自分宛てに届いたメールを、そのままほかのアドレスに送りたいときは、メールの転送機能を使うことが多いかもしれません。
メール転送は、受信したメールを簡単にほかのアドレスに送ることができますが、メール転送にはマナーが求められます。
ビジネスにおけるメール転送には、どのようなマナーがあるのでしょうか。
メール転送が必要になる場面から、どのような点に注意してメール転送をおこなうべきか、メール転送のリスクについても考えてみましょう。
メール転送にマナーが求められる理由とは
まずは、メール転送とは何か、なぜマナーが求められるのかについて見ていきましょう。
メール転送とは、自分が受信したメールを、受信したアドレス以外のメールアドレスへそのまま送る機能のことをいいます。
メールに転送をかけると、自動的に件名の頭に「Fw:」「Fwd:」がつき、これらがついていることで、転送されてきたメールであると判断できます。
メールを転送する際は、ビジネスメールの一般的なマナーに加えて、メール転送特有のマナーがあります。
転送されたメールに記述された文章の多くは、転送をしようとしている人が作成したものではない場合もあります。
そのため、相手との関係性を知らない第三者視点で見ると、文面によっては誤解を招きかねません。
したがって、転送元になる場合には、転送メールを受け取った相手に対する不快感や、元のメール本文を作成した人に対する不信感を与えないように、マナーが求められるのです。
また、転送メールを受け取った相手に、「あなたに〇〇をしてほしい」という依頼をするケースもあるかもしれません。
仕事の依頼をする以上、そこには礼儀やマナーが求められるのは当然のことです。
相手とのコミュニケーション手段がメールに限られているケースでは、相手に対する印象は、メールのマナーによって左右されることを認識しておきましょう。
メール転送のマナーとは
どのようなメール転送のマナーがあるのか、文例を用いて説明していきます。
メール転送の目的や理由を記述する
転送メールを受け取った相手は、件名の頭に「Fw:」がついていることで、転送メールと理解できます。
しかし、メールを転送した目的や理由が書かれていない場合、受け取った相手は「なぜ？」「何をすればいいの？」と不安を感じてしまうかもしれません。
たとえば、問い合わせのメールに対応してほしいのであれば、以下のように記述します。
システム開発部 ご担当〇〇様 カスタマーサポート部 △△です。
お客様から以下のような問い合わせが届きました。
私どもの部署では対応しかねますので、貴部署に対応を依頼したく、転送いたします。
お忙しいところお手数をおかけしますが、ご対応お願いいたします。
転送した相手に対して、「察してくれるだろう」「大体わかるだろう」と、思い込むことはトラブルの元になります。
文例にあるように、メール転送をするときは、なぜメールを転送したのか、メールを受け取った相手にどうしてほしいかを明確に記述しましょう。
送信者に転送可否の確認をとる
転送するメールに、重要な情報やクローズドな内容が記述されている場合は、送信元への転送可否の確認が必要になります。
送信元に転送可否の確認をとる際には、「いただいたメールを、〇〇部の担当者に転送してもよろしいでしょうか？」と記述し、回答を待ちましょう。
自分では転送しても問題はないと思っていても、送信者にとっては転送されることを良しとしない場合があります。
送信元は、受信者が特定されているからこそ、名前やアドレスが開示されても問題はないと判断してメールを送信しています。
個人の判断でむやみにメールを転送することは、守秘義務に違反する恐れもあるため、事前に送信元へ転送可否の確認をとりましょう。
メールの本文は書き換えない
転送する相手にとって、「読みにくい」「内容が伝わりにくい」と自分で解釈して、内容を書き換えると、事実とは異なる形で伝わり、トラブルの原因になります。
転送された相手と送信元の解釈が異なることで、辻褄が合わなくなり、双方に迷惑をかけることになるため、メール本文は編集や加工をおこなわずに転送しましょう。
万が一、転送の経緯が不明瞭である、専門用語が多いなど、転送する相手を混乱させてしまう場合は、メールの行頭に以下のような文章を記述します。
以下のメールは、〇〇会社より、自社の△△を用いて新商品開発をおこないたいという提案になります。
専門用語が多く記述されていますが、事実相違を防ぐため、原文のまま転送いたします。
転送する相手に配慮するあまり、自己判断で原文の書き換えをおこなうことは、メール転送のマナー違反となることを強く認識しておきましょう。
