データ受け渡しはクラウドで！クラウドを利用したデータ受け渡し方法

社外や社内でのデータの受け渡し方法にクラウドが活用されるケースが増えてきています。

クラウドサービスを利用すれば、大容量で受け渡しが可能であるほかに、セキュリティが充実したサービスを選べば安全に利用もできます。

データの受け渡しにクラウドサービス、クラウドストレージを活用する方法を確認していきましょう。

データの受け渡しにクラウドを利用したほうがいい理由

データの受け渡しにはこれまで、USBメモリやメールなどを使用した方法が一般的とされていました。

しかし、どちらもデータ流出に繋がる可能性が高く、推奨されていない共有方法です。

安全なデータの受け渡しにはクラウドサービスであるクラウドストレージが適しています。

法人向けのクラウドストレージサービスを利用すれば、セキュリティレベルが高いのでデータ流出を抑制することが可能です。

従来使われていたメールやUSBメモリでのデータの受け渡しとクラウドストレージを比較し、どのような違いがあるのか以下の表を確認してみましょう。

クラウドストレージは、メールやUSBメモリと比べてもセキュリティ面だけではなく利便性も高い特徴があります。

USBメモリの紛失や盗難などのデータの流出トラブルやデータを扱う機会が多くなっている中で、データの受け渡し方法のセキュリティは重要です。

データの受け渡しにクラウドを利用して、安全かつ効率的なデータの受け渡しの方法や体制を確立する必要性があるといえるでしょう。

データの受け渡しにクラウドを利用した方法

クラウドとは、インターネットを経由してさまざまなアプリケーションやソフトウェアを利用することを指しており、クラウドストレージ以外にもTwitterやFacebookなどもクラウドと呼べます。

クラウドはUSBメモリのように物理的なものを用意する必要はなく、ネットワークさえあれば簡単にデータの受け渡しができます。

たとえば、以下のツールもクラウド型サービスと呼べ、データの受け渡しに最適な方法と言えるでしょう。

• chatwork
• slack
• iCloud
• Googleドライブ

ChatworkやSlackはチャットツールなので、メールのようにサーバーに負荷がかかることはありません。

そのため、データを添付して迅速に共有することができます。

しかし、データの受け渡しにもっとも最適な方法はセキュアSAMBAのようなクラウドストレージです。

クラウドストレージを利用する方法は、以下のとおり考えられます。

• 社外の取引先相手に共有先のURLをメールで送信
• 社内のナレッジをクラウドストレージで共有
• 特定のグループだけが閲覧できるよう権限をつけて共有

クラウドストレージの場合はファイルのやり取りではなく、URLを特定の人とだけ共有することができ、安心です。

いずれにせよ、クラウドサービスであれば、ネットワークさえあれば社内だけでなく社外との共有も可能になるため、USBメモリやメールを利用する必要がなくなります。

とくにクラウドストレージはファイルそのもののやり取りをするのではなく、ファイルが保管された先のURLを共有することになります。

クラウドはネットワークが一つあれば事足りるため、ヒューマンエラーも少なくなり、安全にデータを扱うことが可能です。

データの受け渡しにクラウドストレージが適している理由

データの受け渡しに、なぜクラウドストレージが適しているのか、理由を確認しましょう。

セキュリティレベルが高い

クラウドストレージはセキュリティレベルが非常に高いです。

具体的には、以下の機能がついています。

• ユーザー管理
• 通信・ファイルの暗号化
• URLの無効化

USBメモリやメールを使用するよりも、はるかにセキュリティレベルが高いため、クラウドストレージはセキュリティを強化したい企業におすすめです。

とくにUSBメモリは安全度が低いと着目されており、実際に2022年尼崎市にて、個人情報を含むUSBメモリ紛失事件が発生しました。

本事件で重要視されているのは、USBメモリを無断で持ち出してしまったこと、さらに重要なものを持っているにもかかわらず泥酔してしまったことです。

USBメモリは物理的に紛失しやすく、厳重な管理が難しいところがあります。

その反面、クラウドストレージであれば、物理的に紛失することがまずありません。

さらに、第三者が盗み見れないよう暗号化や権限が管理されているため、本事件のような不祥事が起きることがないでしょう。

そのため、クラウドストレージはデータの受け渡しや保存において、最適であると言えます。

容量が大きいファイルも共有できる

容量が大きいファイルもクラウドストレージであれば、簡単に保存することができます。

これまで使われていたメールによる受け渡し方法の場合、複数回にわけて送付しなければならず大変でした。

さらに、サーバーに負担もかかるため、受け取り手側によっては業務が滞るほどにサーバーが混雑してしまう可能性もあります。

しかし、クラウドストレージを使用していれば大容量のデータも一括で保管ができるため、サーバーに負担がかかることがありません。

送信する側も受信する側も効率よくデータの受取が可能な点が、クラウドストレージが適している点だと言えます。

社外でも対応できる

USBメモリを使用する場合は持ち出さなければならず、社外での使用が厳しいです。

しかし、クラウドストレージはネット環境さえあれば、社外でも使用できます。

また、クラウドストレージのURLを共有すれば、社外の人とデータの共有も可能です。

クラウドストレージは社内だけではなく社外での受け渡しも簡単にできるため、データの受け渡しにおすすめできます。

使用できる媒体が自由

クラウドストレージはネット環境さえあればどの媒体でも使用可能です。

そのため、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットでも使用でき、外出していても確認ができます。

