書類電子化や業務のデジタル化、ファイル共有の効率化などを目的として、多くの企業がオンラインストレージを活用しています。
IT人材が不足している中小企業でオンラインストレージ導入を検討する際、オンプレミス型からの移行に不安を感じたり、どのようなサービスを選べばよいのか迷ったりすることもあるでしょう。
オンラインストレージを中小企業が選ぶ際に着目すべきポイントや中小企業に効果的なオンラインストレージの機能について確認していきましょう。
オンラインストレージを中小企業が活用すべき理由
オンラインストレージはインターネット上にデータを保管するサービスです。
オンラインストレージと社内ファイルサーバーとの最も大きな違いは、会社の外にいる社員や、設定によっては取引先や協力会社など社外の相手もアクセスできる点です。
オンラインストレージは近年のビジネスシーンにおいて、テレワークの実施やファイル共有の効率化、DXの推進に欠かせないものとなっています。
自社で機器を購入したりサーバーの設置場所を確保する必要がないオンラインストレージは、導入コストが安いことやサーバー管理や運用はベンダーがおこなうためIT人材がいない会社でも利用しやすいことから、中小企業でも導入が増えています。
オンラインストレージの活用は、中小企業がデジタル化を進めることや人手不足に対応し今後も成長を続けていくうえで、不可欠なものといえるでしょう。
オンラインストレージを中小企業が選ぶ際のポイント
オンラインストレージを中小企業が導入する際のポイントを確認し、自社での利用シーンにあったものを選べるようにしましょう。
セキュリティ面が充実しているか
業務でオンラインストレージを利用するのであれば、セキュリティ内容や対策が充実しているサービスであるかどうかの確認は必須のポイントです。
不正アクセスや情報漏えいを防ぐために必要な、データや通信の暗号化、二段階認証やログ管理の機能などを備えているオンラインストレージであるかは最低限確認しておきましょう。
操作性は良いか
オンラインストレージの利用や導入を円滑におこなううえで、直感的に操作できるようなわかりやすいUIか、データの通信速度はスムーズかなど、操作性は重要なポイントです。
また、通常の利用をする際の操作性とあわせて、アカウント管理やアクセス制限をおこなう際の操作性を確認することも忘れないようにしましょう。
拡張性はあるか
オンラインストレージは、会社の成長や事業拡大にあわせ、そのときどきに必要な容量やユーザー数、機能を柔軟に追加できることが大切です。
なかにはAI検索やAI-OCR連携など、AIを活用した機能がオプションで追加できるオンラインストレージもあるため、より効果の高い業務効率化をおこないたい場合は検討するとよいでしょう。
料金設定は適切な範囲か
法人向けのオンラインストレージは基本的に月額料金制ですが、ユーザー数によって設定されるものやデータ容量によって設定されるものなど、サービスによってさまざまな料金設定があります。
なかには月額費用のほかに初期費用が必要なものや、標準で必要なセキュリティ機能をオプションとしているものもあるため、長期的な視点で料金を比較しましょう。
サポート体制は充実しているか
オンラインストレージにトラブルが起きたときのために、サポート体制の充実は必要不可欠です。
海外のサービスは日本語での対応をおこなっていない場合もあるため、サポートの連絡手段や対応言語などを事前にしっかり確認しましょう。
中小企業に効果的なオンラインストレージの機能
法人向けオンラインストレージはさまざまな会社から多くのサービスが提供されているため、各サービスが備えている機能を比較して自社に合ったものを選ぶことが大切です。
中小企業での導入や運用に効果的なオンラインストレージの機能を確認していきましょう。
バージョン管理機能
社内外の複数の人がアクセスし、ファイルの編集をおこなう場合、誤って削除してしまったり上書きしてしまったりということが起こり得ます。
こういった事態に対応する際に便利なのが、ファイル単位で自動でバックアップがおこなわれる「バージョン管理機能」です。
ファイルのバージョン管理機能があるオンラインストレージなら、編集履歴からさかのぼり簡単に以前のバージョンに復元することできます。
ユーザー数無制限
オンラインストレージの導入による業務効率化を目指すなら、一部の業務や部署での利用にとどめるのではなく、全社導入を前提としたサービスの選定が望ましいでしょう。
オンラインストレージは大まかに分けるとユーザー数課金とデータ容量課金の2種類がありますが、人数拡張に対応しやすいものや社員が多くても比較的安価で利用できるものを考えるなら、データ容量課金が適しています。