機密情報の記載に注意する
メールには、多くの個人情報や会社の機密情報が含まれているため、メール転送は慎重におこないましょう。
個人のメールアドレスや電話番号、住所などが記載されている場合は、必ず送信元に転送可否の確認をとるようにします。
なお、個人情報には、メールアドレスや電話番号だけではなく、アカウントIDやパスワードなども含まれます。
また、会社で扱う情報が記載されているメールにも、十分な注意が必要です。
取引先との契約内容や顧客データ、金額などは、すべて機密情報であるという認識をしておきましょう。
万が一、メールの内容に個人情報や機密情報が記載されているのであれば、PDF化してパスワードをかけたのち、オンラインストレージサービスなどを利用して共有することをおすすめします。
その際は、以下のような文例を送り、ファイルの閲覧を依頼しましょう。
〇〇様より送られてきたメールの内容を共有いたします。
なお、メールの内容には機密情報が含まれているため、情報漏えい防止の点から、クラウド上で共有し、閲覧にはパスワードが必要です。
パスワードは、別途ビジネスチャット、または、メールにて送信いたします。
メール転送に比べるとひと手間かかるように感じますが、誤送信による情報流出のリスクに対して、万全の対策をとることは重要です。
メール転送が必要になる場面とは
メール転送が必要になる場面は、主に受信したメールの内容を第三者と共有したいときと考えましょう。
具体的な事例としては、「第三者に対応を依頼するとき」、あるいは、「第三者に事の経緯を把握してもらうとき」が挙げられます。
第三者に対応を依頼するとき
自分では対応しきれない内容や、サポートをお願いしたいときには、メール転送によって第三者に対応を依頼します。
専門知識を有する人がいる、あるいは、担当部署がある場合には、メール転送によって対応を依頼することで、自分で対応することに比べて迅速に処理できるでしょう。
ただし、長文のメールや添付ファイルがある場合、相手の端末によっては、「メールが見にくい」「添付ファイルが開けない」というケースもあるかもしれません。
メールを受け取った相手は、スマートフォンやタブレットPCなど、パソコン以外の端末でメールをチェックするケースを想定し、メール転送以外の手段をとるケースを想定し、必要であればメール以外の手段をとることも検討しましょう。
第三者に詳細や経緯を把握してもらうとき
会議資料や進捗状況など、業務に関する報告や経過を、上司や責任者にメールを転送して把握してもらいます。
ただし、多くのメールを受信する人にとっては、送られてきた転送メールがほかのメールに埋もれてしまうケースも考えられます。
転送メールは自分宛てに直接届いたメールではないことから、重要度が低いとみなされ、メールの確認が遅れるかもしれません。
また、メールは、相手とのやりとりの流れや事の経緯を把握しにくいツールでもあります。
メールを開封しないと内容がわかりにくいため、やりとりの流れを把握するには、メールを1通ずつ開封するための時間と手間を要します。
第三者に詳細を共有したい、あるいは、経緯を把握してほしい際にメールを使うことは、必ずしも最適解ではないことを知っておきましょう。
メール転送はマナーを守っても注意が必要
メール転送でしっかりとマナーを守ったとしても注意しなければならないポイントがあります。
メール転送のどのような点に注意すべきかについても見ていきましょう。
メール転送は基本的に社内でおこなう
基本的にはメール転送は社内でおこなうものと認識しておきましょう。
その理由は、情報が流出する原因となるからです。
社内で共有している情報は、基本的には社外に持ち出せないもの、あるいは、持ち出す際には許可が必要になると認識しましょう。
例えるなら、誰かから預かっているパソコンを、第三者の手に渡すようなものと考えることもできます。
社内であれば、パソコンの貸し借りに対する抵抗は少ないとしても、社外の相手となればパソコンを渡すことへの不安は高まるでしょう。
そう考えれば、社外への安易なメール転送は行うべき行為ではないと考えられます。
誤送信に注意する
メールの誤送信は、情報漏えいトラブルに直結していることを認識しておきましょう。
特に、メール転送における誤送信は、新規のメール送信に比べて、送信元にも迷惑をかけてしまいます。
メールは、「転送」や「返信」をクリックするだけで送信できてしまう手軽さから、誤送信をおこしやすい点に注意しなければいけません。
築き上げた取引先との信頼関係や、社会的信用を、安易なメール転送によって失わないよう、メール転送の誤送信には十分な注意が必要です。