USBメモリを使用していると、パソコンでしかデータの確認ができません。

クラウドストレージであれば、ダウンロードしなくともクラウドの中身を確認するだけでよいため、資料の確認が簡単になります。

もし、外出先でデータの受け渡しが必要になった場合でも、クラウドストレージのURLを共有するだけでよいため、少しの隙間時間で簡単に共有が可能です。

臨機応変に利用できるところが、クラウドストレージの良い点と言えるでしょう。

バックアップが可能

クラウドストレージにデータを保管しておけば、バックアップが可能なため、万が一のときがあった際に備えることができます。

USBメモリを使用している場合、紛失や物理的に破壊されると復元は不可能です。

また、メールで送信した場合も、メール自体が削除されればどこかに保存していない限り復元ができなくなります。

しかし、クラウドストレージは、バックアップ機能を登載しているサービスも多く、万が一データが削除されても復元が可能です。

また、災害に見舞われた場合も同様に、ネットに繋がりさえすればデータの確認ができます。

USBメモリやメールは、災害に見舞われると永久的に復元が不可能になりますが、クラウドストレージであればいつでも復元が可能です。

そのため、保険をかける意味でもクラウドストレージはデータの受け渡しや保管方法に適していると言えるでしょう。

データの受け渡しに適したクラウドストレージを選ぶポイント

クラウドストレージを選ぶ際は、どのようなポイントに着目するべきでしょうか。

データの受け渡しに適したクラウドストレージを選ぶポイントを確認していきましょう。

クラウドストレージの容量

クラウドストレージがどの容量までデータを保管できるのか確認しましょう。

いくら大容量のデータが保管できるとは言え、負荷をかけすぎると容量オーバーになることがあります。

クラウドストレージサービスを提供している会社によっては、途中で容量を追加することも可能なため、使用方法を入念に検討した上で選びましょう。

運営・保守費用

初期費用だけではなく、運営していくためのランニングコストに着目しましょう。

年会費で支払うものや、月額によって使うサイズを選ぶサブスクリプション型のクラウドストレージも存在します。

どの運用方法でおこなうのがもっとも効率的なのか、企業内での使い方を確認してから選ぶとよいでしょう。

たとえば、毎月同じ量を使うのか、それとも今後増えていく可能背があるのか、もしくは使用する人数が増えるのかによって保守や運営費用は異なります。

検討の際に、自社の運用モデルに合っているクラウドストレージを選ぶことが大切です。

操作性

クラウドストレージを使用する人数が多ければ多いほど、操作性がシンプルなクラウドストレージを選ぶことが大切です。

誰もが直感的に使用できるものであれば、尚良いでしょう。

そもそも、クラウドストレージを導入する際は、既存のシステムから離れてクラウドストレージを使うことが多いはずです。

そのため、最初は研修などをおこない使い方を学んでいくことになるでしょう。

しかし、何回も研修をおこなっては業務効率も悪くなります。

一回の研修で全員が使えるようになるためには、クラウドストレージそのものの使い方がシンプルなものを選ぶのが一番です。

セキュリティレベル

セキュリティレベルが高いクラウドストレージを選びましょう。

クラウドストレージは全体的にセキュリティレベルが高いですが、特に、通信やファイルが暗号化されるものを選べば、セキュリティ面の対策は問題ないと言えます。

セキュリティレベルを上げる方法として、クラウドストレージの導入を検討している企業は多いはずです。

セキュリティ面に力を入れているクラウドストレージをいくつか比較し、使い方にあっているほうを選ぶことがおすすめです。

管理機能

クラウドストレージを閲覧できるユーザーを管理できれば、企業側でセキュリティレベルの調整をすることが可能です。

データの流出を防ぐためにも、クラウドストレージの中身を確認できる人は限られた人にするべきでしょう。

そのため、多くのクラウドストレージでは管理者が閲覧できるユーザーに権限をつけられる機能が登載されています。

たとえば、以下のような権限がつけられるよう、クラウドストレージでは管理機能のアップデートがされているものが多いです。

• フォルダの編集権限
• フォルダごとに閲覧できるユーザーを決める権限
• ファイルごとに閲覧できるユーザーを決める権限

第三者の侵入を防ぐためにも、管理機能がついているクラウドストレージを選びましょう。

データの受け渡しにクラウドストレージのセキュアSAMBA

データの受け渡しには、クラウドストレージが最適です。

クラウドストレージであれば、USBメモリによる物理的な紛失や、メールによるウイルス感染被害を防ぐことも可能になります。

また、セキュリティ対策もできるため、社外でのデータの受け渡しもクラウドストレージであれば安心してできるでしょう。

クラウドストレージの導入を考えているのであれば、セキュアSAMBAを試してみてください。。

データの通信も暗号化されているためセキュリティレベルが高く、シンプルな操作性で直感的に使用できます。

さらに国産のクラウドストレージなので、安心してデータの保存が可能です。

クラウドストレージの導入を進めるのであれば、無料から使えるセキュアSAMBAを検討してみてください。