまとめるほうがよいでしょう。

    受信した相手がメールから写真をダウンロードをする際の手間を減らすことにつながります。

    また、フォルダにまとめた場合はフォルダの圧縮までおこない、容量を縮小することが一般的です。

    Windowsの場合、写真を入れたフォルダを右クリックし「送る」から「圧縮(zip形式)フォルダー」を選択することで、簡単に圧縮ができます。

    2MB以下にとどめる

    メールに容量の大きなデータを添付する場合、受信やダウンロードに時間がかかり相手の負担が大きい可能性や、システムによってはじかれてしまいメール自体が届かない恐れがあります。

    2MB(2,000KB)をボーダーラインとして考え、フォルダを圧縮してもデータ量が2MBを超える場合は、相手に相談したうえでメールで送付する許可を得るか、他の方法を検討する必要があります。

    元の画像サイズを小さく加工する等の方法もありますが、画像の質が下がるためビジネスにおいてはあまり望ましくないでしょう。

    わかりやすいファイル名にする

    写真を送る場合は、相手がファイル名を見ただけで何の写真なのか判断できるよう、わかりやすいファイル名をつけましょう。

    内容、用途、日付などをもちいて端的に名前をつけ、複数のデータが同じタイトルになる場合は番号を振って差別化するとよいでしょう。

    何を添付したかを本文や件名で明示する

    メールの添付データにはさまざまなリスクがあるため、目的がはっきりしないメールや送信元を信頼できないと判断されたメールは、添付の写真やメール自体を確認してもらえない場合があります。

    ファイル名と同様に、メール本文や件名においても、どのような目的で何の写真を添付したかわかりやすく記載しておきましょう。

    第3者から受け取った写真はそのまま転送しない

    第3者からメールで受け取った写真は、マルウェアへの感染やデータが破損している可能性が考えられます。

    第3者から受け取った写真を別の相手に転送する場合は、トラブル防止のためデータに問題がないか自分で確認してから送信しましょう。

    写真送付メールの文例

    写真をメールに添付して送る場合は、メールの用件や写真を添付したことを件名や本文で明示し、写真のデータに不備や不明点があった際の問い合わせ先についても記載しておきましょう。

    件名:○○○の写真を送付いたします

    株式会社○○○○ ○○部 ○○様

    いつもお世話になっております。

    株式会社○○の○○です。

    先日はお忙しいなか打ち合わせのお時間をいただき誠にありがとうございました。

    ご質問をいただいておりました○○○の状態について実物を撮影した写真を添付にてお送りいたします。

    ご不明な点がございましたら、本メールの返信にてご連絡ください。

    ご確認のほどよろしくお願いいたします。

    (署名)

    写真送付をメール以外でする方法

    写真送付メール以外で写真送付をするにはいくつか方法がありますが、インターネットを介した主な方法には以下の2つがあります。

    ファイル転送サービス

    ファイル転送サービスは、指定のWebサイト上にファイルをアップロードし、完了後にURLを共有することで、相手がWebサイトからファイルをダウンロードできるようにするものです。

    ファイルの受け渡しに特化しているのでシンプルで使いやすい点がメリットですが、無料で利用できるサービスには広告が表示されるものが多く、またファイルの保存に期限を設けているため、ビジネスで頻繁に利用するには向かないでしょう。

    一時的に手軽に容量の大きな写真を送りたい場合には、利用してみてもよいかもしれません。

    オンラインストレージ

    オンラインストレージは、インターネット上の仮想サーバーにデータを保管できるもので、写真やその他のファイルの受け渡しだけでなく、通常時からファイルサーバーとして利用できるサービスです。

    ファイルやフォルダごとにアクセス・閲覧・編集・DLなどの権限を細かく設定できるのが特徴で、ファイル転送サービスのような保存期限はありません。

    データや通信が暗号化されるものもあり、万が一の時に利用履歴から漏えい元を特定できるなど、セキュリティ性の高さがメリットです。

    顧客や取引先との間で写真を含めたファイルのやりとりを頻繁におこなう場合や、セキュリティが求められる秘匿性が高い内容の写真を送付する際に最適なサービスといえます。

    写真送付はメールよりオンラインストレージ

    写真送付にメールを利用すること自体に問題はありませんが、写真の内容や容量の大きさ、枚数などによって対応に注意する必要があるため、最適な方法とはいえません。

    容量の大きな写真や枚数が多い場合でもスムーズに送りたい、セキュリティリスクを押さえ安全な方法で送りたいと考える場合は、オンラインストレージの利用が適しています。

    中小企業で多くの導入実績がある国産オンラインストレージ「セキュアSAMBA」なら、無料から利用ができ、アクセス権限の設定や二段階認証、通信とファイルの暗号化などのセキュリティ対策が標準搭載されています。

    シンプルなUIで直感的に使える操作性のよさも、多くの企業で利用されている理由のひとつです。

    写真を送付する際の手段として、また日常的にファイルサーバーとして利用しながら社内外との情報共有をスムーズにおこなう手段として、ぜひ無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。

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