メール転送の必要性を考える
メール転送をする際は、そもそもそのメールを転送するほど価値のある内容であるかを考えましょう。
主観で「参考になるから」と思った内容でも、転送された相手にとって「有益ではない」「求めていない」情報かもしれません。
相手にとって有益ではない転送メールは、受信フォルダを無駄に埋めるだけで、かえって迷惑になるケースもあります。
チームメンバー内で共有すべき情報をメールで転送する際は、メール転送に値する情報であるかを考え、メールの冒頭に「〇〇だから転送した」という目的を記述しましょう。
個人的な感情が記述されたメールは転送しない
転送メールに、個人的な感情が記述されている場合、転送に対して十分な注意が必要です。
特に、「憤りを感じています」などネガティブな内容は、転送には適していないという意識をもちましょう。
仮に、「〇月あたりに飲みにいきましょう」のようなポジティブな内容であったとしても、プライベートな情報であったり、人間関係を伺い知ることができたりするものです。
メール転送では、通常のメールに比べて、送信元となる人やメールの中に登場する人物、転送メールを受け取った相手などのように、一つの転送メールに関わる人数は多くなります。
転送メールに関わるすべての人が、メールを転送されたことに対して、どのように感じるかを十分に考えましょう。
ネガティブな内容は転送しない、ポジティブな内容であったとしても、必ず送信元やメールに書かれた人物の許可をとるなどの配慮が必要です。
メール転送はマナー以前にリスクが多い
メール転送においてマナーを守っていても、注意すべき点が多いのは、それだけメール転送に対するリスクが大きいということです。
メール転送においては、マナー以前にどのようなリスクがあるか見ていきましょう。
添付ファイルのデータ容量に制限がある
添付ファイルがあるメールを転送する場合、添付するファイルのデータ容量には制限があります。
また、転送メールを受け取る相手の受信フォルダに対しても、添付ファイルを受信するための十分な空き容量が必要となります。
添付ファイルの容量が大きいからといって、圧縮したり、ファイルを分割して複数回に分けて送ったりすることは、非効率な作業です。
大容量ファイルを共有できるオンラインストレージサービスや、ファイル共有サービスがありながら、敢えて添付ファイルのあるメールを転送することは、業務時間の無駄使いであると認識しておきましょう。
情報流出のリスク
多様なコミュニケーションツールが普及する昨今では、メールはもはや情報流出のリスクが高いツールであると位置づけられています。
メールによる情報流出が生じた原因として、不正アクセスやマルウェア感染、誤送信やパソコンの設定ミスなどが挙げられます。
これらの多くは、メールを使わなければ情報流出を防ぐことができたものもあるでしょう。
万が一、情報流出のトラブルが生じた際、情報流出のリスクを知りながら、個人情報や機密情報をメールで転送したことが発覚すれば、社会的信用の失墜や金銭的負担は相当なものになります。
情報共有の際は、メール転送に比べて高セキュリティな、オンラインストレージサービスなどを使うとよいでしょう。
転送の取り消しができない
転送内容に不備がある場合、転送してしまったメールを取り消すことはできません。
一度送ってしまった転送メールの内容を、どうしても相手に見られたくない場合には、未開封の状態で削除を依頼するお詫びメールを送る必要があります。
ただし、転送メールを受け取った相手によっては、不快に感じることもあるかもしれません。
一方、オンラインストレージサービスであれば、共有に制限をかける、あるいは、ファイルそのものをクラウド上から削除することが可能です。
万が一の事態が発生したときにも、リスクを最小限に抑えることがしづらいメール転送は、とてもリスクの高いツールであることを認識しておきましょう。
メール転送の代替手段にオンラインストレージ
メールの転送をするときは、「なぜそのメールを転送するのか」「転送された相手に何をしてほしいのか」という目的を記述し、大切な情報を第三者に渡すという心構えでおこないます。
しかし、メールは情報漏えいの元となりやすいため、内容に個人情報や機密情報が含まれる場合は、メール転送の代替手段としてオンラインストレージを活用しましょう。
メール転送に比べ、オンラインストレージは、細かいセキュリティ設定が可能なため、社外の相手とのやりとりも可能です。
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