クラウドを活用することで様々なコスト削減ができると言われてはいますが、ただ単にクラウドを導入したとしてもコスト削減にはならないのが現実です。
また、クラウドを導入する際や運用開始初期、運用後にはクラウドを活用するためのコストというのは必要であり、クラウドを導入したらコストが自動的に削減されるというようなものではありません。
しかし、クラウドはコスト削減にならないとしてしまうのは間違っています。
クラウドはコスト削減にならないと感じてしまう原因から、クラウドでコスト削減を実現する方法を確認していきましょう。
クラウドはコスト削減にならないは間違い
クラウドはコスト削減に適しているサービスです。
クラウドと比べてオンプレミスの場合、導入する初期費用は圧倒的に高いですが、運用するランニングコストは低額にできる場合があります。
一方、サービスによりますが、クラウドの場合は使った分支払うシステムが一般的であり、オンプレミスを利用していたときよりも多く支払ってしまう月も出てくることもあるでしょう。
最初に検討していたランニングコストよりも多く支払うことになると、「思っていたよりも費用がかかっている」と感じてしまい、クラウドは高いという誤解に繋がります。
しかし、クラウドはやはりオンプレミスよりは初期費用も安く、コストを抑えて運用ができると言えるでしょう。
思ったよりもコストがかかる場合は、運用方法を見直す必要があります。
使っていない機能や容量など、節約できる部分を節約できていないこともあるかもしれません。
クラウドサービスは正しい使い方をすればコストを抑えて運用ができるため、「クラウドサービスは高い」と誤解する前に、まずは利用の仕方や仕様を見つめ直すことが大切です。
また、クラウドサービスは導入する手間やコストはオンプレミスと比べて容易であるが故、とりあえず導入してあまり使っていない、必要のない機能やオプションが多いサービスを利用してしまっている、という場合もあるかもしれません。
このような場合は、コストの無駄とも言えますが、クラウドサービスだからコスト削減にならないというわけではなく、適切なクラウドサービスの選定や運用ができていないという面も大きく影響しているでしょう。
クラウドはコスト削減にならないと感じてしまう理由
クラウドはコスト削減に適したサービス、運用方法ですが、クラウドをコスト削減にならないと感じてしまう理由や原因について考えていきましょう。
保守運用費が定額ではないため
多くのクラウドサービスでは、ランニングコストが定額ではないため、思ったよりも高くなることがあります。
当然ながらサービスにより価格に違いはありますし、クラウドサービスの種類や提供する機能、オプションの選択などでも運用費用は異なってきます。
また、使用していない機能や適切なプランを選択できていないことが原因で、クラウドの利用費用が高くなっている可能性もあるでしょう。
保守運用費が定額でないからという理由だけでクラウドは高いと決めつけるのではなく、適切なプランやサービスの選定ができているかを考える必要があるでしょう。
機能が多く使いこなせていないため
クラウドサービスが豊富にあり、機能が多いサービスもあります。
何でもできて便利とも言えますが、使わない機能や使いこなせていなければ費用に見合った効果を体感することはできません。
また、使用していない機能が多ければ無駄であるともいえるでしょう。
クラウドサービスを利用するのであれば、実際に必要な機能であるかを考慮して、必要な部分を補うという視点から始めると無駄が生まれにくいでしょう。
クラウドの導入で削減できるコストの例
クラウドを導入することで削減できるコストには、どのようなものがあるのでしょうか。
クラウドはコスト削減にならないと考える前に、本来であればコスト削減になる部分を確認していきましょう。
電気代
オンプレミスを使用している場合、サーバーの電源にかかる電気代が高くなる場合があります。
しかし、クラウドはネットワークさえあればよいため、クラウドに移行することで電気代を削減することができるでしょう。
場所代
サーバーを管理している場所が倉庫であったり、社外の場所の場合、サーバーをおいてる場所代がかかります。
また、サーバーは大きいため、置きたいものが置けないこともあるでしょう。
クラウドにすることでサーバは不要となり、場所代が削減できるだけではなく机の数を増やしたりなど、スペースを有効活用することもできます。
人件費
オンプレミスの場合、サーバーの管理やメンテナンスをおこなう従業員が必要です。
しかし、クラウドにすれば管理する従業員も不要となり、サーバーの管理にかかっていた人件費の削減もできるでしょう。
作業コスト
クラウドに移行することで、アナログでおこなっていたファイルの共有やナレッジの共有などの作業が簡略化します。
たとえば、今までは議事録を紙に印刷して配っていた場合、クラウド移行後はクラウド内に保存されている議事録をみるだけでよくなるため、印刷代や紙の費用も削減できます。
また、作業効率もあがるため、全体的に従業員の作業時間の節約もでき、場合によっては残業時間も減らすことができるでしょう。