さらにそのなかでもユーザー数無制限のオンラインストレージを選ぶことで、事業拡大や組織拡大の際にも、全従業員へのIDの発効が負担なくおこなえます。
オンラインストレージは利便性が高いため、正式に導入していない会社であっても部署や社員単位の判断で上層部の承認を得ずに勝手に業務に利用してしまう「シャドーIT」が起こり得ますが、全従業員が利用できる環境をあらかじめ整えておくことで対策になるでしょう。
グローバルIPアドレスによるアクセス制限
オンラインストレージは協力会社や取引先など、社外の相手との頻繁なファイルのやりとりにも活用できるものです。
しかし、社外の相手にオンラインストレージへのアクセスを許可することで、意図しない相手もアクセスできるようになってしまったり、社外の相手には見られたくないファイルにまでアクセスされてしまったりするのではと不安に感じる場合もあるでしょう。
このときに大切なのが、アクセス制限機能により、ファイルを共有したい人物や対象組織以外からのアクセスを防ぐことです。
グローバルIPアドレスによる制限ができるオンラインストレージなら、社内のみで共有したいファイルが入ったフォルダには会社のグローバルIPアドレスからのアクセスのみ許可する設定にしたり、社外との共有フォルダにおいても登録した相手のグローバルIPアドレス以外からのアクセスを防いだりすることができます。
ログ管理
企業におけるオンラインストレージの利用では、セキュリティ対策を充実させ情報流出をさせないことが第一ですが、万が一流出が起こってしまった際に迅速に原因を特定することも重要です。
ログ管理機能があれば、いつだれがアクセスしたかが記録に残るため原因の特定が早く、すばやく対処することで会社の信用低下を最小限にとどめることができます。
また、オンラインストレージの利用時にはログがとられていると周知しておくことで、社員の不正利用も防げるでしょう。
データ移行支援
IT人材が不足している、または人手が少ない中小企業では、オンラインストレージの導入時に、NASやファイルサーバからデータを移行する作業が大きな負担になることもあるでしょう。
法人向けオンラインストレージには、データ移行支援サービスを実施しているものがあります。
単にデータを移行するのではなく、ユーザー設定やアクセス権限も移行したい場合や、不要なデータを判別して整理しストレージ容量を圧縮したい場合などにも便利なサービスです。
中小企業のオンラインストレージ活用事例
実際にオンラインストレージを導入している企業では、どのような活用をおこなっているのでしょうか。
中小企業での導入実績が豊富なオンラインストレージ「セキュアSAMBAの導入事例」から見ていきましょう。
拠点間のファイル共有とテレワークの実施がスムーズに
部署ごとにNASを利用しデータの保管をおこなっていた企業では、管理の煩雑さや部署間のファイル共有がしにくいことに課題を感じていました。
ランニングコストや導入実績からセキュアSAMBAの導入を決め、2019年に利用を開始。
当初の目的であった管理負担の軽減やファイル共有の効率化を実現できたほか、感染症の流行下ではテレワークの実施にも活用しています。
外出先の社員や外部の業者との安全かつ効率的なデータ共有を実現
建設業の企業では図面のやりとりが多く、メール添付ではデータの重さから業務に支障が出たり、印刷したものを手渡しすることに手間がかかっていたりしたことから、オンラインストレージの導入を検討。
導入前の情報システム室では、社員が無料ファイル転送サービスを利用することによる情報漏えいのリスクに不安を感じていましたが、セキュアSAMBAの導入により図面のやりとりにメールや転送サービスを利用する社員が減り、安全なデータ共有ができるようになった他、ログデータの確認による管理強化も実現できました。
中小企業向けオンラインストレージはセキュアSAMBA
オンラインストレージを中小企業が導入することにより、ファイル共有の効率化や、利便性と安全性を両立したデータ管理ができるようになります。
オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティの高さや操作性、機能の充実などを確認し、複数のサービスから比較検討するとよいでしょう。
国産オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、中小企業での導入実績とセキュリティ機能が豊富なサービスです。
実際の操作感や機能は無料版で確認ができますので、セキュアSAMBAのフリープランをお試しください。