クラウドのコストを削減する効果的な方法
クラウドの利用で削減できるコストは多くありますが、クラウド自体にかかるコストを削減するには、どんな方法があるのでしょうか。
クラウド自体のコストを下げる方法について説明します。
予算を設定する
クラウドを利用する前に、クラウドにかけられる予算を設定しましょう。
予算を超える運用をしないルールを定めることが、コストを抑える上で最も大切な方法です。
予算を超えてしまった場合は、何故予算を超えたのか、明細書内を一つずつ確認し、抑えられるコストを確認します。
予算の設定がコスト削減に繋がるため、導入前から徹底して確定しましょう。
使用していない設定を停止する
クラウドは、必ずしも適した状態で利用しているとは限りません。
他社では適した状態だとしても、自社では利用しない機能などもクラウドの中には含まれています。
クラウドを利用する場合は、絶対に使う機能だけを使うようにし、使わない機能については停止することを心がけてください。
まずはどんな機能が必要なのか、ブラッシュアップすることも大切です。
全てをクラウド化できるよう検討する
クラウドだけではなく、オンプレミスやほかのサービスも併用している場合は、どちらかに統一したほうがコストを削減できます。
どれも使用していてはどちらにもコストがかかってしまい、削減することはできないでしょう。
クラウドを導入する前に、全てクラウド化できるかどうか、確認することが大切です。
コストを見える化する
コストを全て見える化し、どの機能にどれだけのコストがかかっているのか、把握しましょう。
クラウドにコストがかかってしまう原因を見つけるには、コストがかかっている機能やストレージを見つけなければなりません。
まずは、明細書に書かれている機能を一つひとつ確認し、内容を把握できるようになりましょう。
「何故この機能が必要なのか」を説明できないものは不要です。
機能について確認し理解を深めることで、クラウド自体のコストを削減できます。
複数のクラウドを利用しない
複数のクラウドを同時に利用している場合、どれか一つに統一しましょう。
そもそも、クラウドを複数利用する必要があるのか、把握することが大切です。
クラウドはコスト削減ができる機能ですが、同時並行したとしても、その分コストがかかります。
折角の機能が無意味になってしまうため、複数の使用は控えましょう。
安いクラウドへ移行する
クラウドは多くの会社が提供しています。
使用にかかる費用も会社によって異なるため、安いクラウドに移行するのもよい方法でしょう。
しかし、まずは明細書の確認をおこなってから移行することをおすすめします。
ただ「費用が高い」という理由だけで安いクラウドに移行したとしても、同じ様に費用が高くなる可能性が高いです。
明細書を確認し、どれも必要経費でありこれ以上は削減できないと確定した場合に移行しましょう。
クラウド知識のある外部を頼る
クラウドの費用を抑えて使いこなせるためには、クラウドの知識がある従業員が必要です。
しかし、IT系以外の会社にはクラウドに詳しい従業員がいない場合もあるでしょう。
クラウドを任せられる人がいない場合は、クラウドの管理や運用を任せられるマネジメントサービスを活用しましょう。
サービスの利用費がかかりますが、クラウド自体にかかるコストを抑えることが可能です。
月額課金制を利用する
従量課金制のクラウドがほとんどですが、なかには月額課金制のクラウドもあります。
従量課金制の場合、使った分だけコストがかかる仕様のため、抑えれば抑えるほどコスト削減ができるメリットがあります。
一方、月額課金制の場合は、使わない月も定額で支払う必要があり、あまりクラウドを利用しない会社であれば損をしてしまうかもしれません。
しかし、明細書を確認しても必要経費であると判明した場合は、月額課金制に切り替えた方が大幅にコストが削減できるでしょう。
クラウドのなかには、従量課金制と月額課金制の両方を選択できるサービスもあります。
まずは従量課金制で運用してからコストを確認し、月額課金制に移行する方法もよいでしょう。
クラウドサービスでコスト削減をするならセキュアSAMBA
クラウドのコストを削減する場合は、まず明細書を確認し、どの機能にどれくらい費用がかかっているのか確認しましょう。
クラウドはコスト削減に適したツールであるため、思った以上に高いと感じた場合は、不要な経費を支払っていることがあります。
クラウドの運用方法や設定について入念に確認し、無駄な出費を抑えればコストの削減ができるはずです。
クラウドのなかには、従量課金制ではなく月額課金制のものもあり、場合によっては月額課金制が向いている可能性もあります。
クラウドストレージ「セキュアSAMBA」であれば、月額費用を支払うだけで自由にクラウドでファイル共有が可能です。
また、必要に応じてプランを選択できますし、国産サービスであるのでサポートも充実しており、安心して利用できます。
クラウドでコスト削減を実現するには、無料から使えるクラウドストレージのセキュアSAMBAを検討してみてください。
